Como fazer a otimização de processos na escola? Confira!

Fazer a otimização de processos na escola significa conseguir identificar, modificar ou eliminar os processos que desperdiçam tempo e recursos de forma desnecessária.

Além disso, é possível fazer com que as ações da instituição de ensino sejam voltadas para atingir os reais objetivos da unidade educacional. Nesse sentido, podem ser otimizados processos das áreas administrativa, financeira, sistêmica, entre outros. 

Quer entender melhor sobre a otimização de processos na escola? Então, continue a leitura do artigo! Vamos lá?

Qual a importância da otimização de processos?

A otimização de processos é fundamental para que o serviço ofertado aos estudantes seja de qualidade e atinja as expectativas de todas as pessoas. Além disso, outros benefícios podem ser garantidos com essa estratégia. Entre eles:

• mais tempo para as atividades importantes;
• melhora da experiência dos pais e alunos com a escola;
• aumento da produtividade;
• facilidade na emissão de documentos e boletins;
• redução dos gastos operacionais;
• eliminação de erros manuais etc.

Como pode ser feita a otimização de processos? 

Agora chegou o momento de você entender como pode ser feita a otimização de processos na escola para que sua estratégia funcione como o planejado. Confira os tópicos a seguir!

Facilitar o trabalho do professor

Sabemos que, muitas vezes, a vida do professor é desgastante, pois o trabalho dele vai muito além do tempo empregado na sala de aula. Ele precisa corrigir provas, lançar faltas e notas da classe, elaborar plano de aulas, entre outros. 

É nesse sentido que é preciso facilitar o trabalho do professor para que seja possível a otimização de processos. O ideal é usar a tecnologia como aliada desse educador, para que ele tenha um diário de classe on-line que possibilite incluir, diretamente no software da instituição de ensino, algumas informações sobre os estudantes.

Essa ação pode trazer resultados positivos não só para os professores, mas também para os pais, diretores e demais funcionários. Isso porque a ferramenta possibilitará um acompanhamento do aluno de forma mais ampla e descomplicada. 

Otimizar processos pedagógicos da secretaria

Ao contar com um sistema online, também é possível otimizar processos pedagógicos da secretaria com mais agilidade e eficiência. Isso porque, por meio de alguns cliques, poderá deixar toda a documentação organizada em um banco de dados que ficará à disposição da direção e dos pais e responsáveis pelo aluno.

Dessa forma, evitará que as pessoas se desloquem até a escola para acessar o boletim ou fazer a rematrícula do aluno, por exemplo. Além disso, essa é uma estratégia que deixa a secretária ganhar mais tempo para realizar as demais demandas do dia a dia. Tudo isso, sem haver necessidade de fazer várias impressões de documentos, pois tudo será realizado de maneira on-line e sem grandes esforços.

Criar uma relação com os pais

Além da facilidade de otimizar processos burocráticos, também é preciso criar uma relação de confiança com os pais. Para isso, poderá elaborar um canal de comunicação direta entre os pais e a coordenação pedagógica, para que os responsáveis pelos alunos possam ter acesso às notas e controlar as faltas em tempo real. Da mesma forma que será possível tirar dúvidas sobre o desempenho do estudante e outros assuntos pertinentes à instituição de ensino.

Os serviços on-line de vídeo também ajudam os pais a acompanharem em tempo real o que está acontecendo na escola. Isso pode ser feito por meio de câmeras instaladas nas salas de aula e em locais que sejam de uso comum de todos, como pátio e a cantina. 

Já o chatbot é uma plataforma humanizada que tem respostas precisas para as dúvidas dos alunos atuais e futuros. E, o melhor de tudo, é que ela funciona 24h por dia com a ajuda de um robô. Assim, as pessoas poderão resolver as principais demandas a qualquer momento.  

Controlar a inadimplência de forma inteligente

Controlar a inadimplência de forma inteligente também faz parte da otimização de processos, tendo em vista que essa estratégia ajuda a reduzir os custos operacionais, da mesma forma que permite organizar o trabalho e o tempo empregado em cada demanda do setor financeiro.

Para garantir que tudo funcione como planejado, é importante investir em um software eficiente. Ele deve possibilitar o envio de boletos via SMS, e-mail ou canal de comunicação entre a unidade de ensino e o responsável pelo estudante.

Caso o pagamento não seja efetivado dentro do prazo, poderá realizar a cobrança de forma online e automática, por meio de um lembrete. Mas não se esqueça: essa ação deve ser feita com a elaboração de uma estratégia bem definida. Ou seja, a cobrança só deve ser efetivada formalmente quando você já tiver enviado uma determinada quantidade de mensagens automáticas.

Fazer uso de relatórios

Os relatórios são um dos meios mais eficientes para ter um controle geral sobre o que tem acontecido na instituição de ensino. Por isso, é fundamental contar com um sistema integrado de dados que seja eficiente e que contenha toda a movimentação da unidade educacional. 

A partir disso, será possível identificar com mais transparência e agilidade quais as falhas e os problemas que têm dificultado os processos da escola. Dessa forma, poderá elaborar soluções em conjunto com sua equipe que visem solucionar todas as demandas pendentes e que costumam atrapalhar o andamento das demais atividades.

Investir em tecnologia

Como você pode perceber nos tópicos anteriores, a tecnologia está presente em quase todos os processos de otimização da escola. Ela permite resolver diversas demandas de forma simples e rápida ao organizar todos os setores da escola e facilitar o trabalho de todos os profissionais, garantindo a satisfação dos pais, professores e demais colaboradores. 

Então, se você deseja fazer a otimização de processos na escola de forma eficiente, é preciso contar com ajuda e um bom sistema de gestão para instituição de ensino. Um ótimo exemplo disso é o Lyceum, uma plataforma que integra diversas funcionalidades. Entre elas estão: chatbot, integração ERP, integração AVA, integração CRM, sistema de captação, diploma digital, boletos registrados, acervo digital, cartão de crédito, Pix e nota fiscal eletrônica. 

Ficou curioso para descobrir os detalhes de todas as funcionalidades do Lyceum? Entre em contato conosco e veja como otimizar os processos da melhor forma possível. Não perca essa oportunidade!