Por que investir em um sistema de controle acadêmico para sua IES?
Gestores e diretores acadêmicos estão sempre em busca das melhores alternativas para as suas instituições, afinal, são muitos processos para gerir e estratégias para a captação, gestão e retenção de alunos, que devem ser pensadas frequentemente. Nesse contexto, um sistema de controle acadêmico pode ser determinante para o sucesso de uma IES.
Levando isso em consideração, elaboramos este post com as principais razões para investir nesse tipo de tecnologia. Leia até o final para saber mais!
Por que um sistema de controle acadêmico é importante para a IES?
Primeiramente, vale ressaltar que toda instituição precisa de mecanismos para fazer o gerenciamento dos alunos, desde a captação até o registro acadêmico e a gestão de recebíveis dos alunos.
Muitas instituições ainda utilizam sistemas desenvolvidos há 20 anos, que não evoluíram. No decorrer do tempo, a tecnologia e os modelos de ensino mudaram, assim como os processos de gestão. Surgem, portanto, novas necessidades, que necessitam de abordagens e soluções distintas daquelas que funcionavam antigamente.
O Ensino a Distância (EaD), exemplifica isso muito bem. Atualmente, ele é considerado uma modalidade bastante estratégica para as instituições, porque a procura por cursos nesses moldes cresce cada vez mais.
O modelo básico do EaD baseia-se em custos marginais para as IES. Com isso, é possível praticar preços mais baixos e atrair mais alunos.
Outro ponto que merece atenção é a flexibilidade dessa modalidade de ensino, pois ela se ajusta a diferentes rotinas e jornadas da vida moderna. Esse fator é preponderante para o sucesso da instituição, tornando-a uma opção perfeita para alunos que já estão inseridos no mercado de trabalho e têm uma rotina mais agitada.
Outro motivo que ajuda a explicar o crescimento do EaD é a utilização de metodologias ativas, usadas como forma de atingir o aluno moderno, que prefere ser o protagonista de seu próprio aprendizado.
Do ponto de vista financeiro, o passar dos anos também trouxe mudanças impactantes. Os meios de pagamento, por exemplo, sofreram muitas alterações. Hoje em dia, as mensalidades são pagas com boletos registrados, cartões de crédito e de débito, débito em conta online e até mesmo com moedas eletrônicas.
As maneiras de gerir a IES, cuidar das finanças e oferecer o ensino passaram por muitas modificações, por isso, é importante que a instituição não fique acomodada com um sistema de gestão acadêmica construído com base nas necessidades do passado. É necessário se atualizar!
O que um sistema de gestão acadêmica pode trazer de benefício para o aluno?
Muito se pergunta sobre o futuro da educação. Em linhas gerais, pode-se dizer que ela será centrada no aluno e em sua autonomia — da recepção à sala de aula. Isso significa que será imprescindível proporcionar soluções para que o estudante se desenvolva plenamente.
No passado, o aluno se contentava com sistemas limitados e com poucas funções. Muitos sistemas de gestão desenvolvidos internamente não dão conta de trazer todas as funcionalidades necessárias em um painel de simples utilização.
Os estudantes da nova geração, porém, estão cada vez mais conectados. Eles precisam que suas informações acadêmicas sejam disponibilizadas de uma maneira arrojada e em diferentes dispositivos: smartphones, tablets e computadores.
Em vez de se dirigir à secretaria e lidar com um atendimento presencial, o aluno moderno quer solucionar seu problema rapidamente: seja pagar a mensalidade, seja negociar uma dívida ou remeter um documento para a escola. Também é ideal que ele consiga, em um ambiente virtual e automatizado, conferir a quantidade de faltas, as notas obtidas, a grade horária das disciplinas e assim por diante.
Essas funções também são úteis para a própria IES, que acaba otimizando uma série de processos. Ao desenvolver um sistema internamente, além de arcar com um pior custo-benefício, a instituição precisa lidar com as demandas inerentes ao desenvolvimento tecnológico, gastando mais tempo e recorrendo a diversos profissionais especializados.
Como o sistema de gestão acadêmica funciona?
Bons sistemas de mercado vão além da função de secretaria e gerenciam inúmeros processos, como:
- a distribuição das turmas (comunidade acadêmica e docentes);
- o controle de recebimentos;
- a operação de uma secretaria virtual;
- a trajetória acadêmica dos estudantes;
- o fornecimento de dados para controlar a adimplência;
- a negociação de dívidas de alunos;
- a gestão de EaD (polos, captação, retenção, evolução da aprendizagem, plataformas de ensino etc.);
- o registro acadêmico como um todo;
- a solicitação de serviços por parte do aluno (emissão de documentos, boletins, históricos, comprovantes, atestados etc.);
- as matrículas e seus respectivos aconselhamentos, que levam a grade horária e o histórico em consideração;
- a verificação de pré-requisitos e a compatibilidade de horários para matrícula;
- o lançamento e a contabilização de créditos obtidos em outros cursos;
- a realização de trancamento e transferência de matrícula;
- a avaliação institucional por meio de indicadores de desempenho.
Um sistema de controle acadêmico integra diversas funcionalidades para atender às demandas dos docentes, dos alunos e dos gestores.
Como um sistema de gestão é fundamental?
Em termos resumidos, ele pode ajudar a instituição a melhorar as taxas de retenção e captação. Além disso, auxilia a gerenciar a reprovação e diminuir a evasão, que são critérios muito relevantes para o ranking de educação mundial.
Oferecer soluções de autoatendimento aos alunos e mensurar a satisfação deles em relação aos cursos, por exemplo, pode contribuir para que os estudantes se sintam mais bem atendidos e não desistam da graduação. Essas medidas mostram a preocupação da instituição em oferecer o que há de melhor em recursos educacionais.
O gerenciamento de reprovação, por sua vez, é importante para a retenção. A partir de um controle bem estabelecido nesse sentido, é possível desenvolver estratégias para que o aluno lide com as dependências sem abrir mão dos estudos.
Quais são os benefícios de um sistema de controle acadêmico?
Agora que você já sabe o que é um sistema de controle acadêmico e como ele funciona, vamos elencar os principais benefícios que essa tecnologia pode agregar ao dia a dia de uma instituição de ensino. Confira!
Mais autonomia por parte dos docentes
Um bom sistema de controle acadêmico permite que os professores automatizem uma série de tarefas administrativas, sendo capazes de focar nas estratégias de ensino para a sala de aula e personalizar suas práticas pedagógicas. O registro de notas e faltas, por exemplo, evita erros e torna essa tarefa rápida e prática.
Além disso, o planejamento didático-pedagógico por meio do sistema facilita a organização das aulas e a condução das disciplinas. É comum que os professores tenham uma rotina corrida, marcada por várias aulas, diferentes turmas e compromissos importantes, o que pode aumentar o risco de confusões de organização. Um sistema de gestão, portanto, facilita a vida do professor.
Melhor controle da inadimplência
Um dos principais desafios de instituições de ensino particulares hoje em dia é controlar a inadimplência. Erros comuns são atrasar a cobrança de mensalidades que não estão em dia e não enviar lembretes aos responsáveis com antecedência. Sem esses cuidados, a gestão acaba prejudicando o orçamento da instituição.
Um sistema de controle acadêmico deve oferecer funcionalidades que ajudem a escola a controlar a inadimplência. O envio automatizado de lembretes de pagamento e uma secretaria virtual para fazer acordos diretamente do sistema são funcionalidades extremamente úteis. Assim, sua gestão consegue renegociar dívidas e evitar novos casos de atrasos no pagamento.
Padronização de processos
Um dos erros mais comuns e que atrapalham as tarefas administrativas de uma IES é a falta de processos padronizados. Sem um modelo a ser seguido, há o risco de que cada profissional resolva os problemas de um jeito, o que aumenta a ocorrência de retrabalhos e erros. Isso tem forte impacto, principalmente, no atendimento ao cliente.
A maneira mais eficaz de investir na padronização de processos é por meio de um sistema de gestão acadêmica. Como ele, a instituição de ensino pode fazer o controle de cobranças, gerenciar a oferta de cursos, matrizes curriculares, turmas e disciplinas, gerar boletos, fazer a gestão de recebíveis e muito mais.
Experiência educacional
Um bom sistema para IES também precisa oferecer um espaço para o aluno acompanhar sua vida acadêmica, emitir e solicitar documentos quando necessário. É uma tecnologia que agrega praticidade à rotina do aluno e, consequentemente, melhora sua satisfação com os serviços da IES.
A presença de um chatbot, por exemplo, é um diferencial importante no atendimento ao cliente. Trata-se de um sistema (ou robô) programado para tirar dúvidas dos alunos e direcionar o atendimento a uma pessoa, se necessário.
O chatbot simula um atendimento humano e permite que perguntas frequentes tenham respostas precisas. Além de otimizar a rotina administrativa da instituição, esse recurso permite que alunos consigam respostas para seus questionamentos com rapidez.
O que considerar ao escolher um sistema de controle acadêmico?
Alguns fatores podem ser considerados na hora de optar por um sistema de controle acadêmico. Alguns dos mais importantes são:
- os fornecedores devem estar atualizados tecnologicamente e ter boa reputação no mercado;
- o fornecedor precisa ter cases de sucesso relacionados às tendências educacionais, como EaD e maturidade de gestão;
- a busca deve ser por empresas que contem com um pessoal técnico qualificado e experiente no setor educacional.
Além disso, a solução deve ter sua maturidade atestada pelo mercado, ou seja, já ter sido utilizada por outras instituições ao longo do tempo e ter sua eficiência comprovada em ambientes distintos.
Lembre-se: um sistema desenvolvido do zero leva um bom tempo para se adaptar integralmente às necessidades dos usuários finais e resolver as demandas institucionais. Essa espera pode ser prejudicial em diferentes níveis.
Outro fator a ser levado em conta é o suporte oferecido pelo fornecedor. Ele deve ser ágil e apresentar boa disponibilidade. Não se esqueça que contar com esse tipo de suporte é mais barato e mais eficaz do que ter profissionais dedicados internamente à manutenção do sistema.
Investir em um sistema de controle acadêmico é imprescindível para o sucesso de uma IES. As melhores soluções no mercado oferecem uma gestão integrada, funcionando como um verdadeiro diferencial na administração das finanças e na qualidade do ensino oferecido aos alunos.
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