Atualização de sistemas de gestão educacional: por que é importante?

Embora muitas instituições de ensino considerem a importância da atualização de sistemas, algumas ainda podem não entender muito bem o quanto esse aspecto é fundamental.

O fato é que, além de ser crucial para a segurança dos dados, ter um sistema de gestão educacional atualizado garante escalabilidade, integração de departamentos e excelência na experiência do usuário.

É sobre esse assunto que trataremos neste artigo. A seguir, entenda melhor a função de um sistema de gestão educacional, a importância da sua atualização e como escolher a solução tecnológica ideal para a sua instituição de ensino. Confira!

Qual é a função de um sistema de gestão educacional?

Os sistemas de gestão educacional têm um papel fundamental na administração de uma instituição de ensino. Eles ajudam a otimizar todos os processos envolvidos no gerenciamento com eficiência, agilidade e integração de departamentos.

Isso é possível porque, diferentemente dos sistemas genéricos, que auxiliam apenas nas atividades mais simples, os sistemas de gestão educacional são projetados com funcionalidades específicas para atender às necessidades da administração de uma instituição de ensino.

Exemplo disso é a possibilidade de contar com indicadores acadêmicos que mesclam dados qualitativos e quantitativos, permitindo que os gestores entendam melhor a realidade da instituição em seus diferentes aspectos. Isso significa ter uma visão clara e precisa desde o desempenho da comunidade acadêmica até a folha de pagamento dos colaboradores.

Tais funcionalidades contribuem para uma gestão educacional mais objetiva e eficaz, com a possibilidade de acompanhamento de índices tanto em relação ao aprendizado dos alunos quanto ao desempenho da instituição.

Qual a importância da atualização de um sistema de gestão educacional?

A atualização do sistema de gestão educacional é muito importante, especialmente para garantir a segurança contra ataques cibernéticos e vazamento de dados. Além disso, a tecnologia avança constantemente, proporcionando cada vez mais funcionalidades que agregam valor aos processos administrativos e serviços prestados.

Outro aspecto a considerar é a necessidade de atualização para acompanhar o crescimento das demandas da instituição de ensino. Nesse sentido, dependendo do sistema adotado, muitas vezes é necessário até trocar de solução tecnológica por um sistema de gestão educacional que atenda todas as necessidades de uma boa gestão pedagógica e administrativa, conforme comentamos a seguir.

Segurança dos dados

Uma das principais razões para manter um sistema operacional atualizado é garantir a segurança das informações. Isso porque à medida que as ameaças cibernéticas evoluem, os desenvolvedores de sistemas operacionais projetam novas maneiras para identificar e corrigir eventuais vulnerabilidades que possam ser exploradas por hackers.

Dessa forma, ao atualizar regularmente o sistema, a instituição de ensino consegue reduzir significativamente o risco de ataques cibernéticos e proteger seus dados contra violações.

Aproveitamento de novas funcionalidades

As funcionalidades dos sistemas não param de evoluir, sendo fundamental acompanhá-las por meio de atualizações constantes. Assim, é possível garantir não somente a modernidade das ferramentas operacionais para serviços internos, como também melhorar a usabilidade do sistema.

Além disso, as atualizações permitem cada vez mais melhorar a integração com outros aplicativos, ampliando as opções de funcionalidades.

Otimização no desempenho do sistema

As falhas que ocorrem nos dispositivos quando não são atualizados podem causar muito mais que bugs e lentidão nos sistemas. Isso porque quando se encontram desatualizados, eles ficam muito mais vulneráveis a ataques cibernéticos, que poderão acessar os dados sensíveis da instituição de ensino e dos usuários.

Melhorias na estabilidade

A estabilidade é outro fator importante quando pensamos em atualização de sistema — quanto menos falhas apresentar, maior será a produtividade da instituição. Imagine no meio do desenvolvimento de trabalhos internos, o sistema ficar lento ou travar, atrasando todos os processos administrativos.

Para evitar esses problemas é essencial atualizar o sistema. Dessa forma, a instituição consegue obter:

• agilidade;
• diminuição de retrabalho;
• etapas produtivas mais confiáveis;
• mais eficácia;
• mais eficiência;
• mais praticidade;
• menor número de gargalos;
• processos mais ágeis.

Suporte técnico

O suporte técnico é um aspecto crucial para a atualização ideal de um sistema de gestão educacional. Quando ineficiente, a instituição de ensino tem de lidar com diversos problemas, como demora na resposta, correções inadequadas para as falhas apontadas e até mesmo indisponibilidade do sistema por longos períodos.

Já uma boa prestação de serviços nesse sentido garante a resolução de problemas, de maneira rápida e eficiente, podendo proporcionar, inclusive, treinamento para os colaboradores. Por isso, muitas vezes, a atualização do sistema necessitará da troca do sistema por outro fornecedor que ofereça um suporte técnico adequado às necessidades da instituição de ensino.

Melhoria na experiência do usuário

A atualização de um sistema de gestão educacional pode oferecer inovações, como funcionalidades que permitem melhorar a navegação e a usabilidade em diferentes demandas. Com isso, a instituição de ensino consegue agregar valor à experiência do usuário (UX).

Como escolher um sistema de gestão educacional ideal?

Um sistema de gestão educacional deve atender com eficiência todas as demandas da sua instituição de ensino. Para isso, ele precisa, primordialmente, permitir e proporcionar atualizações constantes. A seguir, veja quais aspectos você deve considerar na escolha:

• funcionalidades — faça um levantamento das necessidades da instituição de ensino para verificar se as funções oferecidas pelo sistema atendem a elas;
• integrações — verifique se o sistema consegue integrar os departamentos administrativos, financeiros e pedagógicos, incluindo o serviço de atendimento ao usuário;
• suporte técnico — avalie se o suporte técnico da empresa desenvolvedora oferece atendimento ágil 24 horas e treinamento de colaboradores;
• escalabilidade — verifique se o sistema tem capacidade para atender ao crescimento da instituição, garantindo a excelência no funcionamento, independentemente da quantidade de novos processos e alunos;
• custo-benefício — considere a possibilidade de pagar um valor um pouco mais elevado para obter um adequado atendimento às demandas específicas da instituição de ensino.

Como você pôde ver, a atualização de sistemas é crucial para a excelência da gestão administrativa e pedagógica de uma instituição de ensino. Nesse sentido, escolher uma solução completa é a decisão mais adequada para suprir as demandas, integrar os departamentos e ficar preparado para escalar e manter a competitividade.

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