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Software de gestão escolar: 7 vantagens de usar uma secretaria virtual

Prestar um bom atendimento a alunos, pais e responsáveis é um desafio para as escolas. Como hoje, por influência da era digital, os consumidores estão muito mais voláteis e migram de uma empresa para outra por muito pouco, as instituições de ensino não podem arriscar perder alunos por conta de ineficiência administrativa.

O software de gestão escolar tem sido um importante aliado para oferecer esse atendimento de qualidade, pois facilita a vida dos funcionários e do corpo docente ao mesmo tempo em que proporciona organização dos dados e rapidez nas respostas. Como consequência, o número de falhas diminui e há maior satisfação dos pais e alunos.

Ao tornar os processos da secretaria digitais, o departamento consegue automatizar boa parte de sua rotina, aumentar a produtividade e focar em tarefas que contribuam efetivamente para reforçar a qualidade da prestação do serviço.

Para que os benefícios da implantação de um software de gestão escolar fiquem mais claros, nosso artigo aborda 7 vantagens da utilização dessa tecnologia. Confira quais são elas nas próximas linhas.

1. Centralização das informações dos alunos

A primeira vantagem do uso do software de gestão escolar é que todas as informações de cada estudante ficam armazenadas no sistema. Isso facilita o acesso por parte do corpo docente, dos coordenadores e dos funcionários.

Assim, sempre que precisarem, as pessoas autorizadas poderão verificar rapidamente os prontuários digitais do estudante e saber todo o seu histórico. Estamos falando de informações como:

  • dados pessoais;
  • notas;
  • faltas;
  • observações do corpo docente;
  • advertências;
  • pendências financeiras, entre outras.

2. Controle dos prazos de entrega dos documentos

O software de gestão escolar também é um excelente recurso para que os prazos de entrega dos documentos sejam controlados. Tal controle pode ser feito em inúmeras situações, porém duas das mais comuns são:

  • entrega das notas das avaliações de desempenho dos alunos, dos relatórios e dos programas de aula por parte dos professores;
  • separação dos documentos importantes para constar no prontuário de cada aluno, como certidão de nascimento, RG, histórico escolar de escolas anteriores (no caso de transferência), relatórios médicos (entre outros), por parte dos pais.

3. Facilidade na realização de transferências entre turmas

Da forma tradicional ou, digamos, analógica, qualquer movimentação de alunos de determinada turma para outra implica ampla reorganização de documentos e registros. Trata-se de um serviço demorado, que pode acarretar erros.

Com o software de gestão escolar, essa transferência entre turmas ou até do período de estudo torna-se muito mais simples, já que basta acessar o sistema e ajustar as matrículas de cada estudante. Depois, o próprio programa se encarrega de reorganizar as turmas e gerar as listas de alunos para controle de cada professor.

Além disso, a verificação da existência de vagas se torna muito mais simples. A secretaria e a direção conseguem saber rapidamente quais turmas estão inteiramente preenchidas e quantas permanecem em aberto.

4. Administração dos resultados das avaliações

O software de gestão escolar permite que os resultados das avaliações sejam administrados de maneira mais eficaz. Além dos boletins, é possível gerar relatórios de aprovados, alunos em recuperação e reprovados, bem como observar a curva de aprendizagem de cada turma.

Dessa forma, com uma administração otimizada dos resultados, há a possibilidade de correlacionar as razões para a diminuição do desempenho — tanto no âmbito individual quanto no coletivo, tais como: questões comportamentais, dificuldades de compreensão dos conteúdos, faltas etc.

5. Simplificação do processo de matrícula

Com o uso de um software de gestão escolar, as longas filas para a matrícula dos estudantes acabam. A menos que sejam alunos novos, os dados já estão todos cadastrados no sistema. Com isso, basta atualizá-los de um ano para outro, sem a necessidade de refazer todo o processo como se fosse a primeira vez.

Sem contar que, como o sistema pode ser atrelado ao serviço de nuvem, basta associar uma aba de rematrícula ao portal online do aluno para que os pais possam fazê-la a distância. Para tanto, é necessário apenas atualizar o cadastro dos filhos (e escolher a forma como deseja pagar as taxas, se houver).

6. Controle da inadimplência

Por meio do software de gestão escolar, é possível acompanhar integralmente a ficha financeira do aluno e prever casos de inadimplência.

Isso porque o sistema aponta quem está com mensalidades atrasadas e quais parcelas permanecem em aberto, assim como aqueles que estão em dia. As informações também podem ficar disponíveis para os pais ou responsáveis, a fim de que eles consigam controlar suas finanças.

Além disso, automatizar tal item da gestão financeira facilita inclusive a proposição de uma estratégia de relacionamento com os inadimplentes. Como resultado, é possível garantir o recebimento dos débitos e evitar a evasão de alunos.

7. Eficiência no atendimento a pais e responsáveis

Vale ressaltar a eficiência no atendimento aos pais. Com o software de gestão escolar, cria-se uma secretaria virtual, que pode ser acessada por meio dos canais de comunicação online da escola — como o já citado portal do aluno ou os aplicativos para smartphone.

Algumas informações básicas, que seriam conseguidas apenas pelo contato presencial e via e-mail ou telefone, agora podem integrar a base de dados na nuvem. Por outro lado, a secretaria ganha eficiência no atendimento presencial, pois, como tudo está em um único sistema, o tempo de espera para respostas corriqueiras obviamente diminui, ao passo que o serviço ganha agilidade.

Mas, para que uma escola consiga usufruir de todos os benefícios que o software de gestão escolar pode oferecer, é preciso pesquisar bastante sobre as opções disponíveis. Priorize soluções que garantam um atendimento ágil e flexível, além de uma gestão escolar inteligente.

Um exemplo é o Lyceum. O sistema gerencia dados de mais de dois milhões de alunos em renomadas instituições, como: Colégio Miguel de Cervantes, Maristas Centro-Norte, Grupo Objetivo e FAAP.

Se você chegou até aqui, continue conosco e assista ao webinar Estratégias de Sucesso para Captação e Retenção de Alunos. A apresentação explica como esses dois temas estão relacionados, mostra de que forma captar mais alunos com qualidade, prevenindo a evasão, e apresenta cases de sucesso. Bons estudos!

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