acervo acadêmico digital

Acervo Acadêmico Digital: como atender as normas do MEC

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A inovação no âmbito educacional vai muito além da presença de tecnologias fundamentais. Rever processos, pensar em soluções diferentes e implementar novas práticas são alguns dos requisitos para inovar constantemente. Nesse contexto, o acervo acadêmico digital tem uma grande importância.

Levando isso em consideração, elaboramos este post com a finalidade de explicar a relevância e as obrigatoriedades relacionadas a ele. Explicaremos, também, como fazer a transição para essa modalidade. Se você tem interesse nesse assunto, não deixe de acompanhar o nosso post. Boa leitura!

O que é o acervo acadêmico?

Todos os documentos produzidos e recebidos por instituições de ensino superior (IES) públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino, relacionados ao histórico acadêmico dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos fazem parte do acervo acadêmico.

Qual é a importância da digitalização do acervo acadêmico?

Antes de tudo, é preciso entender a digitalização do acervo como uma adequação do mercado educacional e das instituições de ensino aos avanços tecnológicos e, por consequência, às transformações culturais como um todo.

Esse processo também se relaciona à utilização múltipla de recursos tecnológicos no ensino, cuja abrangência engloba a gestão acadêmica, pedagógica, administrativa e assim por diante.

O uso dessas tecnologias e inovações tem como principal finalidade maximizar os resultados obtidos em todos os níveis. Por fim, elas também acabam colaborando com a evolução geral do ensino.

Considerando um cenário ainda mais amplo, as IES precisam se alinhar estrategicamente às mudanças ocorridas na educação e às alterações regulatórias. Também é essencial acompanhar as novas gerações de alunos, suas mudanças de comportamento e a interação com o mercado de trabalho.

Partindo desses pressupostos, digitalizar o acervo acadêmico é estar alinhado com uma transformação que há décadas acontece em diversos setores do mundo. Trata-se, portanto, de uma necessidade: responder a um fenômeno social amplo e urgente.

Quais instituições serão afetadas?

Todas as instituições de ensino superior públicas e privadas deverão migrar seus acervos para o meio digital. Contudo, a obrigatoriedade de criar um projeto de acervo acadêmico digital alinhado ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as instituições privadas.

Quais são as obrigatoriedades e prazos relativos ao acervo acadêmico digital?

As principais obrigatoriedades sobre o acervo acadêmico digital estão dispostas no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Esse marco regulatório, é bom lembrar, trouxe uma série de modificações para o ensino superior.

Nos termos do artigo 58, por exemplo, está estabelecida a necessidade de se indicar uma IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, em caso de descredenciamento ou até mesmo durante o processo.

Ainda de acordo com o Decreto, a organização deve apresentar um projeto de acervo digitalizado. O artigo 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabeleceu um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES seja transportado para um meio digital.

A Portaria também estabelece que essa transição seja feita a partir do uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação no meio digital.

Portaria 315

Em abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, complementar ao decreto 9.235. Ela surgiu em substituição a Portaria 22, entretanto não foram feitas grandes alterações.

A Portaria 315 determina a criação de uma Política de Manutenção e Guarda de Acervo Acadêmico por parte das instituições. Com ela, surge a necessidade de aplicar o Plano de Classificação de Documentos, para organização de documentos físicos e digitais, e também a Tabela de Temporalidade Documental, que assegura a prescrição legal e administrativa dos arquivos nas fases em que se encontram (corrente, intermediário e permanente).

Webinar Acervo Acadêmico Digital

Como a nova portaria foi publicada em abril de 2018, agora as IES tem até abril de 2020 (24 meses) para implementar o acervo acadêmico digital.

Como se preparar e fazer a transição para o digital?

O prazo para adequação ao acervo acadêmico digital é perfeitamente viável — basta recorrer a bons fornecedores, e ter um projeto consistente de treinamento e migração. No entanto, como fazê-lo? Qual a melhor forma de se preparar levando as dificuldades orçamentárias em consideração?

Primeiramente, é essencial desenvolver um planejamento que contemple todas as etapas da modificação. Um bom começo é listar os processos envolvidos, quais demandas eles exigem, quais recursos serão necessários e os métodos a serem utilizados.

Também é necessário criar um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar uma Política de Segurança que proteja o acervo acadêmico em sua totalidade. Seria ideal se esse grupo também ficasse atento a todos os requisitos legais, tomando as medidas para que sejam devidamente cumpridos.

Feito isso, há a necessidade de contar com um suporte tecnológico efetivo, que possibilite realizar o procedimento sem oferecer riscos aos documentos. Afinal, é preciso respeitar as determinações do Decreto, garantindo totalmente a integridade do acervo.

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de documentos?

O cuidado com os documentos se reflete em outros processos administrativos da instituição de ensino. Pode-se dizer, inclusive, que uma documentação preservada e organizada é um dos pontos-chave para fazer uma boa gestão em todos os sentidos.

Um documento, afinal, quase sempre se configura como o registro oficial de algo. A informação por ele armazenada muitas vezes não consta em outras documentações. Desse modo, eles cumprem um papel central na rotina administrativa de uma IES.

O que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve ter?

Antes de tudo, é preciso entender que a digitalização do acervo acadêmico é uma mudança complexa e sensível, que causa um grande impacto na IES.

Dificilmente uma equipe de desenvolvimento de uma IES conseguirá fazer a migração sozinha no prazo estipulado. Sendo assim, o ideal é buscar um fornecedor confiável, com experiência em soluções de gestão acadêmica e conhecimento da legislação brasileira. Confira alguns requisitos que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve cumprir:

  1. capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  2. forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
  3. um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  4. utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Quais são as vantagens do acervo acadêmico digital?

Além da questão da adaptação à mudança que é vista na própria sociedade e do cumprimento das determinações regulatórias, a digitalização do acervo traz uma série de benefícios para a IES.

Um dos mais relevantes é a redução dos grandes volumes de papel. Isso facilita inúmeras atividades relacionadas aos documentos, como produção, trâmites burocráticos, acesso, uso e armazenamento. Assim, é possível agilizar fluxos e tomadas de decisão.

Em virtude desse fator, o tempo de espera no atendimento tende a diminuir. Como consequência disso, a retenção de alunos pode aumentar, já que a agilidade para resolver problemas tem um peso considerável nos índices de satisfação.

Por causa da transição e das demandas que ela cria, torna-se viável promover uma integração total de documentos, dados e informações com os outros sistemas utilizados pela instituição. Outras vantagens que merecem destaque são:

  • possibilidade de acesso instantâneo às informações;
  • eliminação do risco de extravio;
  • aumento da segurança;
  • otimização dos espaços físicos destinados ao armazenamento.

Enfim, o acervo acadêmico digital, além de obrigatório, é uma realidade de suma importância para o contexto educacional do país. Além de benéfica por várias razões, a transição atende a uma necessidade social cada vez mais pertinente.

Webinar Acervo Acadêmico Digital

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