Como consultar o acervo de documentos acadêmicos pelo portal do aluno?
O acervo de documentos acadêmicos é composto por toda a documentação que comprova a vida acadêmica de um aluno, produzida ou recebida pela Instituição de Ensino (IE). Quando digitalizado, ele se transforma em um importante repositório de documentos em ambiente digital, que facilita o acesso e a consulta a qualquer momento e a partir de qualquer local.
Nesse sentido, é importante entender a digitalização do acervo como uma adequação do mercado educacional, bem como das instituições de ensino aos avanços tecnológicos. Isso inclui a adaptação às transformações culturais em sua totalidade.
A seguir, entenda melhor a importância de disponibilizar o acervo acadêmico em meio digital, os benefícios que esse formato proporciona e como os estudantes podem acessar essa documentação. Saiba também como a solução Lyceum pode auxiliar a sua instituição nesse sentido. Confira!
Qual a importância de disponibilizar o acervo de documentos acadêmicos em meio digital?
O grande volume de documentos de alunos que a IE precisa organizar e gerenciar, exige muito espaço e pessoal. O acervo digital permite que a papelada gerada tenha um acesso simplificado, de maneira organizada e segura.
A digitalização dos documentos acadêmicos forma um banco de dados que permite incluir, além da documentação acadêmica, os mais diversos recursos, como jogos, aplicativos e ferramentas de aulas online.
Assim, todos os envolvidos no processo de ensino-aprendizagem obtêm benefícios com diversos conteúdos pedagógicos, incluindo materiais ricos. Eles formam uma grande biblioteca digital e podem ser acessados de qualquer dispositivo, 24 horas por dia, a partir de qualquer local.
Nesse sentido, a disponibilização do acervo acadêmico em meio digital é muito importante por permitir aos alunos e professores, o acesso a recursos de que precisem para consultas ao histórico acadêmico, estudos e preparo de aulas.
Quais benefícios o acervo digital acadêmico proporciona?
Disponibilizar um acervo acadêmico digital proporciona diversos benefícios para todos os envolvidos, como:
- democratiza o acesso à informação;
- disponibiliza uma infinidade de materiais a baixo custo.
- facilita consultas e leituras cotidianas, que podem ocorrer por meio de uma variedade de dispositivos digitais;
- oportuniza a pesquisa de modo remoto;
- preserva os materiais e os documentos importantes de forma segura;
- aumenta a vida útil do documento;
- reduz custos.
Além disso, o acervo digital pode facilitar a pesquisa de estudantes e professores e estudantes, bem como enriquecer o planejamento pedagógico e agilizar a rotina dos gestores acadêmicos.
Como disponibilizar o acervo acadêmico aos alunos?
Para disponibilizar o acervo acadêmico aos alunos, a IE pode utilizar a secretaria digital. Esse é um importante instrumento que a solução Lyceum oferece. Trata-se de uma ferramenta que promove uma gestão ágil e automatizada de diversos tipos documentos, como:
- arquivos financeiros;
- certificados;
- matrículas;
- notas;
- protocolos, entre outros documentos.
Além de ajudar no atendimento às exigências da Portaria MEC n.º 360, de 18 de maio de 2022, a secretaria digital também auxilia a IE a se tornar uma empresa paperless, ou seja, que reduz de maneira significativa o consumo de papel.
A estrutura sintática da documentação acadêmica para a emissão e registro foi atualizada por instruções normativas do MEC. Mais recentemente, a Instrução Normativa n.º 2, de 26 de abril de 2023, determinou a utilização da versão 1.05 do sistema para emissões de diplomas digitais a partir de 17/07/2023.
Nesse sentido, a tendência é que, muito além de um acervo de documentos em meio digital, as interações do aluno com a IE, assim como as atividades de docência e operações da coordenação, se tornem cada vez mais digitais. Essa é uma transformação digital que precisa envolver um sistema de gestão seguro, que consegue proporcionar funcionalidades para atender às demandas da instituição.
De que forma os alunos podem consultar o acervo acadêmico digital?
No Portal do Aluno há uma tela onde o estudante consegue consultar toda a documentação solicitada ou gerada pela instituição. Dessa forma, é possível solicitar atestados, histórico escolar, bem como realizar remotamente a rematrícula e negociar dívidas, além de consultar todos os dados acadêmicos e financeiros.
Para manter a documentação organizada e fácil de ser localizada, é importante que a instituição faça uma boa curadoria e catalogação dos documentos acadêmicos. Além disso, é indicado sempre buscar novos conteúdos, garantindo que os materiais sejam de qualidade e atualizados.
A compilação dos conteúdos do acervo em uma planilha é uma excelente forma de se organizar. Para isso, as informações a serem listadas devem ser previamente definidas, a fim de garantir um acervo digital de qualidade.
Dessa forma, após escolher a plataforma, crie pastas, subpastas ou “prateleiras” por tipo de conteúdo. Também é importante não esquecer de nomear os arquivos de maneira padronizada, para os usuários conseguirem encontrá-los facilmente.
De modo geral, esse cuidado com os documentos se reflete nos demais processos administrativos da IE. Nesse sentido, é possível afirmar, que uma documentação organizada e preservada é um dos pontos-chave para realizar uma boa gestão em todos os sentidos.
Quais são os diferenciais do portal do aluno do Lyceum?
O Lyceum é um software de gestão educacional completo, que integra o acesso a várias plataformas. Além de gerenciar processos administrativos e financeiros, ele garante o acesso dos estudantes à secretaria virtual e a várias ferramentas de aprendizagem.
Outro grande diferencial é que o acervo Lyceum é nativo, não necessitando de integração com empresas terceirizadas. Além de segurança, que garante a validade dos documentos, ele oferece a possibilidade de sistema na nuvem.
Dessa forma, a instituição de ensino ganha em performance, disponibilidade do sistema e segurança. Para os estudantes, isso significa uma experiência mais agilizada e fluida.
Como vimos, o acervo de documentos acadêmicos pode ser consultado pelo portal do aluno, a partir da disponibilização pela IE. Para isso, é fundamental que a instituição faça um bom planejamento e adote uma solução tecnológica, como a que o Lyceum oferece.
Você já teve a oportunidade de conhecer a solução Lyceum? Nosso sistema de gestão para IES automatiza diversos processos internos e otimiza atividades de coordenação, docência e da comunidade acadêmica. Dessa forma, oferecemos uma contribuição central para a migração de instituições para o ambiente digital. Para saber mais sobre a disponibilização dos documentos acadêmicos digitais, entre em contato conosco!