Confira as principais dicas de como preencher vagas ociosas

Vagas ociosas correspondem àquelas que não foram preenchidas ao longo do período de matrículas, mesmo após a última chamada das listas de espera. Essas vagas dificilmente serão ocupadas ao longo do curso, já que dependem de fatores como transferência de alunos, e representam um potencial prejuízo financeiro.

É preciso entender o que leva ao não preenchimento de vagas em determinados cursos, a fim de tomar atitudes que revertam essa situação ou, no mínimo, reduzam o número de vagas ociosas.

Para ajudar você a entender melhor essa questão, criamos este artigo explicando os motivos que levam à ociosidade de vagas, os impactos financeiros e, claro, dicas de como preenchê-las. Acompanhe!

Como surgem as vagas ociosas em cursos de graduação?

Várias são as razões que levam uma IES a ter vagas ociosas nos cursos de graduação. A seguir, comentamos algumas das principais. Confira!

Número insuficiente de aprovados no vestibular

Como a abertura de uma turma está diretamente relacionada ao número de aprovados no vestibular, muitas vezes, o quórum é insuficiente para a realização do curso. Outra situação comum é haver um número mínimo de alunos para o funcionamento da turma, mas vê-se uma grande quantidade de carteiras vazias. 

Mudança de curso internamente

Em alguns casos, os alunos solicitam a transferência interna para outros cursos. Ao passo que uma eventual vaga é preenchida em outra graduação, no curso de origem, passa a haver uma vaga ociosa.

Transferência de IES

Casos de mudança de IES no meio do curso podem configurar um problema sério para a instituição. Nessa situação, a menos que seja uma questão excepcional, sua IES precisa reconhecer as dores do estudante e trabalhar pela manutenção da matrícula, a fim de evitar a transferência externa.

Cancelamento de matrícula

O cancelamento de uma matrícula caracteriza a principal forma de evasão de alunos, por isso, é preciso reconhecer os motivos pelos quais seus alunos estão desistindo de estudar. Entre as causas mais comuns de desligamento da graduação, podemos destacar:

• preço da mensalidade;
• falta de identificação com o curso;
• dificuldade de lidar com modalidade de ensino (curso presencial, semipresencial ou 100% a distância);
• insatisfação com a proposta pedagógica;
• insatisfação com o corpo docente;
• insatisfação com o atendimento e/ou infraestrutura.

Como as vagas ociosas podem ser um problema para a IES?

O preenchimento de um número mínimo de vagas é condicional para a abertura de uma turma. Mesmo assim, se o curso trabalha apenas com um grupo de alunos limítrofe, em caso de qualquer desistência, essa graduação começa a gerar um déficit financeiro e tem seu funcionamento colocado em risco.

Cada carteira vazia na sala de aula significa que a instituição não está atingindo sua receita potencial. Então, surge um perigo iminente de a IES ter que “enxugar” a verba do curso para mantê-lo em funcionamento.

Como consequência, a qualidade das atividades pedagógicas tende a cair, gerando insatisfação nos alunos e desmotivação no corpo docente. Essa é uma grande bola de neve que vai se formando, e pode até prejudicar a imagem institucional.

A grande questão é que, como dissemos, uma vaga ociosa dificilmente é recuperada ao longo do ano. Logo, sua IES precisa encarar essa situação, por vezes permanente, como uma oportunidade de captação de alunos. Para tanto, é preciso desenhar estratégias consistentes, que vão do marketing de relacionamento às políticas institucionais. 

Como preencher vagas ociosas?

Listamos algumas dicas práticas para reduzir o número de vagas ociosas na sua instituição. Confira!

Realize um processo seletivo para vagas remanescentes

Além do vestibular regular, vale a pena investir no vestibular para as vagas remanescentes. Para isso, vale a pena antecipar as provas do vestibular geral, para que sua IES tenha tempo de avaliar a situação de cada curso e estabelecer as diretrizes do novo vestibular.

Vale lembrar que os critérios do exame, a dificuldade e a pontuação devem ser similares à prova anterior, a fim de evitar desgaste jurídico com os demais candidatos.

Listas de espera 

Assim como acontece nas universidades públicas, sua IES também pode investir em um maior número de convocações de candidatos em lista de espera do vestibular. Dessa maneira, é possível conquistar alunos indecisos ou que, porventura, tenham perdido as datas de matrícula em chamadas anteriores.

Converse com alunos não matriculados

Sua IES precisa conhecer os candidatos aprovados que não efetivaram a matrícula. Isso implica estabelecer pontos de contato com esses alunos em potencial, a fim de entender suas dúvidas ou resistências e tentar oferecer condições para que eles se matriculem.

Ao estabelecer uma comunicação aproximativa, o estudante sente que a IES se importa com ele e começa a construir uma relação de confiança com a instituição, aumentando as chances de conversão.

Ofereça descontos para transferências externas

Visando à captação de alunos matriculados em outras instituições, vale a pena criar programas de bolsas de estudos temporários ou permanentes para estudantes que desejam solicitar transferência para a sua IES. Dessa maneira, é possível investir na captação de alunos independentemente dos períodos de vestibular.

Algumas IES oferecem descontos robustos para alunos oriundos de transferência externa. Há casos em que os percentuais superam 50% para cursos presenciais e 30% para semipresenciais e EaD. Esses descontos são sujeitos a uma série de exigências, definidas conforme a realidade de cada instituição.

Mesmo assim, vale a pena captar um aluno que pague metade do valor integral da mensalidade do que manter uma carteira vazia na sala de aula.

Revise seu planejamento estratégico

Como a sua IES lida com as vagas ociosas? Para estabelecer uma cartela de ações com foco nas vagas não preenchidas, o primeiro passo é revisar o planejamento estratégico da instituição. Ao realizar esse estudo, é preciso considerar diferentes questões, como:

• políticas institucionais;
• políticas de cada curso;
• estrutura necessária para o funcionamento de cada curso;
• critérios de oferecimento de bolsas de estudo;
• marketing educacional;
• perfil do aluno;
• perfil do candidato;
• planejamento financeiro.

Dessa maneira, é possível entender o real cenário da IES, quais cursos sofrem mais com a ociosidade de vagas e, assim, traçar ações específicas para cada público.

Invista em análise de dados para prever a jornada do estudante

Para embasar quaisquer mudanças no seu planejamento estratégico, é essencial que você trabalhe com dados concretos. Uma solução cada vez mais utilizada pelas organizações dos mais diferentes segmentos é a adoção de um sistema de gestão educacional — que pode ser associado a recursos de inteligência artificial, Big Data Analytics, análise preditiva, entre outras tecnologias.

Com isso, é possível reconhecer a jornada do estudante, desde o contato com as campanhas de marketing e interações por meios dos canais de comunicação até a realização do vestibular e a posterior matrícula.

Entender esse caminho é fundamental para saber por que os alunos não se matriculam e quais são os estudantes com mais potencial de desistirem dos cursos.

Como você viu, reconhecer as razões que levam sua IES a ter uma quantidade de vagas ociosas superior ao adequado é fundamental para reverter esse cenário. Felizmente, hoje contamos com diversas tecnologias de gestão educacional que auxiliam nesse processo e facilitam a tomada de decisão estratégica.

Esperamos que essas dicas e informações tenham sido úteis para a sua IES. Se você gostou deste conteúdo, compartilhe-o nas redes sociais para que outros gestores também tenham acesso às informações listadas aqui!