Como realizar a gestão de informação corretamente em IEs?

Sua IE enfrenta gargalos administrativos ou financeiros? Se sim, pode ser o indício da falta de gestão da informação. Sem ela, a instituição tem muita dificuldade em aproveitar seus dados, de modo a transformá-los em conhecimento relevante e diferencial competitivo.

Neste conteúdo, vamos apresentar os fundamentos da gestão da informação. Apenas com isso, sua IE já terá um entendimento de como identificar e solucionar seus gargalos e pontos de ineficiência. Interessado no tema? Então continue lendo até o final!

O que é gestão da informação e como funciona?

De maneira simples, gestão da informação é o processo de coletar, organizar, armazenar, recuperar e analisar registros. A ideia é ter um acervo de informações organizadas, para que assim as decisões sejam tomadas de maneira embasada.

Para entender o funcionamento dessa gestão, podemos destrinchar em 6 etapas, que são:

1. coleta de dados — são reunidas informações de diversas fontes, como documentos, bancos de dados e mídias sociais;
2. organização — após coletados, os dados são organizados e estruturados de forma a facilitar sua análise e recuperação posterior;
3. armazenamento — os dados são armazenados em servidores locais ou na nuvem, por exemplo, garantindo sua segurança e acessibilidade;
4. recuperação — sempre que necessário, os dados são acessados rapidamente, tanto para tomada de decisão quanto outras atividades;
5. análise — esta etapa da gestão da informação consiste em identificar padrões e tendências, bem como insights, que podem auxiliar na compreensão da situação de uma instituição de ensino, que é o alvo deste conteúdo;
6. disseminação — após a obtenção dos insights, eles são compartilhados com as partes interessadas.

Por que fazer essa gestão nas IEs?

Com base na definição e funcionamento da gestão da informação, é plausível dizer que ela é indispensável. Afinal, organizar dados e acessar sempre que preciso é útil de diversas formas. Por exemplo, é possível obter conhecimento sobre a taxa de evasão dos alunos, bem como o grau de envolvimento deles nas aulas.

Com uma gestão eficiente da informação, a IE consegue implementar melhorias contínuas em seus processos educacionais, financeiros e administrativos. As consequências vão desde a maior satisfação e retenção do aluno até o fato de ele indicar a instituição de ensino para outras pessoas. 

Como fazer a gestão da informação?

A primeira coisa a fazer é mapear o fluxo das informações. Como dito mais acima, documentos a bancos de dados são algumas das principais fontes, sendo crucial realizar a coleta com eficiência.

Outros procedimentos de suma importância são:

• integrar os sistemas, pois isso vai permitir reunir os dados em uma única interface, facilitando insights e, por consequência, a tomada de decisão;
• otimizar a comunicação interna, tanto em relação à clareza da mensagem passada quanto aos canais de contato utilizados;
• manter os dados organizados, pois isso vai ajudar posteriormente na hora de acessá-los;
• usar a tecnologia que melhor atende às necessidades da IE. Automações e uso da inteligência artificial costumam ser muito bem-vindas.

Como visto, a gestão de informação ajuda a IE a entender melhor a sua situação atual, de modo a traçar estratégias de melhoria contínua. Para assegurar isso, faz-se necessário também definir indicadores capazes de propiciar o acompanhamento de resultados. Assim, correções de rota podem ser realizadas, bem como ajustes e otimizações em processos educacionais, financeiros ou administrativos.

Gostou do conteúdo? Assine a nossa newsletter e acompanhe as novidades do blog em primeira mão!