Boas práticas de gestão em EAD

Com o surgimento e a consolidação do ensino a distância (EAD), as práticas de gerenciamento educacional têm sido continuamente readequadas. Com essa nova forma de ensinar, é necessário que o gestor mude sua concepção sobre gestão pedagógica e, consequentemente, adapte suas atividades de acordo com as especificidades inerentes à gestão em EAD.

Entretanto, todo processo de adaptação enfrenta obstáculos que exigem desenvoltura e quebra de paradigmas de quem está na linha de frente. Pensando nisso, preparamos este conteúdo, que vai contar tudo o que você precisa saber para ser um modelo de gestão em educação a distância. Se interessou? Então, aproveite a leitura!

O diferencial do ensino a distância

A modalidade de ensino a distância quebrou inúmeras barreiras e permitiu ao estudante ter acesso a um ensino de qualidade, sem a necessidade de estar no mesmo local e horário que o professor. Porém, essa forma de estudo criou outras demandas diferenciadas, o que exigiu que inúmeros processos fossem reformulados e, consequentemente, fossem criados recursos para atender a essas necessidades.

O aluno ganhou mais autonomia e facilidade para imprimir boletos, consultar extratos financeiros, se matricular e montar a própria grade de aulas. Por sua vez, outras funções próprias da instituição tiveram a forma de execução adaptadas: negociar pendências, lidar com reclamações e resolver problemas pedagógicos, entre outras formas de atendimento ao aluno.

Todos esses processos foram modificados, de forma que a direção institucional passou a enfrentar novos desafios, sobretudo, na agilidade e na resolutividade de problemas. Quando uma instituição de ensino superior (IES) tem fragilidades na integração das suas diversas áreas, essas falhas são evidenciadas na modalidade de EAD, o que configura outro obstáculo a ser superado pela gestão.

Nesse sentido, certos fatores são diferenciais competitivos na hora de ofertar cursos a distância. A disponibilização de recursos, a capacitação dos docentes, o preço e o reconhecimento da IES são aspectos que definem a escolha do estudante. É preciso ter foco na experiência do aluno, na qualidade do ensino e na eficiência dos processos, para captar mais alunos e garantir a permanência deles nessa modalidade.

Os pilares da gestão em EAD

De modo geral, para uma boa gestão na educação a distância, o diretor não deve perder a perspectiva pedagógica nas suas decisões, ainda que o EAD tenha suas particularidades. É necessário um planejamento estratégico específico para esse tipo de oferta, com uma reestruturação robusta de processos administrativos, estruturais e pedagógicos. Entenda melhor a seguir.

Gestão administrativa

Entendida como a parte mais burocrática, a gestão administrativa trata de processos gerenciais que servem como base de apoio para o funcionamento da IES nas outras frentes, como a estruturação do EAD e as políticas pedagógicas da instituição. No caso da educação a distância, é preciso ter um ponto de referência institucional que norteie o planejamento, a implementação e a execução da nova modalidade de ensino, seguindo os critérios de gestão e políticas institucionais.

A ideia é que a implementação do EAD esteja alinhada com o plano de desenvolvimento institucional (PDI), conforme as definições do Ministério da Educação. O gestor deve contar com indicadores de desempenho e métricas objetivas, para avaliar a instituição e acompanhar a execução do ensino a distância e os resultados obtidos, além do impacto orçamentário e da viabilidade financeira do projeto.

Os sistemas de gestão oferecem um suporte essencial aos processos administrativos. Com eles, os gestores dispõem de funcionalidades que apoiam o aluno em todas as etapas da sua trajetória acadêmica, desde a matrícula até a formação. Isso facilita a vida do gestor, que tem mais acesso à informação e mais autoridade nas tomadas de decisões, com dados reais e objetivos.

Existem algumas atribuições específicas da gestão administrativa. Confira quais são as principais.

Viabilizar a implementação do EAD

Cabe ao gestor organizar uma boa equipe, com pessoas interessadas no sucesso do projeto e que entendam a importância dessa inovação para o desenvolvimento institucional, para engajar todos os colaboradores da IES no projeto. O gestor também deve investir na capacitação dos professores de acordo com essa nova perspectiva pedagógica, assim como estudar os melhores sistemas e recursos tecnológicos que viabilizam a execução fluida do projeto.

Delegar papéis estratégicos

Com diversos desafios, em inúmeras frentes da gestão acadêmica, o gestor tem a opção de descentralizá-la no âmbito da EAD. Com as diferenças entre o ensino presencial e a distância, um coordenador desempenha papéis importantes, dando suporte à gestão global da instituição. Entre essas atribuições, está a avaliação estrutural da plataforma, verificação da qualidade das aulas e seleção de docentes.

Definir o projeto pedagógico

É importante ressaltar que ministrar aulas presenciais é completamente diferente das aulas a distância. Sendo assim, é importante rever a metodologia, desde a interação dos professores com os alunos por meio de chats em tempo real ou fóruns de discussão, monitorias, avaliações e até aulas interdisciplinares.

Para isso, é indispensável utilizar um ambiente virtual de aprendizagem (AVA) com recursos que atendam às necessidades dos professores e dos estudantes.

Fazer a gestão de pessoas

Faz parte dessa atribuição selecionar professores e funcionários estratégicos, tanto do ponto de vista pedagógico quanto gerencial. De nada adianta contratar professores que são referência na área de atuação, mas que não conseguem adaptar sua metodologia para cursos a distância, ou coordenadores que não oferecem uma perspectiva desafiadora nas tomadas de decisões.

Estabelecer a cultura organizacional

Diz respeito à forma como a instituição lida com os problemas, tanto dos estudantes quanto internos à instituição:

• pendências financeiras;
• evasão de alunos;
• comunicação institucional;
• estratégia de marketing;
• políticas pedagógicas;
• inclusão;
• sustentabilidade e relevância das ações para a sociedade e para a comunidade acadêmica.

Gestão estrutural

Assim como a gestão administrativa cuida do funcionamento burocrático da instituição, a gestão estrutural trata dos meios pelos quais esses processos acontecem. Isso engloba os mais diversos aspectos, desde as instalações físicas da instituição, passando pelas condições de trabalho, até as plataformas de gestão e os AVAs.

No sentido estrutural, existem três peculiaridades inerentes à educação a distância que exigem atenção do gestor: os ambientes virtuais, o armazenamento em nuvem e a comunicação.

Os ambientes virtuais de aprendizado

Os AVAs são locais em que o professor e os alunos constroem o conhecimento, compartilhando e discutindo conteúdos em fóruns, chats e mensagens diretas, além das videoaulas.

É preciso que o AVA tenha uma estrutura de suporte aos processos de ensino, já que ele é o principal meio pelo qual acontece o EAD, sendo determinante para a satisfação do aluno com a instituição: interatividade, disponibilização de recursos, materiais para download e facilidade de uso das ferramentas são essenciais.

O armazenamento em nuvem

Esse tipo de sistema funciona sem a necessidade de instalação no computador — ou seja, todas as informações ficam armazenadas em um servidor remoto, podendo ser acessadas pelo navegador de internet de qualquer dispositivo —, desde que a pessoa tenha permissão.

Além de mais seguro, esse método de armazenamento é mais flexível, conforme as necessidades dos usuários, bem como é mais barato e mais fácil de ser acessado, podendo ser utilizado até pelo smartphone.

A comunicação com o público

Como os alunos estão geograficamente distantes da instituição, os meios de comunicação devem ser claros e efetivos, com espaço para o diálogo bilateral na plataforma, e com um funcionário sempre disponível para atender o aluno. Essa ferramenta é essencial para promover a democratização da IES e implantar uma gestão mais participativa, focada na qualidade do ensino e da experiência do aluno.

Com o crescimento da educação a distância, a estruturação do serviço é uma área que exige muita atenção do gestor, e pode ser definitiva para o sucesso ou o fracasso da implementação do projeto. É importante que o foco do projeto seja na melhoria dos processos institucionais, e que a equipe de TI não fique responsável somente por “apagar incêndios”.

O grande diferencial do sistema de gestão educacional Lyceum é justamente este: uma plataforma estruturada, personalizável de acordo com as necessidades da instituição, e qualificada, que garante o funcionamento da EAD sem impactar negativamente a rotina gerencial da IES. Assim, o gestor consegue focar o que realmente importa, enquanto a manutenção e o aperfeiçoamento da ferramenta ficam a cargo do fornecedor.

Gestão pedagógica

Esse pilar está intrinsecamente ligado à atividade-fim de uma IES. Aqui, o gestor cuida de como se dá todo o processo de ensino a distância sob o ponto de vista pedagógico: formação e qualificação do professor, metodologia de ensino, gerenciamento do tempo e funcionalidades da plataforma.

O gestor deve ter sempre em mente a perspectiva do aluno e do professor, tanto para engajamento (porque a taxa de evasão é alta na EAD) quando fluidez dos processos educacionais. Para que a gestão seja eficiente nas questões pedagógicas, alguns fatores são determinantes para o sucesso do projeto. Veja quais são.

Autonomia do aluno

Quando o aluno busca um curso a distância, sua expectativa é a de que lhe ofereça protagonismo. Ele deve desempenhar as atividades quando for mais conveniente, onde ele quiser, e seguindo seu próprio ritmo. Essa independência é um dos atrativos da EAD, mas, ao mesmo tempo, é decisiva para as altas taxas de evasão.

Engajar os alunos pode ser difícil, já que não há a vivência dentro do ambiente acadêmico físico. É mais difícil a formação de elos de amizade, da mesma forma que a relação de confiança entre professor e aluno é mais difícil de acontecer.

O EAD atrai os alunos, mas a retenção ainda é baixa. Os AVAs aliados a análise preditiva de evasão são a melhor maneira de contornar essa adversidade, mas devem dar abertura para o diálogo, para o atendimento individualizado, dar acesso à informação para o aluno e permitir agilidade na resolução de problemas.

Qualificação do corpo docente

Muitos professores são referência em suas áreas de atuação, mas estão engessados nos modelos mais tradicionais de ensino. Aqui, cabe ao gestor investir estrategicamente no aperfeiçoamento e na preparação desse profissional para atuar na modalidade, enquanto expande a sua percepção sobre ensino e aprendizado.

É comum que o professor passe mais tempo planejando suas aulas do que propriamente lecionando, devido aos recursos como videoaulas, slides e roteiros de aula, que devem ser adaptados.

Alinhamento institucional

Da mesma forma que o professor deve estar ciente das especificidades da metodologia a distância, ele precisa compreender o contexto institucional no qual ele está inserido. Uma IES que está atenta às tendências do meio acadêmico normalmente modifica e redesenha alguns processos em prol do desenvolvimento, o que acaba impactando a atividade dos professores.

As políticas institucionais devem sustentar essas transformações, assim como a comunicação interna da instituição deve favorecer o engajamento de todos os profissionais, tanto professores quanto operacionais.

Aspectos críticos para o sucesso da gestão em EAD

Devido às particularidades desse modelo de ensino, alguns elementos são essenciais para o bom funcionamento institucional do ensino a distância. Nem sempre são fatores inéditos ao modelo presencial, mas a forma de serem executados é diferente sob o ponto de vista gerencial. Confira os principais.

Planejamento

A dinâmica de ensino e aprendizado a distância deve estar de acordo com a missão, a visão e o desenvolvimento contínuo da instituição. Desde o investimento em tecnologia até a qualificação e o engajamento dos funcionários, tudo deve ser pensado para agilizar os processos e facilitar a vida dos envolvidos.

O gestor deve ter uma liderança forte no período de adaptação e se preparar para possíveis adversidades e resistências, já que a implantação do EAD causa mudança nos processos operacionais da instituição.

Institucionalização

O EAD ainda é visto por grande parte da sociedade como secundário, quando comparado com cursos presenciais. Isso se dá pelo fato de que um curso a distância é financeiramente mais viável, tanto para o aluno quanto para a instituição. Com isso, fica a falsa impressão de que a qualidade do EAD é inferior, e que um diploma adquirido pela internet tem menos prestígio do que o presencial.

Para desmistificar essa visão e quebrar possíveis resistências, cabe ao gestor se dedicar para garantir um ensino de qualidade aos estudantes. Legitimar o ensino a distância por meio da aptidão e da empregabilidade dos estudantes é a contribuição mais valiosa, e promove a mudança de perspectiva genuína, além de agregar mais prestígio à modalidade.

Gestão de pessoas

Aqui, a política institucional deve estabelecer o ambiente colaborativo, tanto entre funcionários quanto entre professor e aluno. Seja na transformação das relações pedagógicas, seja no processo de adaptação dos funcionários e docentes, o gestor deve difundir a importância da EAD para a instituição, os benefícios para os funcionários e a importância do aprendizado também para o corpo docente.

Gestão financeira

Para implantar o EAD, não basta contratar um sistema — é preciso pensar no investimento de forma estratégica e inteligente, bem como no tempo que levará até que ele dê retorno.

Além disso, a qualidade do ensino está diretamente ligada à questão financeira. Muitos alunos abandonam a instituição por insatisfação com a qualidade das aulas, dos materiais e do AVA. Daí vem a importância de não só cortar gastos, mas sim fazer a gestão financeira inteligente em recursos tecnológicos, infraestrutura, corpo docente e acessibilidade.

Marketing e captação

Assim como o modelo de educação deve ser adaptado para a EAD, apostar na publicidade tradicional pode não ser a melhor estratégia para aumentar a captação de alunos na sua IES. É preciso rever essas práticas e aproximar a instituição do seu público, não só na linguagem, como também na escolha das mídias sociais.

O marketing digital é uma grande tendência na de marketing nas instituições, pois ele insere a instituição no cotidiano dos alunos. Alavancar a presença online da instituição é uma prática de gestão extremamente efetiva e completamente coerente dentro do cenário de expansão tecnológica das IES.

Gestão de polos em EAD

Outra prática comum entre as IES é a fusão, ou a aquisição de outras unidades de ensino, para a formação de redes educacionais. Esse crescimento busca alavancar o alcance da instituição, tornando-a referência no ambiente acadêmico por meio da qualidade do ensino e da eficiência gerencial.

Aqui, os sistemas de gestão são ferramentas indispensáveis na administração das várias unidades, já que o gestor tem mais acesso às informações e aos indicadores de desempenho de cada polo. A autoridade administrativa é primordial, principalmente, ao levar em conta que a unificação causa um aumento na complexidade da gestão, já que cada polo tem cursos específicos, com metodologias pedagógicas diferenciadas.

Para isso, é essencial que o sistema de gestão esteja apto a desenvolver esse trabalho, e que leve em conta as especificidades de gerenciar múltiplos estabelecimentos, oferecendo ferramentas que facilitem a vida do dirigente. As modificações que a gestão de polos causa nas relações entre a instituição e o aluno, na estrutura de atendimento, nos processos financeiros e até na própria ideia de turma devem ser contempladas pelo sistema.

Os diferenciais necessários para o sistema de gestão

Neste artigo, você viu quais são as principais práticas às quais um diretor deve dar atenção ao se aventurar pela gestão em EAD. Essa modalidade de ensino abre muitas portas para o aluno e para a instituição, mas deve ser planejada e contar com uma estrutura que dê suporte ao bom funcionamento do serviço. Você já deve ter percebido como os sistemas de gestão são imprescindíveis nesse sentido.

O grande diferencial do sucesso ou do fracasso do EAD nas instituições está nas funcionalidades e na estabilidade do sistema de gestão. Desde o primeiro contato do aluno com a IES, o sistema estará presente, pois é por meio dele que será feita a matrícula e o gerenciamento das aulas que serão ministradas. É nele que se dará a rotina do aluno durante a sua trajetória acadêmica, seja em cursos de graduação EAD, seja em MBA ou até cursos livres.

É essencial que o aluno não tenha que se deslocar até uma unidade para executar serviços ou operações, como o acompanhamento e atualização da situação financeira. Além disso, o sistema deve suportar o carregamento de materiais didáticos que serão utilizados nas aulas, para que o aluno faça um download seguro por meio de qualquer dispositivo que ele utilizar para estudar, incluindo seu smartphone.

Por fim, a gestão deve ser o outro núcleo desse sistema, ao lado dos processos pedagógicos. Ele deve ser intuitivo e permitir que o gestor personalize a visualização dos dados em uma tela customizável. Também é indispensável centralizar as informações no caso da gestão dos polos. Por exemplo, é necessário ter uma visão do desempenho de cada unidade, além de emitir relatórios de fácil visualização, com gráficos e dados consolidados.

Nesse sentido, o Lyceum é a opção mais robusta de sistema de gestão, oferecendo ferramentas que auxiliam desde o funcionário operacional até a alta gestão. Assim:

• os mantenedores têm acesso a relatórios de desempenho financeiro para tomar decisões com mais autoridade;
• os professores executam as tarefas diárias, sem perder tempo dando voltas pelo sistema;
• os gestores automatizam processos e diminuem custos.

Ser o responsável pela gestão em EAD é uma tarefa árdua. São muitas especificidades do ponto de vista administrativo, estrutural e pedagógico, que requerem habilidade e desenvoltura do gestor para coordenar todo o processo de adaptação à nova modalidade de oferta. Do mesmo modo, pontos críticos como a forma de comunicação, a administração financeira e até a captação de alunos são diferentes na educação a distância.

Para isso, os sistemas de gestão são ferramentas indispensáveis. Com o perfil diferenciado do estudante a distância e as inúmeras frentes de gerenciamento, o sistema deve ser estável, seguro e robusto no fornecimento de informações e na estruturação das aulas. O Lyceum conta com tecnologia madura e aparece como a principal opção de ferramenta gerencial para instituições de ensino.

Agora que você já sabe quais são as melhores práticas de gestão em EAD, está na hora de entender as particularidades dos sistemas gerenciais. Confira nosso webinar sobre redução de custos com o uso de um sistema de gestão em nuvem e veja por que esse é o um investimento com ótimo retorno para a sua IES!