Como Escolher um Software de Gestão Escolar?
O que você espera de um software de gestão escolar? Se você respondeu “facilitar a rotina diária”, sim, isso faz parte das funções de um bom sistema de gestão. Mas você sabia que essa ferramenta pode ir muito além de automatizar processos?
Para quem está à frente de uma instituição de ensino, contar com uma plataforma que descomplica o acesso a informações estratégicas para a tomada de decisão pode ser a diferença entre uma escola que apenas sobrevive e outra que é reconhecida pela excelência e inovação.
Neste artigo, vamos mostrar como escolher um software de gestão escolar e torná-lo seu grande aliado para conquistar pais e alunos mais engajados, equipe mais produtiva e lideranças com visão mais estratégica para identificar oportunidades. Confira!
Como o software pode auxiliar a gestão de uma escola?
O sistema de gestão escolar reúne funcionalidades que gerenciam processos administrativos, financeiros e educacionais. As aplicações vão desde a comunicação ágil com alunos, famílias e equipe, passam pela organização de atividades diárias e chegam à sistematização de dados vitais para a evolução institucional.
Enquanto pais e responsáveis acompanham o desenvolvimento dos filhos, professores registram de forma simples e rápida os principais fatos da vida escolar de cada aluno no diário eletrônico. A partir daí, avaliam como está o andamento daquilo que foi planejado para cada etapa.
O gestor escolar, por sua vez, poderá monitorar a produtividade da equipe, os resultados de campanhas de matrícula e os índices de satisfação, inadimplência e retenção de alunos, entre outras informações essenciais.
Com isso, o gestor poderá atuar como verdadeiro líder do processo educacional, sem ficar restrito às funções de administrador e, assim, as lideranças escolares ganham fôlego para agir com foco no aluno e na atividade fim da instituição.
Um dos grandes diferenciais de qualidade entre as opções de software disponíveis no mercado é a oferta dessas facilidades de forma integrada, descomplicada e sem exigir grandes investimentos em infraestrutura ou contratação de mão de obra especializada. Vamos saber mais sobre isso nos próximos tópicos.
Afinal, como escolher um software de gestão escolar?
A automação, que passou a ser realidade nas organizações em todo o mundo, tem como objetivo inerente facilitar processos e, assim, economizar recursos — não só financeiros! Coloque nessa conta uma boa quantidade de tempo, papel e mão de obra, que passam a ser usados de forma mais eficiente.
Para alcançar esse resultado, no entanto, é preciso saber investir e pensar em curto, médio e longo prazo.
O primeiro erro que os gestores cometem quando estão escolhendo um software de gestão escolar é levar em consideração apenas o preço. Na verdade, a pergunta que o gestor deve fazer ao fornecedor é: como vou recuperar meu investimento? A resposta a essa questão deve ser mais importante do que o custo inicial da plataforma.
A dica seguinte é ir além das informações disponíveis nos materiais de divulgação. Como? Visite outra instituição que use o mesmo software.
Peça a indicação de clientes ao fornecedor e selecione uma escola de porte semelhante para uma avaliação realista de funcionalidades, como sistema de matrícula e de cobrança, usabilidade, velocidade e estabilidade do programa.
O que é integração com a nuvem e como isso pode ajudar?
A próxima estratégia para acertar na escolha é avaliar se a tecnologia é compatível com a nuvem. Uma analogia que pode nos ajudar a entender a relevância dessa característica é a distribuição de energia elétrica.
Na época da Revolução Industrial, as fábricas precisavam fazer grandes investimentos em estruturas próprias de fornecimento de energia.
O crescimento da operação estava restrito à potência dessa infraestrutura. Da mesma forma, nos momentos de parada de produção, a capacidade de geração era desperdiçada. A partir do momento em que a distribuição de energia se tornou sistematizada, os clientes passaram a pagar pelo consumo.
De forma semelhante, uma escola passa por períodos de baixa demanda em relação aos sistemas e por momentos de pico, a exemplo do fechamento de semestre e de matrícula.
Se o software de gestão não for integrado à nuvem, ele exigirá uma infraestrutura de servidores para mantê-lo. Esses equipamentos requerem técnicos especializados, ficam parcialmente ociosos e se tornam obsoletos em poucos anos.
A computação em nuvem vem justamente para garantir a segurança e o acesso às informações em qualquer instante e lugar, sem necessidade de investimentos extras em hardware e mão de obra.
A instituição de ensino ganha em flexibilidade e adota apenas as funcionalidades que realmente precisa, além de ter a possibilidade de pagar somente pelo que utilizar. Nesse modelo, o backup e as atualizações do sistema ficam a cargo do fornecedor.
Vale ressaltar que essas vantagens são muito importantes no caso de escolas que têm mais de uma unidade. A integração na nuvem supera as barreiras físicas para facilitar a vida do gestor.
Que tipo de relacionamento você quer ter com a comunidade escolar?
No mundo atual, a facilidade com que uma pessoa obtém informações — de preferência pelo smartphone ou tablet — será um importante critério de qualidade.
Essa medida de satisfação vale para os pais e responsáveis, que desejam consultar, sempre que quiserem, qual conteúdo o aluno deve revisar, o material a ser colocado na mochila para o dia seguinte e como está o desempenho acadêmico da criança ou do adolescente.
Quem não conta com um sistema de gestão robusto, flexível e com interface intuitiva para implementar essa comodidade será mal avaliado por essa lacuna.
E mais: a comunicação direta oferece a chance de interagir e ouvir a comunidade escolar. Ainda vista com receio por algumas instituições de ensino, essa oportunidade de atuar de forma colaborativa se torna viável por meio do software de gestão.
Famílias e alunos podem avaliar, via sistema, desde uma atividade pontual até a instituição como um todo, fornecendo indicadores que apontam a necessidade de um plano de ação para prevenir a evasão, por exemplo.
Essa transparência nas relações abre uma porta que simplifica também o sistema de cobrança e negociação. É possível prevenir o crescimento da dívida e oferecer outras formas de pagamento, o que minimiza desgastes e contribui para reduzir a inadimplência.
O que isso tudo tem a ver com excelência educacional e produtividade?
A opção por um software de gestão escolar completo e integrado à nuvem possibilitará que a equipe administrativa não precise mais ficar às voltas com formulários e meios de comunicação em papel.
Já o gestor poderá se valer da automatização e dos dados disponíveis para fazer intervenções que vão assegurar oportunidades de inovação e táticas para superar seu principal desafio — oferecer um ensino de excelência.
Vejamos este exemplo: se uma determinada série tem duas turmas com desempenhos semelhantes e uma terceira cuja média está inferior, o gestor poderá avaliar:
- métodos e atividades que contribuem para os resultados de destaque;
- necessidades do professor e da turma que está com dificuldades.
Os elementos comparativos, monitorados em tempo real, poderão alimentar uma reunião para troca de ideias e sugestões de melhoria.
Considerando que a atualização do corpo docente tem efeito direto sobre esses aspectos, intervenções fundamentadas em dados podem ser um dos diferenciais que garantirão alunos e famílias satisfeitos. E a equipe, o recurso mais caro e valioso da escola, ganhará mais motivação.
Quais benefícios o software deve trazer para a escola?
Atualmente, os pais analisam de forma cada vez mais criteriosa e bem informada a qualidade do ensino e a contribuição da escola não só para o desenvolvimento de seus filhos, mas também para o avanço da educação além dos modelos tradicionais.
O gestor que deseja manter sua instituição como primeira escolha de um público exigente precisa, portanto, saber como escolher um software de gestão escolar que ofereça:
- atendimento às necessidades da escola de forma específica, ou seja, não basta conhecer a oferta do fornecedor, é preciso comprová-la por meio de feedback de outros clientes;
- bom custo-benefício, deixando claro como será alcançado o retorno sobre o investimento;
- atualização técnica, com integração total à nuvem;
- estratégias de comunicação com a comunidade escolar, contribuindo para fidelização e engajamento de alunos e famílias;
- possibilidades de análise e comparações personalizadas de dados qualitativos e quantitativos para subsidiar decisões que façam a instituição crescer, cumprir sua missão e alcançar sua visão de futuro.
Gostou de saber mais sobre a importância de escolher um sistema para tornar sua escola mais eficiente no presente e também preparada para o futuro? Então, compartilhe este post nas redes sociais.
