sistema de mercado

O que é melhor: desenvolver um sistema internamente ou adotar um sistema de mercado?

Produzir uma solução de gestão acadêmica por meio de desenvolvimento interno ou adotar um sistema do mercado? Essa é uma dúvida comum de muitas instituições de ensino superior (IES) e departamentos de TI, já que cada uma dessas opções pode trazer impactos diferentes se adotada.

No entanto, de antemão, já é possível apontar que existem muitas desvantagens em desenvolver e manter internamente o seu sistema de gerenciamento acadêmico, mesmo que isso já esteja sendo feito há alguns anos.

Por outro lado, adquirir um sistema externo pode se provar mais benéfico, especialmente se vier agregado a tecnologias importantes, como cloud computing (computação em nuvem). Para entender melhor o porquê desses dois pontos, acompanhe o que preparamos a seguir!

Quais as desvantagens do desenvolvimento interno de um sistema de gestão acadêmica?

O desenvolvimento interno de um sistema, para qualquer tipo de indústria, é desvantajoso em termos de custo, estabelecimento das melhores práticas e atualização tecnológica.

Utilizando um sistema de mercado, todos esses custos são divididos entre os diferentes clientes e a experiência de trabalhar com empresas distintas leva, ao longo do tempo, ao estabelecimento das melhores práticas.

Há várias desvantagens que a IES assume ao desenvolver seu próprio sistema de gestão acadêmica, além de custos com atualizações, há uma maior dificuldade de adoção de novas tecnologias. Além disso, existem os seguintes pontos:

Menor custo-benefício

Em algumas situações, o Custo Total de Propriedade (TCO), envolvendo manutenção e desenvolvimento, de um novo software de gestão pode aparentar ser menor do que o TCO de aquisição e implantação de um sistema de mercado. Entretanto, se todos os custos envolvidos forem contabilizados, desenvolver para uma única instituição sempre será maior. Deve-se levar também em conta o custo de oportunidade entre implantar algo que já está pronto e testado pelo mercado e aguardar um ou mais anos pelo desenvolvimento interno.

Ao comparar custos, é preciso incluir todos os custos de ciclo de vida da ferramenta, o que abrange melhorias periódicas, criação de novos recursos internos, atualizações legais e técnicas constantes etc.

Considerados esses fatores, em médio e longo prazo manter uma solução desenvolvida internamente certamente irá custar bem mais caro do que comprar, contratar ou licenciar um sistema de mercado. Uma vez que o custo ao longo do tempo é inferior, adotando o software de mercado se ganha competitividade, maior economia e foco na atividade fim.

Falta de cumprimento dos requisitos

Ao desenvolver uma nova solução, o maior e mais importante esforço passa a ser definir o que o sistema deve fazer, isto é, estipular o escopo e a especificação de requisitos. Essa é uma operação que consome tempo e exige o olhar de diversos profissionais especializados, como:

  • arquitetos de soluções;
  • gestores de projeto;
  • analistas de sistemas;
  • designers de interface, entre outros.

Geralmente, o desenvolvimento interno não consegue englobar todos os detalhes necessários para a criação de um bom sistema de gestão acadêmica. Sendo assim, detalhes e aspectos importantes correm o risco de serem esquecidos, podendo ser lembrados apenas na implementação ou durante o uso pelos usuários finais (alunos, professores, coordenadores, gestores e demais colaboradores da IES).

Falta de maturidade da solução

Uma ferramenta de gerenciamento acadêmico de mercado normalmente conta com alto nível de maturidade, já que foi testado e comprovado em vários ambientes ao longo do tempo. Além disso, muitos usuários contribuíram para validar sua estabilidade, além de indicarem implementações de recursos e a adoção de melhores práticas.

Por outro lado, soluções desenvolvidas internamente costumam ter alto risco de problemas, falhas e erros, gerando bugs nos primeiros dias por causa da ausência de maturidade. Também apresentam falta de funcionalidades importantes e podem ter pouca usabilidade.

Ainda, vale ressaltar que na maioria dos casos possuem baixo nível de automação porque são desenvolvidos com base nas necessidades de usuários habituados a processos manuais. A automação elimina muitas atividades e não pode ser planejada espelhando a atividade manual.

Inclusive, é preciso lembrar que um sistema desenvolvido do zero costuma levar alguns anos para se adaptar de forma integral às necessidades e exigências da instituição de ensino — tempo esse do qual a maioria das organizações não dispõe.

Dificuldades com suporte e atualização

Para que funcione adequadamente e esteja sintonizado com as necessidades mutáveis do mercado, uma solução de gestão acadêmica precisa estar em constante atualização. Isso também é importante devido à necessidade de integração com outros sistemas e até para aprimorar seu desempenho.

Quando desenvolvido internamente, esse trabalho fica por conta da equipe de TI da IES. No entanto, para que ele seja positivo e eficiente, é preciso contar com pessoas dedicadas a fazer as adaptações e atualizações. Também é necessário estudar e incorporar os avanços tecnológicos, bem como manter profissionais dedicados ao atendimento de chamados e em fornecer auxílio aos usuários.

Na maioria das situações, o atendimento entregue por uma equipe de um fornecedor de sistema é melhor e mais ágil. Isso porque o desenvolvedor tem a chance de estabelecer previamente níveis de serviços em contrato de acordo com a necessidade de operação da instituição de ensino. E, como mencionado, fica mais barato contar com esse tipo de suporte do que ter profissionais dedicados internamente.

Mais vulnerabilidades

Os sistemas do mercado passam por inúmeros testes, além de funcionarem em várias IES. Isso colabora para que eles sejam mais maduros e seguros.

Em contrapartida, uma solução produzida internamente demandará investimentos mais robustos em segurança da informação. Todavia, enquanto ocorre o seu processo de maturação, ela poderá ficar mais vulnerável e correr riscos.

Dificuldade de migração para a nuvem

Um passo que está sendo dado por muitas organizações é a mudança de seus sistemas para a nuvem. Entretanto, esse processo pode ser custoso. Se fizer um estudo dos gastos para a migração da sua atual solução para a nuvem e compará-lo com as despesas de implantar um sistema de mercado já preparado para esse ambiente, terá grandes chances de descobrir que a segunda opção é mais em conta.

Isso porque essa ferramenta já é, em boa parte das vezes, construída dentro de uma arquitetura adequada para a nuvem de modo a se integrar mais facilmente aos seus requisitos. Caso sua instituição não planeje migrar seu sistema de gestão para a nuvem, ela deixará de obter uma série de benefícios, como maior acessibilidade e redução de custos com equipamentos físicos.

Quais as vantagens de um sistema de mercado?

Acima você deve ter notado as principais vantagens de um sistema de mercado em contraposição às desvantagens de uma solução desenvolvida internamente. Porém, é possível resumir os principais, que são:

  • custo geral menor do que uma solução produzida internamente;
  • construção dentro das melhores práticas;
  • atualização contínua e sintonizada com as principais tendências do mercado;
  • suporte profissional;
  • menor dependência de poucos funcionários da TI. Afinal, se eles saírem da instituição, ela pode passar por dificuldades até conseguir contratar outros que assumam as funções dos primeiros etc.;
  • implementação e customização mais rápida;
  • maior maturidade do software;
  • melhor usabilidade graças às várias IES que adquiriram o sistema da desenvolvedora e o testaram antes.

Como adquirir um bom sistema de gestão acadêmica de mercado?

Para adquirir um bom sistema de gestão acadêmica, é importante ficar atento aos processos que ele automatiza e se pode ser adaptado, de modo adequado, para as necessidades da sua instituição. Veja quais funcionalidades ele deve ter:

  • suporte para os alunos realizarem, através da Internet, a emissão de documentos, matrículas e rematrículas, negociação de dívidas, consultas de situação acadêmica e financeira, entre outras atividades que tornam o atendimento mais ágil e elevam a satisfação deles;
  • automatização de atividades de ensalamento visando otimizar o uso de docentes e espaços físicos, reduzindo custos.
  • apoio para a captação de alunos por meio de portais adequados de captação, que possibilitam a entrada na instituição de maneira fácil e rápida.
  • possibilitar diversos mecanismos de pagamento, colaboração para a diminuição da inadimplência, a pesquisas de satisfação do aluno, suporte para confecção de planos de negociação e ferramentas de controle financeiro.

Como visto, um sistema de mercado pode ser mais vantajoso do que o desenvolvimento interno de um programa. Por isso, vale a pena adotar esse tipo de solução na sua IES. Na dúvida, contrate os serviços de uma consultoria para orientá-lo.

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