o papel de um sistema de gestão acadêmica

Ensino: o papel de um sistema de gestão acadêmica na atividade-fim de uma IES

Se você já nos acompanha aqui no blog, sabe que sempre abordamos como um sistema de gestão acadêmica pode simplificar as práticas e processos das instituições de ensino superior (IES). Mas talvez você ainda não tenha percebido o quanto um sistema de gestão acadêmica impacta a relação ensino-aprendizagem.

Esse paradigma nos levou a refletir e, a partir de algumas conclusões, a elaborar este artigo.

Queremos mostrar, aqui, como a gestão acadêmica com a secretaria automatizada pode ajudar a gerar uma experiência mais enriquecedora para o aluno e auxiliar na construção de uma aprendizagem valorosa e realmente significativa.

Vamos lá?

A ensino como atividade-fim de uma IES

As IES são organizações complexas por natureza, que demandam uma série de recursos, práticas e processos para funcionar, além da ação coordenada de vários atores. Quando todos esses elementos funcionam em harmonia, a instituição pode ser comparada a um organismo saudável.

Os alunos aprendem, a comunicação flui, os departamentos funcionam de forma integrada, o financeiro está sempre em dia e os fluxos de processos são bem claros.

Quando algo não vai bem, no entanto, e esse organismo começa a apresentar falhas, o ensino como um todo é prejudicado. O desafio é que, na correria do dia a dia, é comum que gestores passem a enxergar o ensino como efeito colateral desse funcionamento, e não como seu foco, seu propósito principal.

Torna-se fundamental, portanto, garantir que a experiência intelectual, profissional, social e comportamental do aluno esteja no epicentro da IES. Pensando nisso, listamos algumas dicas de como a adoção de um sistema de gestão automatizado pode ajudar nesse sentido!

1. Tecnologia e empoderamento

Uma das questões que mais agrega valor à experiência dos alunos é a possibilidade de o aluno acompanhar sua rotina acadêmica e interagir com a IES de forma ágil e sem entraves. Ter acesso às informações do curso, do departamento e ver o próprio desempenho a cada semestre na tela do computador ou smartphone implica no empoderamento estudantil.

O aluno percebe esse diferencial a partir do momento em que não precisa mais se deslocar até a instituição para verificar sua performance; ou ao solicitar serviços e documentos e recebê-los sem demora ou burocracias; e ao resolver pendências do conforto de sua casa.

Um sistema de gestão acadêmica leva ao aluno essa praticidade de acesso durante toda a graduação, garantindo celeridade e uma comunicação limpa, sem obstruções.

2. Otimização de processos

Já falamos sobre a importância de implementar uma gestão por processos em sua IES. O fato é que, com uma gestão automatizada, todos os processos e fluxos acadêmicos são otimizados, o que torna o funcionamento da IES e sua relação com o alunado muito mais dinâmica. Com a adoção desse sistema, o foco deixa de ser as práticas manuais e os caminhos burocráticos e passa a ser o estudante e sua aprendizagem.

Isso permite a gestores e professores dedicar seu tempo no que importa: na interpretação de dados e projeção de iniciativas para aumentar o aprendizado, e não em sua geração.

Mas quais sistemas existem e como eles funcionam?

Bem, o Lyceum, que é o sistema de gestão acadêmica utilizado por IES renomadas, centraliza todas essas facetas do funcionamento acadêmico, controlando variáveis como carga horária dos colaboradores, emissão de serviços, lançamento de prazos, notas e faltas, além do desempenho estudantil e atividades complementares.

3. Produção de informações e monitoramento

Como mencionamos, para que a IES nunca perca de vista sua atividade-fim, é essencial que os gestores estejam livres para interpretar os dados e transformá-los em informações e embasamento para ações futuras. Não adianta ficar “apagando fogo” o dia inteiro e não ter tempo para pensar e projetar melhorias, para tomar medidas proativas, certo?

Um sistema de gestão acadêmica dá aos gestores e diretores tempo e ferramentas para que eles foquem na análise situacional e elaboração de ações. Como os processos passam a ser automatizados, uma grande quantidade de dados é gerada, embasando a tomada de decisões e possibilitando a detecção de entraves em sua fase gestacional.

E não estamos falando apenas de dados soltos, mas de informações, gráficos e comparativos, de relatórios que permitem uma visão mais ampla da IES e da situação de seu corpo estudantil.

Assim como os gestores, os professores também têm acesso a esse conjunto de informações estratégicas e quantificáveis sobre suas turmas. Isso torna possível monitorar a absorção de matérias e conteúdos e comprovar, na prática, quais abordagens estão funcionando e quais não estão.

4. Financeiro em dia

Outro ponto positivo de um sistema de gestão acadêmica é a celeridade e a transparência do financeiro da instituição. Geralmente, há uma integração entre os diagnósticos acadêmicos e histórico financeiro, permitindo que ambos, gestores e alunos, monitorem a situação coletiva e individual.

Aos alunos, é permitido que negociem suas dívidas diretamente com o sistema, projetando pagamentos e condições, sem esperar pela intervenção de algum departamento. Tudo é automatizado para lhe dar opções, poder de escolha e rapidez.

Além disso, os estudantes podem tirar suas dúvidas sobre mensalidades e outras cobranças!

Assim, é criado e cultivado um ambiente físico e virtual de proativismo, em que ambas as partes (IES e alunos) têm o poder de analisar e resolver quaisquer entraves o mais rápido possível.

Os benefícios de um sistema de gestão acadêmica

Como você pôde notar, a adoção de um sistema de gestão acadêmica vai beneficiar sua IES em várias frentes, garantindo uma experiência de aprendizagem mais significativa para o corpo discente.

Um receio que muitos compartilham, entretanto, é que esse sistema substitua o trabalho humano e pessoal. Mas tenha em mente que isso não acontece. Um sistema de gestão automatizado não substitui o trabalho humano, na verdade, ele maximiza sua eficiência.

Ele facilita a ação humana e dá os instrumentos necessários para que gestores e colaboradores, de maneira geral, ajam cada vez mais de forma precisa e eficaz. Também permite que alunos consigam monitorar, mais de perto, sua performance e resolver pendências financeiras de maneira autônoma.

Quer saber mais sobre o que um sistema de gestão acadêmica pode fazer por sua instituição? Então, entre em contato conosco. Vamos esclarecer suas dúvidas com muita satisfação!

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