Como escolher um sistema de gestão educacional com boa secretaria virtual?

Em muitas instituições de ensino, escolas, faculdades tradicionais ou empresas de cursos livres, ainda é comum enfrentar desafios na organização e centralização dos dados que são gerados nas operações diárias.

A multiplicidade de tarefas, desde matrículas até acompanhamento acadêmico, frequentemente acaba criando um quebra-cabeça difícil de montar. No entanto, a resposta para superar esse obstáculo está no sistema de gestão educacional.

Ainda não conhece a praticidade dessa ferramenta? Continue a leitura do nosso guia para conhecer a importância de contar com um sistema de gestão educacional completo, com secretária virtual e outras funcionalidades avançadas.

O que é um sistema de gestão educacional?

O sistema de gestão educacional, também conhecido pela sigla SGE, é um software de gerenciamento de operações que serve para administrar e centralizar a gestão dos diversos processos envolvidos nas instituições de ensino.

Uma boa plataforma SGE integra um conjunto de funcionalidades, desde o registro de matrículas até a compilação de dados acadêmicos, para oferecer uma visão abrangente e centralizada necessária para a gestão de atividades educacionais.

Na prática, um SGE opera por meio da coleta, armazenamento e processamento de dados relacionados a alunos, professores, cursos, grades curriculares, avaliações e demais elementos pertinentes ao ambiente educacional.

A implementação do sistema permite a automação de tarefas administrativas, reduzindo a carga burocrática e fornecendo informações em tempo real, que facilitam a tomada de decisões administrativas e pedagógicas.

Qual a importância?

A utilidade de um software SGE reside na sua capacidade de otimizar recursos, minimizar erros e agilizar procedimentos administrativos, o que gera uma maior eficiência operacional para as instituições educacionais.

Com ferramentas para monitorar todas as áreas de uma escola, faculdade ou outra instituição de ensino, o sistema contribui para aprimorar a qualidade do ensino ao possibilitar uma análise do desempenho dos alunos e identificar áreas específicas que necessitam de atenção.

Integrando funções como controle de presença, gestão financeira, acompanhamento do desempenho acadêmico e facilitando a comunicação entre os diversos atores educacionais, o SGE é a solução que garante a transparência e a eficácia da comunicação para fortalecer as relações entre escola, professores, alunos e responsáveis.

Como escolher um sistema de gestão educacional?

Na hora de escolher um sistema de gestão educacional para a sua instituição, é importante ficar de olho em vários detalhes. Afinal, cada instituição de ensino tem suas particularidades. Confira, a seguir, as nossas principais dicas!

Avalie necessidades e expectativas com o SGE

Antes de escolher um sistema de gestão educacional, é preciso entender o que a instituição realmente precisa. Isso significa olhar para todos os trabalhos que ocorrem, como matrículas, presenças, avaliações, e descobrir como um SGE pode ajudar. 

Inicie mapeando as operações administrativas, desde o processo de matrícula até a gestão financeira, passando pela logística de eventos e comunicados escolares. Entenda também as suas necessidades acadêmicas, como a gestão de grades curriculares, avaliações de desempenho e integração de plataformas de aprendizado.

O objetivo é obter um panorama das operações, dos desafios e das metas estratégicas. Essa análise servirá como um guia na seleção de um SGE que não apenas responda às demandas imediatas, mas que também se alinhe à visão de longo prazo da instituição.

Confira a escalabilidade do sistema

O sistema deve ser capaz de suportar um aumento no número de usuários e mudanças nas políticas educacionais. A flexibilidade para personalizar o sistema de acordo com as necessidades específicas da instituição também é algo importante.

Veja se existem suporte técnico e atualizações

Certifique-se de que o fornecedor do sistema ofereça suporte rápido para resolver problemas técnicos e fornecer orientações, principalmente nas primeiras semanas. Avalie também a frequência e a abrangência das atualizações do sistema.

Um SGE que recebe atualizações regulares, geralmente, indica um compromisso contínuo com melhorias e correções de segurança, garantindo que a instituição esteja utilizando uma solução moderna ao longo do tempo.

Quais são os diferenciais da Lyceum?

A Lyceum é um sistema completo de gestão acadêmica. Ele está disponível 24 horas por dia, pronto para ajudar a otimizar os processos da sua instituição de ensino. Conectado a vários fornecedores, o Lyceum promove a inovação na gestão, tornando tudo mais simples.

A seguir, entenda quais são os diferenciais e as funcionalidades fornecidas pelo nosso sistema de gestão educacional.

Solução para todos os segmentos educacionais

A Lyceum é uma solução versátil e adaptável a diferentes segmentos educacionais, desde cursos livres e EdTechs até grandes redes de colégios, escolas de negócios, centros universitários e universidades de Medicina.

Independentemente do tipo de instituição, a Lyceum oferece uma plataforma integrada que unifica a gestão administrativa, financeira e acadêmica, abrangendo desde a captação de alunos até a conclusão de seus estudos.

Especialista para combater o turnover

Conscientes dos desafios associados ao turnover, oferecemos um especialista técnico dedicado a essa questão. O profissional está disponível diariamente para apoiar a equipe em suas atividades diárias, proporcionando suporte técnico especializado.

A presença desse especialista visa mitigar os impactos da rotatividade, garantindo uma transição suave e eficiente na utilização do sistema.

Apoio à operação

Reconhecendo a recorrência da rotatividade na secretaria acadêmica, o Lyceum oferece um serviço especializado de apoio à operação.

Com secretários acadêmicos dedicados, a solução visa garantir a continuidade e a eficiência dos processos acadêmicos, independentemente das mudanças de pessoal. Esse suporte adicional contribui para manter a estabilidade e a qualidade na gestão educacional.

Sistema na nuvem

A Lyceum compreende os desafios enfrentados pelas instituições de ensino ao buscar mão de obra para gerenciar a infraestrutura de sistemas. Nesse sentido, oferecemos a opção de utilizar o sistema Lyceum de forma online na nuvem, eliminando a necessidade de uma equipe dedicada para cuidar dos servidores locais.

Essa solução simplifica a gestão e proporciona mais acessibilidade, permitindo que a instituição usufrua da eficiência do sistema sem as complexidades técnicas.

Funcionalidades avançadas

O sistema de gestão educacional Lyceum fornece funcionalidades para agilizar os processos operacionais e garantir a comunicação entre todos os membros da comunidade educacional. Veja quais são na lista abaixo:

  • atendimento personalizado com um chatbot que incorpora a identidade visual da instituição, oferecendo respostas rápidas e eficientes;
  • emissão rápida e sustentável de diplomas digitais, modernizando o processo de certificação e atendendo às expectativas contemporâneas dos alunos;
  • armazenamento centralizado e seguro de toda a documentação recebida e produzida pela instituição;
  • aplicativo dedicado para alunos que oferece uma experiência prática e centralizada para acessar informações acadêmicas, comunicados da escola, notas e outras funcionalidades diretamente em dispositivos móveis;
  • flexibilidade no recebimento de pagamentos, como cartão de crédito, boleto bancário e outras modalidades, atendendo às preferências e necessidades dos estudantes e responsáveis financeiros;
  • secretária virtual que funciona via Alexa (assistente virtual da Amazon) para proporcionar respostas rápidas e informações de maneira automatizada;
  • formalização de documentos com assinatura eletrônica para simplificar processos burocráticos e promover a agilidade na gestão de contratos e autorizações.

Contar com um sistema de gestão educacional de referência é a melhor maneira de garantir o máximo de segurança e agilidade nas operações de uma instituição de ensino. Por isso, vale a pena experimentar as funcionalidades da Lyceum.

O que está esperando? Aproveite para acessar o site da Lyceum e fale agora com um dos nossos consultores!

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