Gestão de Polos EAD: como fazer a gestão de múltiplas unidades

O mercado de instituições privadas de ensino está em consolidação há alguns anos, como já ocorreu em outras indústrias.

Fusões e aquisições de instituições estão ocorrendo. Portanto, formam-se conglomerados de instituições que possuem unidades de ensino em vários estados do país.

Formam-se assim redes de instituições distribuídas geograficamente e que na maioria dos casos possuem unidades autônomas que continuam com seus cursos e seus sistemas de gestão, tendo mudado apenas de mantenedor na fase inicial do processo.

Unificação do sistema acadêmico para a Gestão de Polos EAD

Para que se possa otimizar a utilização de recursos, o primeiro passo, após a aquisição ou fusão, é a unificação do sistema de gestão acadêmica. Só assim o mantenedor consegue ter as informações necessárias para monitorar a qualidade de ensino e a utilização de recursos.

Sem essa unificação não há economia de escala, apenas aumenta-se a complexidade da Gestão de Polos EAD e perde-se eficiência.

Um empecilho para essa importante etapa é que a maioria dos sistemas de gestão acadêmica existentes no mercado, ou desenvolvidos internamente nas instituições, não possuem estrutura multiempresa. Foram estruturados para gerenciar uma instituição multicampi, porém não conseguem gerenciar uma rede de instituições.

Além do mais, nesse processo de fusão podem ser agregadas instituições com cursos contendo especificidades que não estão contempladas pelo sistema de gestão acadêmica do mantenedor da rede, como por exemplo, cursos de estrutura modular ou cursos que utilizam estratégias pedagógicas ativas de ensino-aprendizagem.

Com a expansão das redes de ensino e com a crescente adoção da educação semipresencial e a distância, os sistemas de gestão acadêmica precisam adequar-se, também, a esse novo nível de complexidade, pois a maioria dos sistemas existentes não está nem mesmo preparada para gerenciar adequadamente a graduação a distância.

Estruturas curriculares no EAD

Nos cursos a distância as estruturas curriculares são diferentes em relação aos cursos presenciais. Os cursos são em geral modulares com disciplinas de formação geral, disciplinas de formação de área e de formação específica. Os períodos letivos são mais curtos, com vários ingressos de novos alunos durante o ano. A matriz curricular é flexível permitindo que o ingressante comece pelo primeiro, segundo ou terceiro módulo, por exemplo.

Com essa estratégia é possível diminuir o número de turmas ofertadas a cada período letivo, diminuindo custos. Esses cursos devem oferecer atividades presenciais em polos e, com a utilização de uma quantidade significativa de polos espalhados pelo país, a gestão acadêmica torna-se mais complexa.

Treinar os funcionários dos diferentes polos na utilização do sistema de gestão leva tempo e tem custo elevado. Depender do trabalho operacional dos polos em questão de gestão é um fator de grande risco.

Além de tudo, cada polo tem regras específicas quanto às mensalidades dos cursos, pois elas refletem condições regionais, bem como quanto à remuneração dos tutores e dos parceiros responsáveis pelos polos.

A organização institucional distribuída em polos modifica entre outros:

1. A relação com o aluno desde a captação
2. A estrutura de atendimento
3. Os processos financeiros
4. A relação com parceiros, repasses etc.
5. Conceito de turma

Algumas instituições que expandiram suas atividades de educação a distância e contam com polos espalhados por vários estados estão enfrentando dificuldades de gestão, especialmente quanto ao faturamento das mensalidades dos alunos e ao cálculo do repasse ao parceiro local que administra o polo.

Caso de sucesso em Gestão de Polos EAD

A UNIP, que conta com mais de 500 polos, utiliza o sistema de gestão acadêmica e financeira Lyceum. A solução adotada centraliza todas as atividades de gestão, disponibilizando para o polo a administração acadêmica e financeira.

O polo executa atividades como as de registro de frequência, emissão de atestados e da carteirinha de estudante, controle e recebimento de documentos dos ingressantes.

Todo o controle financeiro fica centralizado. Os boletos são disponibilizados via Internet e impressos pelos próprios alunos em suas casas ou em equipamentos do polo. Todos os documentos, inclusive contratos, são digitais.

Matrículas e rematrículas são efetuadas pela internet, assim como todos os demais serviços da Secretaria Acadêmica, inclusive as atividades de negociação de acordos e as de avaliação institucional.

O sistema gera os relatórios de receitas dos polos e o cálculo dos devidos repasses aos parceiros. Consegue-se assim uma gestão ágil e eficaz, simplificando a operação e diminuindo custos.

O Lyceum está, também, preparado para gerir uma rede de instituições onde cada instituição pode ser multicampi e ainda oferecer diferentes níveis de ensino, do infantil à pós-graduação, e diferentes modalidades de ensino: presencial, semipresencial e a distância. Assim, o mantenedor tem informações relevantes ao planejamento e à tomada de decisão, em nível institucional e global.

Após a unificação da gestão, as redes de instituições devem unificar as matrizes curriculares e os conteúdos dos cursos. Essa unificação, se bem planejada, aprimora a qualidade dos cursos em toda a rede e traz significativa diminuição de custos.

O sistema Lyceum já é utilizado com sucesso em redes de instituições a partir de uma instalação central. Com isso a rede ganha agilidade e eficiência. Quer saber mais, solicite uma visita!