comunicação escolar

Como melhorar a comunicação escolar entre pais, alunos e professores

Comunicar-se habilmente pode ser uma das chaves para ser bem-sucedido em muitas situações — especialmente quando o assunto é a comunicação escolar.

Uma escola, mesmo que conte com uma excelente infraestrutura física, dificilmente alcançará um modelo de ensino de nível ótimo caso não invista no diálogo entre pais, alunos e professores.

Melhorar o modo como essas relações acontecem em determinado ambiente engloba diversos aspectos, dos técnicos aos mais subjetivos. Neste artigo, mostraremos a importância de uma comunicação efetiva entre os membros da comunidade escolar e os meios para implantar essa cultura em uma instituição. Veja!

Crie um diálogo aberto e direto

Algo que não costuma falhar quando nos referimos à comunicação escolar é objetividade e clareza.

A frequência de comunicados e contatos não precisa ser diária, mas precisa de regularidade. Algo que precisa estar claro nela é que o espaço para diálogo está sempre aberto, mesmo em períodos nos quais não há reuniões ou outros tipos de evento próximos agendados.

É necessário que a escola crie um ambiente que faça os alunos e seus familiares se sentirem confortáveis o bastante para apresentarem qualquer tipo de solicitação que tenham, a qualquer momento.

Sendo assim, é interessante a criação de cartazes afixados na escola e banners digitais (que podem ser usados em espaços como site, blog ou redes sociais) que deixem essa solicitude clara. Neles, é possível utilizar dizeres como “Queremos te ouvir” e disponibilizar os contatos e as formas de encontrar pessoalmente o coordenador ou outro responsável por essa área.

Esteja sempre disponível

É importante dizer que, caso a escola opte por disponibilizar diferentes canais de comunicação — e isso é algo bastante desejável para melhorar a comunicação, como veremos adiante —, esses canais devem sempre ser verificados.

Mesmo que uma demanda não possa ser resolvida no mesmo dia da sua requisição, é essencial responder confirmando o recebimento da mensagem e dizendo que está trabalhando na resolução daquela solicitação.

Abrir esse espaço e proporcionar uma comunicação aberta é positivo não só para receber demandas, mas também feedbacks. Desse modo, o aprimoramento da escola se torna um processo inclusivo, que respeita os anseios e as sugestões dos interessados.

Em casos nos quais é a própria escola que entra em contato com os pais e alunos por meio desses canais, é essencial ser claro na mensagem, de modo a não causar preocupações desnecessárias ou interpretações diferentes do que se quer dizer.

Saiba identificar o tipo de linguagem para cada situação

Como dissemos anteriormente, ser claro é primordial em qualquer circunstância da comunicação. No entanto, a linguagem deve ser adequada a cada tipo de destinatário e a cada assunto. Por exemplo, o tom de uma mensagem divulgada para tratar de uma questão mais delicada, como um informativo sobre um ponto que envolva a saúde dos alunos, deve ser diferente do usado para informar sobre uma festividade.

Algo que exerce um efeito muito positivo quando a comunicação se dá por meios impressos ou digitais, independentemente do caso, é o uso de imagens. A união da linguagem verbal e não verbal pode causar efeitos muito positivos.

Cada instituição costuma ter a sua “cara” — ou seja, características visuais, linguísticas e até históricas que constroem sua identidade. Portanto, o equilíbrio nesses momentos também é essencial para que a comunicação não soe destoante da imagem da organização.

Incentive os pais a participarem ativamente da comunicação com a escola

O sucesso no processo de ensino e aprendizagem também passa pelas rotinas do estudante fora dos muros da escola. Para isso, nada melhor que a presença dos pais para relatar o que se passa nesses momentos: contar com a participação dos familiares nas reuniões presenciais — e nos canais virtuais, quando preciso — é imprescindível.

Tornar o clima leve, mesmo quando o assunto é algo sensível, ajuda a estreitar esses laços e a criar o conforto necessário para que todos os interlocutores possam se comunicar sem receios.

A realização de eventos também é algo que costuma incentivar a participação dos pais e ajuda a criar um clima propício para isso. Junto a uma reunião, por exemplo, pode-se fazer uma dinâmica entre pais, alunos e professores.

Nos casos em que muitas pessoas costumam estar reunidas, é importante ter um mediador para essas conversas, de modo que todos que queiram falar possam fazer isso de maneira organizada.

Por fim: esteja preparado com relação ao conteúdo. Se vai tratar sobre rendimento escolar, por exemplo, reúna o material disponível sobre o assunto e estude-o.

Invista em tecnologia e em diferentes canais de comunicação

Atualmente, há diversos meios pelos quais as interações podem ser realizadas. Contato presencial, telefone, e-mail, serviços de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, e redes sociais são alguns dos mais relevantes.

É preciso ter em mente a importância de ser multicanal — isto é, estar presente para atendimento à comunidade em mais de um meio. No entanto, nem sempre será necessário usar todos os canais ou investir igualmente em todos eles.

Faça verificações constantes para averiguar o que está funcionando bem e o que não está e quais os canais que exigem mais investimento, tanto de pessoal quanto de ferramentas.

As informações que costumam ser mais buscadas devem vir em destaque. Alguns canais, como o próprio Facebook, permitem fixar certas publicações de modo que o usuário as veja primeiro ao acessar sua página. Assim, itens como calendário escolar, datas de eventos e reuniões devem ser disponibilizados facilmente.

Importante: outras formas de comunicação, como o tradicional mural da escola e o site institucional, também devem ser usados. Crie uma rede de informações concisa e que não dependa de um só canal.

Em todos os casos, esteja atento aos elementos visuais: use cores mais chamativas para destacar os pontos mais relevantes, fontes que favoreçam a leitura e evite a todo custo a poluição visual.

Essas ações, além de representarem melhorias na comunicação, otimizam o trabalho dos colaboradores da escola. Como essas informações estarão disponibilizadas em locais de fácil acesso e visualização, o tempo gasto para tirar dúvidas simples de alunos e pais pode ser investido em demandas mais elaboradas ou mesmo urgentes.

Algo positivo é especificar o direcionamento e o propósito de cada canal. Podem, por exemplo, haver questões que somente poderão ser resolvidas por meio do envio de um e-mail ao endereço institucional da escola. Nesse caso, uma mensagem privada enviada pelo Instagram não seria adequada.

Além das mais tradicionais, outras ferramentas que podem ser usadas para melhorar a comunicação escolar entre pais, alunos e professores são:

  • site institucional com formulário para contato;
  • e-mail institucional;
  • WhatsApp;
  • sistemas de gestão;
  • redes sociais, como Facebook, Instagram e LinkedIn.

Por último: não é interessante centralizar informações em uma só pessoa ou um só canal, a não ser quando referente a dados sigilosos. Em tempos que há tantos canais disponíveis, uma das formas mais eficazes de melhorar a comunicação escolar é por meio da unificação do atendimento.

É aqui, então, que entram os sistemas de gestão escolar, que executam um papel valioso nesse processo. Por meio desses sistemas, notas podem ser acessadas, materiais de estudo anexados, planos didáticos disponibilizados, entre tantas outras funcionalidades, tudo isso ao fácil alcance dos pais, alunos e, claro, dos colaboradores da instituição escolar.

Abordamos, neste artigo, maneiras de melhorar a comunicação escolar, além de mostrarmos as vantagens de implementar um sistema de gestão. Se deseja saber mais sobre como essa ferramenta pode mudar a cara de sua instituição, entre em contato conosco para estruturar suas operações e aprimorar processos da sua instituição em diversos setores.

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