8 dicas para acabar com a inadimplência escolar

Controlar o número de alunos devedores sempre foi um desafio para todo o mercado educacional brasileiro. Com a crise econômica dos últimos anos, o número de inadimplentes aumentou significativamente e deixou muitas instituições de ensino em alerta.

Por isso, saber como diminuir a inadimplência escolar é uma estratégia fundamental para que os índices não impactem a sobrevivência da instituição. Contudo, para realizar um bom gerenciamento dos inadimplentes, é preciso entender o atual cenário da crise e a situação socioeconômica dos alunos. O objetivo é estabelecer um relacionamento com eles e fazer o possível para que voltem à adimplência.

Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda como acabar com a inadimplência em sua escola da melhor forma. Veja 8 dicas que separamos sobre o assunto!

Como a instabilidade econômica afetou a inadimplência escolar?

A crise econômica teve um efeito cascata e atingiu praticamente todos os setores produtivos da sociedade. Com o aumento do desemprego, muitas famílias ficaram impossibilitadas de manter em dia as contas — entre elas, as mensalidades escolares. Como resultado, começou a haver aumento das dívidas e evasão de alunos.

Um estudo recente do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) revelou que quase 64 milhões de pessoas estão endividadas ― crescimento que acompanhou o desenrolar da crise. Isso explica alguns dados alarmantes: em 2017, a taxa de inadimplência nas escolas disparou para 22% na educação infantil, ensinos fundamental e médio; e 38% no ensino superior, entre 2014 e 2016.

Isso fez com que o mercado educacional começasse o ano de 2017 em plena crise, com perda de alunos, demissões de professores e até decretos de falência. Felizmente, ao que parece, o momento de turbulência estava passando, e 2018 apresentou alguns números mais favoráveis.

Como exemplo, um levantamento do Sindicato dos Estabelecimentos de Ensino do Estado de São Paulo (Sieeesp), divulgado pelo jornal Estadão, trouxe a boa notícia de que, após quatro anos de aumento da inadimplência, em 2018, pela primeira vez as escolas particulares paulistas haviam observado retração no número de devedores.

Enquanto, em 2017, o índice médio do período ficou em 7,47%, no primeiro trimestre de 2018 caiu para 7,34%.

Mesmo assim, eram números um tanto tímidos e que representavam apenas uma parcela do País. Por isso, ainda é preciso ficar atento e saber como lidar com casos de inadimplência, prever riscos e estabelecer ações de conversão a fim de que a instituição de ensino não seja impactada pelas inconstâncias do mercado.

Como agir contra a inadimplência?

Ao se deparar com um desequilíbrio das contas, todas as operações da escola podem ser prejudicadas, o que atinge em cheio toda a comunidade escolar. O déficit financeiro pode acarretar:

• cortes do orçamento;
• demissão de professores;
• diminuição na qualidade do ensino;
• dificuldades de manutenção de equipamentos;
• estrutura física e obtenção de insumos;
• fechamento da instituição.

Acabar com a inadimplência pode ser um desafio e tanto, mas você pode adotar algumas ações de eficiência comprovada para a gestão dos inadimplentes. Dessa forma, as chances de perda de controle sobre as finanças diminuem sensivelmente.

Confira, a seguir, 8 dicas que separamos para que você consiga ter uma melhor gestão da permanência de alunos na sua instituição de ensino.

1. Utilize um sistema de gestão dos inadimplentes

Por meio de um sistema inteligente de gestão escolar, é possível ter acesso aos dados dos alunos e, assim, controlar os pagamentos, identificar os devedores e determinar grupos de risco para agir de forma preditiva.

Ao estabelecer o perfil dos inadimplentes efetivos e em potencial, a escola tem condição de compreender qual é a situação socioeconômica e familiar desse aluno e construir um plano de ação para negociar dívidas.

2. Ofereça diferentes benefícios para o pagamento em dia

Para estimular que as mensalidades sejam pagas em dia, estabeleça uma política de benefícios, como descontos progressivos e premiações. Entre as ações, podemos destacar:

• liberação de taxas de rematrícula;
• desconto para pagamento da mensalidade em dia;
• sorteio de isenção de mensalidades;
• gratuidade em cursos e atividades.

Além disso, facilite o recebimento da mensalidade por meio de emissão de boletos, transferência bancária, débito automático, cartões de crédito e débito, pagamento on-line via portal do aluno, entre outros recursos.

3. Envie notificações de prazo e forneça boletos por diferentes canais

Com a correria do cotidiano, é muito comum que os pais se esqueçam de pagar as mensalidades dos filhos. Você pode evitar essa brecha, que causa diversos problemas, a partir da automatização da comunicação com os pais.

Disponibilize o envio de boletos por diferentes canais, de forma instantânea, pelo próprio site da escola, via portal do aluno, app ou com o auxílio de chatbots (ferramentas de atendimento virtual com inteligência artificial, que podem até mesmo enviar boletos via mídias sociais, como o Facebook Messenger).

O mais importante é que os pais não encontrem dificuldades para pagar as mensalidades, especialmente por motivo de esquecimento.

4. Crie uma gestão de cobranças humanizada

Uma vez identificados os casos de inadimplência, é preciso ter um olhar humano sobre quem está em débito. Como esses momentos de cobrança são bastante delicados, a escola precisa adotar uma política de relacionamento e uma postura de compreensão sobre a situação do inadimplente.

De maneira alguma cause constrangimentos no aluno ou nos pais em razão da inadimplência, sob risco de sofrer penalidades — como está explícito no artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

Ademais, segundo a Lei 9870/99, que trata da inadimplência escolar, o aluno não pode ser proibido de assistir às aulas, embora a escola possa recusar-se a rematriculá-lo. E, em caso de transferência, a instituição é obrigada a fornecer toda a documentação necessária.

O principal objetivo dessa ação, porém, é garantir uma negociação branda e que promova na família uma sensação de pertencimento, criando uma colaboração mútua para encontrar uma solução ao problema.

5. Renegocie as dívidas

Ao renegociar as dívidas, você oferece condições especiais para que o inadimplente quite seus débitos, sem prejudicar a permanência do aluno na escola. Para tanto, você pode utilizar diferentes táticas, entre as quais elencamos:

• parcelamento da dívida, com ou sem entrada, ao longo de 12 meses sem juros;
• parcelamento da dívida, com entrada e mais 6 meses sem juros;
• parcelamento da dívida em prestações menores, com aplicação de juros;
• pagamento da dívida à vista, com redução de juros ou multas;
• descontos para pagamento antecipado;
• estabelecimento de data de vencimento de acordo com a preferência do responsável.

6. Invista em planos de pontuação anual

Além de condições especiais e descontos que a gestão escolar pode oferecer, também é interessante investir em formas de recompensar quem mantém os pagamentos em dia. Planos de pontuação anual, por exemplo, fazem com que os pais fiquem mais motivados para arcar com os débitos dentro do prazo estipulado pela instituição de ensino.

Assim, a gestão pode começar reconhecendo e premiando os bons pagadores e, logo após, oferecer benefícios, como descontos na mensalidade, brindes, abatimento no preço de cursos e aulas, entre outros. Além de manter o controle financeiro em dia, será possível prever imprevistos ou baixas no fluxo de caixa.

7. Tenha um bom canal de comunicação escolar

Grande parte das vezes, a inadimplência escolar ocorre, justamente, por uma falha no relacionamento e na comunicação com as famílias dos alunos. Quando não se conhecem os objetivos, o desempenho e a equipe da instituição de ensino, é comum que os pais se sintam inseguros ao fazer o investimento.

A gestão, nesse caso, deve se antecipar e tomar ações que funcionem para aproximar os pais do cotidiano escolar. Reuniões, encontros e atividades podem ser uma ótima oportunidade para fortalecer a relação e, também, para manter o correto funcionamento e equilíbrio da administração financeira.

8. Prepare uma equipe específica de cobrança

Preparar uma equipe pequena de funcionários para realizar as cobranças permite que o gestor tenha maior controle das informações do setor financeiro. Além disso, as estratégias focadas em diminuir a inadimplência terão ações mais coordenadas e alinhadas aos objetivos da instituição de ensino, sendo muito mais eficientes na recuperação dos recursos devidos.

Isso ainda permite que a escola consiga ter um melhor acompanhamento de cada caso, tendo mais chances de buscar por soluções que funcionem para grande parte das famílias em débito.

Quais são os problemas gerados pela inadimplência escolar?

É um fato que os casos de inadimplência geram, muitas das vezes, transtornos para a gestão escolar. Problemas não previstos no fluxo de caixa, contas em atraso, aumento da dívida com fornecedores, evasão, entre outras situações, podem interferir como um todo no setor financeiro da instituição.

Conhecer os principais problemas que ocorrem em consequência da inadimplência, portanto, é extremamente importante para que os gestores escolares elaborem estratégias eficientes e possam tomar ações preventivas assim que notarem o aumento dos índices de inadimplentes.

Essa também é uma maneira de tomar melhores decisões e priorizar ações que proporcionam resultados realmente efetivos no ambiente de ensino. Entender os riscos, nesse caso, é vital para a continuidade dos serviços ofertados pela escola.

Para tanto, confira a seguir quais são os impactos negativos gerados pela inadimplência nas instituições de ensino.

Afeta o planejamento e o fluxo de caixa

Em situações mais graves, a escola pode ter que chegar a renegociar prazos com fornecedores e parceiros, acabando por produzir mais dívidas e empréstimos. Sem os recursos das mensalidades sendo repassados dentro do prazo esperado, todo o planejamento e o fluxo de caixa da instituição correm riscos de serem prejudicados com a instabilidade financeira.

Gera riscos na hora da renovação de matrícula

De forma geral, a renovação da matrícula é um direito de todos os alunos que já estão matriculados, exceto os que se encontram em situação de inadimplência. O que a gestão pode fazer, para não correr riscos jurídicos, é tentar negociar os pagamentos em atraso com os pais, propondo soluções para atender cada caso de forma personalizada.

Aumenta a dificuldade em pagar salários dos funcionários

Sem o dinheiro esperado em caixa, a gestão financeira pode sofrer dificuldades para fechar as contas e, inclusive, para repassar os salários dos funcionários e dos professores em dia. Isso pode gerar sérios processos trabalhistas para a instituição de ensino, além de impactar a rotina e o desenvolvimento das atividades escolares.

Compromete a qualidade do ensino

Quando os educadores estão desmotivados e não se sentem valorizados na escola, geralmente a qualidade do ensino ofertado tende a diminuir. Assim, a inadimplência não atinge apenas o setor financeiro, mas também interfere diretamente no cotidiano de atividades do ambiente de ensino. Isso pode gerar, na pior das hipóteses, mais insatisfações de pais e responsáveis e, consequentemente, o aumento de inadimplentes.

Impacta o repasse de recursos de manutenção da infraestrutura

Outro fator que preocupa gestores quando os índices de inadimplência estão altos é o impacto nos recursos reservados para a manutenção da infraestrutura da instituição. Como o espaço educativo requer melhorias constantes para que a rotina escolar ocorra da melhor forma, a falta de recursos pode acabar exigindo o corte de custos ou, até mesmo, a interrupção de determinados serviços.

Afeta a relação entre a família e a gestão escolar

Sem dúvidas, um dos maiores prejuízos que a inadimplência causa é no relacionamento entre a família e a gestão escolar. Por gerar transtornos para ambas as partes, a confiança da relação pode ser abalada, representado riscos para o pagamento das mensalidades.

Assim, manter uma boa comunicação e buscar se aproximar dos pais são estratégias que as instituições de ensino devem adotar de forma permanente na rotina organizacional. A ação também funciona como uma forma eficiente de prevenção e permite que a escola tenha um melhor entendimento da verdadeira situação de cada família e suas dificuldades.

Aumenta a possibilidade de falência

A falta de pagamentos em recorrência e em alta quantidade pode fazer com que a instituição chegue, no pior dos casos, a declarar falência. Como a escola não pode penalizar os alunos antes do fim do ano letivo, nesse período a gestão deve se responsabilizar por todos os custos referentes à permanência dos inadimplentes.

Para conseguir arcar com todos os valores, muitas vezes é necessário contratar empréstimos e estender a linha de crédito no banco. Isso só não é uma prática saudável quando os custos excedem o limite que a instituição tem no fluxo de caixa.

Como vimos, saber como diminuir inadimplência escolar é fundamental para manter o bom gerenciamento e a sobrevivência da instituição de ensino. O gestor, portanto, deve ter uma visão holística sobre os motivos de desencadeamento das dívidas. A partir da análise do seu cenário e dados preditivos, adotar medidas preventivas e conhecer os inadimplentes são os primeiros passos para evitar a transferência dos alunos para outra escola.

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