Como Saber se a Minha Instituição está Adequada ao eSocial?

Mudanças no campo da educação acontecem constantemente. A BNCC e o Novo Marco Regulatório do Ensino Superior exemplificam isso muito bem. Por mais benéficas e necessárias que sejam, essas alterações, muitas vezes, demandam uma adaptação por parte das instituições de ensino. Nesse contexto, vale destacar a utilização do eSocial nessas instituições.

Levando isso em consideração, preparamos este texto para mostrar como a rotina pode ser otimizada com o eSocial em instituições de ensino (IE). Leia o conteúdo até o fim para saber mais a respeito desse tema tão relevante!

O que é eSocial e como se preparar?

Em termos resumidos, ele é um projeto que foi criado pelo Ministério do Trabalho, a Receita Federal, Caixa Econômica Federal e o INSS para unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em todo o Brasil. O eSocial surgiu graças ao Decreto Nº 8.373, de dezembro de 2014.

Seu principal objetivo é substituir gradativamente outras documentações, como RAIS, DIRF, CAGED e SEFIP. Ou seja, a ideia é ocupar o lugar de outras obrigações, que geram grande demanda ao departamento de Recursos Humanos das instituições.

A implantação é feita por meio de um registro em uma plataforma on-line. Assim, é possível submeter os dados de todos os colaboradores, emitir declarações e outros documentos simples.

Qual é a obrigatoriedade do eSocial?

O programa é obrigatório para toda instituição que contratar um colaborador — pessoa física ou jurídica — e tiver qualquer obrigação tributária, trabalhista ou previdenciária em virtude dessa relação. As informações sobre essas obrigações, pela nova imposição jurídica, devem ser enviadas por meio do eSocial.

A regra entrou em vigor no começo de 2018 para empregadores e contribuintes com faturamento superior a R$ 78 milhões. Em 1º de julho desse mesmo ano, ele também se tornou obrigatório para todos os empregadores e contribuintes, independentemente do faturamento anual. Em 2019, a regra se estende às instituições públicas.

Como é a estrutura do eSocial?

O eSocial é composto por 3 categorias de arquivos que precisam ser enviadas ao Governo. São elas:

• eventos periódicos: ocasiões que ocorrem regularmente com os funcionários;
• eventos não periódicos: situações que acontecem com frequência variável;
• tabelas: informações que se repetem ou são utilizadas em vários eventos.

Quais são as principais mudanças trazidas pelo eSocial em instituições de ensino?

Antes de tudo, é válido ressaltar que o eSocial não é uma modificação nas leis trabalhistas ou legislações específicas. Nesse sentido, não se trata de uma obrigação nova, mas sim de uma nova maneira de demonstrar o cumprimento das obrigações já existentes com os colaboradores, tenham eles vínculo empregatício ou não.

Agora, essas exigências serão informadas apenas na plataforma, que foi preparada justamente para atender às necessidades dos diferentes órgãos e entidades de fiscalização, já mencionados anteriormente.

Em 2016, a ABMES (Associação Brasileira de Mantenedoras do Ensino Superior) organizou um evento para debater as mudanças trazidas pelo programa. Uma das participantes, Mardele Eugênia Rezende, gestora de RH e especialista em Direito do Trabalho da Faculdade AAS de Betim/MG, fez importantes considerações sobre o tema.

De acordo com a especialista, “o programa veio para que as leis trabalhistas tenham um cumprimento efetivo“. Ou seja, é mais uma demonstração de como a tecnologia pode ser benéfica para as IES, otimizando processos que vão além da sala de aula e aprimorando a estrutura organizacional como um todo.

Assim como a implantação do acervo acadêmico digital, o eSocial foi formulado com o importante propósito de substituir procedimentos altamente burocráticos e manuais, facilitando assim a rotina das instituições.

Por ser uma novidade, é compreensível que seja necessário um tempo para completar o processo de adaptação. Portanto, quanto antes uma IES se preparar, melhor. Dessa forma, os benefícios proporcionados pela alteração serão sentidos mais rapidamente.

Quais são os impactos causados pelo eSocial?

Adequação dos processos

As IES que não têm uma integração eficaz de seus processos provavelmente terão mais dificuldades para se adaptar às novas regras. Com elas, a automação na área de pessoas se torna uma necessidade.

Para operacionalizar as demandas do eSocial, os responsáveis pela Gestão de Pessoas e Recursos Humanos precisam trabalhar de forma completamente alinhada. Para isso, pode ser interessante contar com o apoio do setor Acadêmico, principalmente se este já estiver habituado à integração, à automação e à utilização de sistemas de gestão.

Praticidade e agilidade

Fato é que o eSocial pode contribuir muito em termos de agilidade e praticidade nas instituições de ensino bem adaptadas às mudanças. Isso é possível graças à unificação dos dados dos funcionários e ao auxílio conferido à escrituração fiscal.

Essas vantagens se tornam ainda mais perceptíveis com o apoio de um software de eSocial. Ferramentas especializadas podem facilitar bastante o procedimento de coleta de dados, fazendo-o a partir de diversas fontes.

Outra alternativa trazida por uma solução do gênero é a integração com o sistema de gestão de pessoas utilizado na instituição, deixando o processo ainda mais rápido e descomplicado. Outro benefício notável trazido por uma plataforma de apoio ao eSocial é a detecção automática de modificações e movimentações.

Vale ressaltar que esse tipo de serviço geralmente possibilita que tudo seja feito na nuvem, isto é, não são necessárias grandes modificações na infraestrutura da instituição.

Redução de custos

Apesar de parecerem irrelevantes, os gastos com papel e outros materiais de escritório tendem a reduzir consideravelmente com a adoção dessa novidade. Pensando na instituição, isso reflete uma real possibilidade de redução de custos, além de ser uma medida com impactos ambientais positivos.

Garantia dos direitos

Essa é uma das consequências mais relevantes ligada à implementação do eSocial. Afinal, o sistema previdenciário se mostra, muitas vezes, como algo complexo aos trabalhadores. Com isso, questões burocráticas acabam dificultando o exercício de um direito garantido por constituição.

A partir da unificação, os setores trabalhistas e previdenciários terão acesso a todas as informações dos colaboradores. Assim, o cumprimento de obrigações e recolhimento de impostos funcionarão de modo aprimorado.

Enfim, os impactos do eSocial em instituições de ensino certamente são positivos. Basta se preparar e aproveitar os benefícios proporcionados pela nova tecnologia.

Para facilitar essa adaptação em sua IES, veja como um sistema especializado pode ajudar.