6 razões para contar com processos unificados na educação

O que a sua instituição de ensino tem feito para garantir processos unificados? Investir na comunicação e alinhar expectativas com os colaboradores e clientes é essencial, mas é por meio da junção entre boas práticas de gestão e a tecnologia que as atividades se tornam realmente integradas.

Os processos ficam unificados quando todas as atividades colocadas em prática pela instituição atendem aos objetivos de todas as partes envolvidas, dos alunos até as lideranças. Para entender melhor o conceito e como colocá-lo em prática, preparamos este artigo. Boa leitura!

O que é a unificação de processos?

A unificação de processos, também conhecida como gestão unificada ou gestão integrada, diz respeito às práticas que proporcionam que a instituição de ensino integre procedimentos e setores. O objetivo é oferecer uma boa experiência digital para seus clientes e planejar melhor as ações, com base em informações sólidas.

Basicamente, a unificação de processos em uma instituição de ensino é feita por uma ou mais tecnologias, que retêm informações importantes e promovem insights para quem as consulta. Ela integra não somente os colaboradores, mas também alunos e responsáveis.

Dessa forma, uma gestão unificada se ampara na tecnologia e em ferramentas digitais para centralizar informações. Isso não significa que elas estarão disponíveis apenas para os gestores; ao contrário, já que uma gestão unificada aposta na integração entre os setores.

A tecnologia, nesse contexto, serve como uma facilitadora de processos e como uma ferramenta de ligação. Um sistema de gestão educacional, por exemplo, oferecerá funcionalidades para todos.

Exemplos: os alunos poderão consultar informações de notas, os responsáveis poderão agilizar processos de matrícula e os gestores da IE poderão consultar todos esses dados, melhorando o controle e tirando insights em cima deles.

Quais são as vantagens de contar com processos unificados?

Unificar os processos passa, necessariamente, pela adoção de tecnologias. Elas promovem a modernização dos processos, facilita a consulta por parte dos profissionais e gera informações que podem ser analisadas e reaproveitadas para melhorar as ações da organização, como no caso da captação de alunos.

Contudo, o mais interessante é que esse objetivo também muda a mentalidade da instituição — já que unificar processos caminha junto com o alinhamento das equipes. Aí, a comunicação e o trabalho coletivo são fortalecidos. Vamos conhecer os benefícios específicos da unificação de processos!

1. Mais eficiência operacional

Com tecnologia de ponta e alinhamento de processos, a rotina de trabalhos flui melhor. Os benefícios também são sentidos pelos alunos, docentes e responsáveis, que terão uma plataforma para otimizar as suas solicitações (a secretaria virtual).

Para que a eficiência operacional seja otimizada, é importante que as tecnologias utilizadas pela instituição estejam bem alinhadas. Quando os sistemas atuam isoladamente, a gestão institucional fica impedida de ter uma visão holística dos processos em tempo real — e, consequentemente, também perde de vista os pontos de melhoria.

2. Mais agilidade

Adotar tecnologias de unificação de processos na instituição otimiza os procedimentos do dia a dia e alinha os setores. Afinal, eles passam a ter uma base de dados integrada para consultar e gerar melhores resultados para a organização.

Isso resulta em mais agilidade nos processos e aumento da produtividade dos colaboradores.

3. Aprimoramento da experiência

Internamente, os setores passam a trabalhar de maneira mais integrada, eficiente e ágil. Afinal, o fluxo de informações estará disponível para todos os que tiverem acesso à tecnologia de unificação.

Já externamente, os clientes terão mais autonomia para lidar com a instituição de ensino. Também vale a pena lembrar que uma gestão unificada preza por uma mentalidade de integração entre os canais de atendimento.

Dessa forma, os clientes terão vários canais para realizar suas solicitações de maneira unificada — por meio do conceito conhecido como omnichannel. Como as informações ficam armazenadas nos sistemas, um responsável não precisará ficar repetindo instruções e dados a cada contato.

4. Facilidade na comunicação

Uma gestão com processos integrados tem na comunicação um dos seus maiores pilares. Afinal, é difícil pensar no próprio significado de unificação — tornar único, integrar, fundir — sem um trabalho conjunto, que é dependente da capacidade que os membros do ecossistema têm de se conectar uns aos outros.

A tecnologia utilizada para promover essa unificação, como um sistema de inteligência educacional, permite que a instituição reúna (em um só ambiente) todos os processos-chave da IE. Isso significa que todos os colaboradores autorizados terão acesso ao trabalho de outras pessoas, garantindo o alinhamento.

No entanto, a gestão unificada não se ampara exclusivamente nas tecnologias. Ela envolve uma mudança de mentalidade organizacional, com o aprimoramento da comunicação. Nesse sentido, a instituição de ensino deve encontrar meios de proporcionar reuniões entre os times e discussões de temas importantes para organização, mesmo que de maneira remota.

5. Tomada de decisão estratégica

Com a unificação de processos, a integração dos setores e mais facilidade em termos de consulta às informações, a tomada de decisão se torna mais embasada e estratégica.

Como os gestores terão um controle maior do que ocorre na instituição, além do acesso a dados em tempo real da organização, as decisões não serão baseadas em achismos. Unir a tecnologia à boa comunicação é o que garante escolhas bem informadas e aliadas a todas as partes envolvidas.

6. Conexão com os estudantes

Os alunos do século XXI já crescem familiarizados com a internet e a tecnologia. Ao adotar uma solução digital para simplificar processos, a instituição de ensino cria um meio de interação direto entre os estudantes e a organização.

Qual é a melhor tecnologia para unificar processos na educação?

O sistema de gestão educacional Lyceum utiliza tecnologia de ponta e adapta para o contexto educacional. Ele proporciona mais fluidez nos procedimentos das instituições de ensino, além de serviços valiosos para os clientes (alunos e responsáveis). Ele proporciona, por exemplo:

• gestão integral de toda a vida acadêmica dos estudantes;
• divulgação de notas e faltas;
• atendimento aos estudantes, inclusive com demandas burocráticas;
• secretaria acadêmica virtual;
• centralização das informações, agilizando a consulta;
• acesso a indicadores de desempenho da instituição, por parte dos gestores;
• e, é claro, a unificação de todos esses processos.

O Lyceum ainda disponibiliza portais responsivos para que instituições de diversos níveis de ensino (básico, superior, edtechs, promotores de cursos livres) desenvolvam ações para captar estudantes por meio da internet. É possível, por exemplo, disponibilizar um e-commerce de cursos para atrair alunos.

Esse sistema educacional conta com módulos direcionados à gestão acadêmica, administrativa e financeira, o que mostra como ele está conectado à necessidade de integrar processos e alinhar setores. Como se não bastasse, as informações ficam armazenadas para a consulta.

Ele engloba os procedimentos de captação até a saída do aluno da IE. Nesse sentido, é uma solução ideal para colocar em prática processos unificados. Como você viu no artigo, a tecnologia funciona como uma facilitadora de procedimentos de integração entre as equipes, os alunos, docentes e responsáveis.

Tem interesse na possibilidade de adquirir o Lyceum e unificar os processos da sua instituição? Então, entre em contato conosco!