6 dicas de como fazer um atendimento via WhatsApp eficiente na sua instituição de ensino
O atendimento via WhatsApp é uma ótima ferramenta para as instituições de ensino que desejam prestar um serviço de qualidade e eficiente a alunos, pais e responsáveis pelo estudante. Isso porque, com o passar dos anos, cada vez mais pessoas estão inseridas no universo digital, e a unidade educacional que deseja se reinventar também precisa estar imersa nesse universo digital.
A partir disso, é possível solucionar as dúvidas mais frequentes das pessoas de um jeito simples e prático, seja na emissão de boleto de pagamento, agenda escolar, data de provas, entre outros, o que permite mais satisfação do seu público-alvo com a unidade educacional.
Quer descobrir como fazer um atendimento via WhatsApp eficiente na sua instituição de ensino (IE)? Então, confira todas as seis dicas que elaboramos para você ao longo do artigo. Boa leitura!
1. Defina regras para os grupos de WhatsApp
O primeiro passo que deverá adotar no atendimento via WhatsApp é definir as regras do grupo. Ou seja, é preciso que todos os participantes estejam cientes do que é possível falar no grupo. Ao fazer isso, conseguirá evitar atritos e ofensas desnecessárias no ambiente virtual.
Manter um bom convívio nas plataformas também é uma forma de impor respeito entre as pessoas. Os integrantes precisam entender que existe um limite do que pode ou não ser dito. Não é porque estamos falando de uma comunicação virtual que ela é isenta de qualquer penalidade, não é mesmo? Tudo que for escrito ou falado tem consequências, sejam elas boas ou não. Sendo assim, cada um deve ser responsável pelo seu ato.
2. Tenha um contato exclusivo para a instituição de ensino
Para você manter um contato profissional com pais e alunos por meio do WhatsApp, é preciso criar uma conta comercial e oficial da instituição de ensino. Esse número deve ser exclusivo para resolução de pendências e dúvidas nessa rede social.
Por isso, não passe seu número pessoal para o público. Assim, conseguirá evitar que as pessoas entrem em contato com você a todo momento para resolver problemas que devem ser solucionados por outros profissionais do ambiente educacional.
3. Estabeleça um horário de atendimento
Apesar de a comunicação via WhatsApp ser realizada de forma instantânea, é importante definir um horário de atendimento no próprio WhatsApp Business. Quando você consegue fazer isso, é possível que tenha sempre alguém pronto para atender aos pais e alunos em um horário pré-estabelecido.
Caso não consiga definir esse horário de atendimento, poderá acabar prejudicando a imagem da unidade educacional no mercado de atuação. Isso porque as pessoas vão se sentir desvalorizadas, por não terem suas dúvidas solucionadas a tempo, e podem fazer propaganda negativa do local.
4. Faça uso de chatbot para otimizar o atendimento
Os chatbots são ótimas ferramentas de automação de atendimento via WhatsApp. Por meio deles, é possível deixar programadas algumas perguntas e respostas frequentes dos pais e estudantes, a fim de que as pessoas consigam resolver pendências em poucos minutos, sem precisar de atendimento humano.
Essa também é uma excelente estratégia para otimizar o trabalho dos colaboradores da secretaria. Enquanto o chatbot tira a dúvida de alguém, a equipe pode estar resolvendo outra pendência na IE.
Contudo, caso o estudante não consiga solucionar sua pendência por meio dessa ferramenta, é importante disponibilizar no WhatsApp a opção de falar com um atendente. Assim, as pessoas não ficaram frustradas por não terem o seu problema solucionado.
5. Fale na linguagem do seu público
Quando a unidade educacional cria um atendimento via WhatsApp para pais e alunos, é preciso que os atendente (tanto virtual quanto humano) estejam preparados para falar na linguagem dessas pessoas. Por isso, antes de iniciar a conversa na plataforma, deverá perguntar com quem está falando no momento, sempre identificando cada um pelo nome e documento cadastrado na unidade de ensino.
A partir disso, poderá adaptar a linguagem mais “descolada” para os alunos ou uma linguagem mais séria e sem gírias para os pais. Esse procedimento é importante para que o público se sinta acolhido e representado pela unidade de ensino, com uma melhor sintonia na comunicação.
6. Mantenha as informações do alunos registradas
Quando os alunos ou pais entram em contato com a unidade educacional via WhatsApp, é preciso deixar registradas todas as informações dos alunos em relação às solicitações feitas. Essa ação é necessária para que não se percam dados importantes das pessoas, além de evitar que a IE tenha que entrar em contato novamente com os consumidores para tirar a dúvida sobre algum documento enviado.
Tudo isso é uma forma de evitar que seu público fique decepcionado com a instituição de ensino. Da mesma forma que não deixará passar a imagem de uma IE que não tem responsabilidade com os dados dos alunos. Todos os detalhes contam quando estamos falando em ensino de qualidade. Por isso, não se esqueça de sempre capacitar sua equipe para prestar um serviço eficiente para todos aqueles que entrarem em contato com a instituição de ensino, seja para tirar dúvidas, fazer sugestões ou reclamações.
Como você pôde perceber, o atendimento via WhatsApp é uma das melhores formas de otimizar o atendimento da IE. Mas, para que isso seja feito de forma eficiente, não se esqueça de seguir todas as dicas que listamos ao longo do artigo. Entre elas: defina regras para os grupos de WhatsApp, tenha um contato exclusivo para a instituição de ensino, estabeleça um horário de atendimento e faça uso de chatbots para otimizar o atendimento. Além disso, é importante falar na linguagem do seu público e manter as informações dos alunos registradas.
Ao fazer isso, ficará mais fácil garantir não só a otimização dos processos, mas também obter a satisfação do público-alvo com os serviços prestados pela unidade de ensino. Por isso, sempre utilize as melhores estratégias no atendimento via WhatsApp.
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