Gestão de documentos na educação: confira melhores práticas
A gestão de documentos é um processo complexo e que não se limita à organização de papéis. Em uma instituição de ensino, a prática ajuda a garantir a qualidade do processo administrativo e do atendimento aos alunos, colaboradores e demais agentes envolvidos no processo.
Desde a matrícula de um novo aluno até a emissão de diplomas, todas as fases são registradas em documentos que precisam ser armazenados e acessados de forma rápida e segura.
Boas práticas de gestão documental contribuem para a transparência, accountability e tomada de decisões. Além de permitir que a instituição preserve a memória institucional, valorizando sua história e cultura.
Neste artigo, você encontrará dicas e ferramentas para implementar uma gestão de documentos na sua IES alinhada às melhores práticas do mercado. Acompanhe!
Desafios da gestão de documentos em escolas e instituições de ensino
A grande quantidade de informações geradas, a necessidade de cumprir a legislação e regulamentos e a importância de garantir a segurança e a acessibilidade dos dados são apenas alguns dos fatores que contribuem para a complexa trama de desafios enfrentados pelas instituições de ensino quando o assunto é gestão documental.
A produção de documentos em uma IES é contínua e crescente. Matrículas, históricos, avaliações, projetos, correspondências, contratos e inúmeros outros documentos são criados diariamente.
Além disso, são informações físicas e digitais em diferentes formatos — papel, PDF, doc, docx, imagens, etc. — o que dificulta a organização e a busca por informações.
Outro aspecto que impacta essa gestão é a legislação, afinal, as instituições de ensino estão sujeitas a diversas leis e regulamentos que exigem o armazenamento de documentos por longos períodos, o que aumenta o volume de informações que precisam de gerenciamento.
Do ponto de vista legal não podemos deixar de falar na segurança da informação, afinal, é preciso garantir que os dados não sejam acessados por pessoas não autorizadas e que estejam seguros contra perdas e danos.
Por fim, muitas instituições de ensino possuem recursos limitados para investir em sistemas de gestão documental e em pessoal qualificado para realizar essa tarefa, o que também se mostra um desafio.
A boa notícia é que existem maneiras de lidar com esses obstáculos, mesmo em contextos de pequenas IES que possuem orçamentos mais restritos para investimentos. No próximo tópico, apresentaremos práticas e dicas nesse sentido.
Práticas de gestão de documentos para implementar na sua IES
Ao estruturar um processo de gestão de documentos você precisa considerar três pilares: organização, segurança e acessibilidade da informação. A digitalização e a organização de arquivos são elementos-chave no processo, à medida que proporcionam benefícios como agilidade, economia e otimização de espaço.
Digitalização e organização de arquivos
A digitalização é definida como o processo de conversão de arquivos físicos (papel) para o formato digital, permitindo o armazenamento em sistemas eletrônicos. Essa prática, combinada com a organização, facilita a busca por informações, reduz o espaço físico ocupado e permite o acesso remoto aos documentos.
É recomendado estabelecer uma estrutura de pastas lógica e intuitiva, utilizando nomes claros e descritivos. Somado a isso, o uso de metadados, como autor, data e assunto, ajuda na identificação e recuperação dos documentos.
Acervo acadêmico
O acervo acadêmico de uma IES engloba uma grande variedade de documentos, como artigos científicos, teses, dissertações, livros e materiais didáticos.
A gestão desse acervo exige cuidados especiais, como a catalogação detalhada de cada item, a preservação digital para garantir a longevidade dos arquivos e a possibilidade de acesso aberto ao conhecimento produzido pela instituição.
Existem soluções específicas como o acervo acadêmico digital que permite organizar documentos digitalmente, facilitando a rotina de atividades da secretaria acadêmica.
Para garantir a conformidade legal, as instituições de ensino precisam estar atentas às diretrizes da Portaria 360 do Ministério da Educação, que proíbe a emissão de documentos físicos para o acervo acadêmico.
OCR e suas aplicações
O OCR, tecnologia disponível no Lyceum, é uma ferramenta que permite a validação de documentos de forma automática, ou seja, ela realiza a conferência da validade de informações inseridas dentro do sistema, evitando fraudes e também agilizando o trabalho da secretaria.
Implementação e vantagens
Para implementar práticas eficientes de gestão de documentos na sua instituição de ensino, é recomendado:
- realizar um diagnóstico da situação atual;
- elaborar um plano de ação detalhado; e,
- escolher um sistema de gestão documental adequado.
A implementação de um sistema de gestão de documentos traz uma série de vantagens que vão desde a agilidade nos processos, redução de custos, melhoria na tomada de decisões até a garantia de cumprimento da legislação de proteção de dados e preservação da memória institucional.
Como o Lyceum pode ajudar na sua gestão de documentos
A otimização dos fluxos de trabalho de documentos em instituições de ensino é um desafio que pode ser superado com o auxílio de soluções tecnológicas. Plataformas como o Lyceum oferecem recursos avançados para automatizar e aprimorar esses processos, contribuindo para uma gestão mais eficiente e segura da informação.
O Lyceum permite a criação de fluxos de trabalho personalizados, desde a geração até a aprovação final de documentos, eliminando etapas manuais e reduzindo o risco de erros.
Com a plataforma, é possível definir prazos, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso das atividades em tempo real, garantindo a transparência e o controle sobre todo o processo. O Lyceum também oferece recursos de armazenamento seguro na nuvem, controle de versões e pesquisa avançada, facilitando o acesso e a gestão de documentos.
A adoção de uma plataforma de automação como o Lyceum ajuda as instituições de ensino a estabelecer processos claros e padronizados, promovendo a colaboração entre os diferentes setores e garantindo práticas alinhadas com a Lei Geral de Proteção de Dados.
A automatização dos fluxos de trabalho contribui ainda para a redução de custos operacionais, o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade dos serviços prestados.
Como você viu, ao investir em soluções tecnológicas e promover a cultura da organização, as instituições de ensino podem otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a qualidade das informações.
Para isso, é importante que gestores e educadores se engajem nessa transformação, buscando constantemente aprimorar a gestão de seus documentos, investindo em tecnologia e construindo um futuro de inovação.
Gostou de conhecer mais sobre gestão de documentos? Aproveite para conferir o artigo sobre como realizar a gestão de informação corretamente em IES e aprofunde o seu conhecimento sobre o assunto!
