Gestão de mensalidades: veja como fazer de forma eficiente!
Quando consideramos o gerenciamento financeiro de instituições de ensino, a gestão de mensalidades é um dos pilares desse processo. Afinal, o controle sobre o fluxo de entrada de receitas é essencial para o planejamento escolar, o desenvolvimento de projetos e investimentos em infraestrutura.
Com isso, é natural que o gestor financeiro busque soluções para otimizar esse processo e garantir que os clientes permaneçam em dia com o pagamento das mensalidades. Por isso, decidimos explorar esse tópico e mostrar as melhores práticas de gerenciamento. Continue lendo para conhecer mais!
Como funciona a gestão de mensalidades?
Mensalidades escolares são consideradas pagamentos recorrentes, ou seja, a partir da matrícula do aluno, será esperado o pagamento mensal dessa conta. Para garantir o sucesso dessa rotina, é fundamental que as instituições de ensino criem mecanismos voltados para a prevenção de atrasos e inadimplência.
Na prática, esse é um processo que deve ser aplicado nas interações com os clientes de forma periódica, não somente quando a mensalidade já está em atraso. Isso inclui desde a conscientização até incentivos para pagamento antecipado.
Como tornar a gestão de mensalidades mais eficiente?
O objetivo da gestão de mensalidades é minimizar a inadimplência que pode causar prejuízos financeiros para a instituição. Nós entendemos a importância de manter um relacionamento positivo com os clientes, porém, não há espaço para enfrentar um sufoco financeiro.
Pensando nisso, listamos algumas iniciativas que podem ser implementadas no ambiente escolar.
Crie um cadastro de clientes
Um dos aspectos mais importantes na cobrança de inadimplentes é manter um registro preciso dos dados cadastrais. Em primeiro lugar, um cadastro de endereço físico e e-mail garante que os boletos sejam enviados corretamente.
Além disso, caso seja necessário fazer a cobrança de mensalidades em atraso, os comunicados e lembretes também serão encaminhados ao destinatário corretamente. Por isso, a nossa recomendação é centralizar essas informações em um sistema e fazer atualizações periódicas.
Monitorar os recebimentos
Essa deve ser uma prática diária de verificar as entradas de recursos decorrentes de mensalidades recebidas. Inclusive, já existem ferramentas bastante acessíveis que automatizam esse processo.
Ao criar esse controle é possível identificar padrões de comportamento do pagamento, o que ajuda a antecipar quando a inadimplência pode ocorrer. Uma prática também muito utilizada é diversificar as formas de pagamento com o intuito de oferecer mais comodidade aos clientes e, com isso, evitar atrasos.
Envie lembretes de cobrança
Essa prática é chamada de régua de cobrança. A instituição de ensino estabelece um fluxo de comunicações, por e-mail ou telefone, feito em intervalos periódicos.
Em um primeiro momento, o objetivo é enviar lembretes avisando que a data de vencimento está se aproximando. Caso o pagamento não seja identificado após o vencimento, entramos na fase de cobrança até a quitação do débito.
Por fim, todas essas ideias podem ser aprimoradas por meio da automação de atividades com o uso de sistemas desenvolvidos para o ambiente escolar. O que propomos é aliar a gestão de mensalidades e a tecnologia para alcançar resultados cada vez melhores.
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