Quais as vantagens e desvantagens do boleto registrado para as instituições de ensino?

Tomar boas decisões na gestão acadêmica certamente não é uma tarefa simples. Afinal, é preciso combinar escolhas estratégicas, que possam alavancar o desempenho da instituição. Por isso, cuidar de cada detalhe é uma medida mais do que necessária.

Nesse sentido, trabalhar com o boleto registrado pode representar um grande avanço na otimização dos processos internos da organização ou grande problema, caso a instituição não esteja preparada para trabalhar com ele. Confira, neste artigo, quais são os principais benefícios de utilizá-lo e outras informações relevantes sobre esse tema.

O que é boleto registrado?

Para compreendê-lo, é oportuno compará-lo ao boleto sem registro, que é emitido pelo beneficiário sem que o banco saiba. Nesse caso, o banco só cobra pela taxa de emissão quando o pagamento é feito.

Embora seja a forma mais utilizada atualmente, ela apresenta alguns problemas, como por exemplo, os relacionados ao risco de fraude. Isso acontece por conta do código de barras, que pode ser facilmente alterado por programas mal-intencionados instalados no computador dos usuários no momento da impressão. Ainda vale frisar que, nos casos de inadimplência, o controle sempre é feito pela instituição, pois é como se essa ordem de pagamento não existisse para o banco, já que ela não entrou em seus registros.

O boleto registrado, por sua vez, é validado e reconhecido pelo banco em questão. Sendo assim, o beneficiário deve informar sobre a emissão antes de entregá-lo ao pagador. Ao contrário da modalidade anterior, algumas taxas são cobradas em todas as etapas da transação.

Quais são os benefícios do boleto registrado?

Levando em consideração a norma estabelecida pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban), esse novo sistema de pagamento será implementado de maneira escalonada e obrigatória até dezembro de 2017.

Isso implica, portanto, o fim do boleto que não tem registro. Essa mudança tende a ser algo bastante sensível. Ou seja, é totalmente recomendável contar com o acompanhamento de empresas especializadas, para que não ocorra nenhum problema com a operação dentro dos novos termos.

Em virtude disso, é fundamental conhecer as grandes vantagens que ele pode oferecer e saber aproveitá-las para fazer um planejamento estratégico mais efetivo. Veja, logo abaixo, quais são elas.

Traz maior segurança

O investimento mais alto demandado se justifica pelo acréscimo de segurança para todas as partes envolvidas na operação. Com tudo devidamente registrado, torna-se mais difícil que algo seja fraudado. Além disso, todo o trâmite fica documentado, bem como os dados referentes à alteração de data e afins. A partir disso, as operações permitem consultas posteriores, abrindo a possibilidade para a realização de análises.

Aumenta a comodidade

Com ele, o pagamento vencido pode ser feito em qualquer banco por meio do Débito Direto Autorizado (DDA). Também é possível pagá-lo com uma atualização eletrônica no site do banco emissor, caso ele disponibilize essa opção.

Tais condições representam uma maior comodidade para os alunos, que podem se organizar melhor para evitar atrasos. Isso significa, a longo e médio prazo, um aumento na retenção e no engajamento da comunidade acadêmica.

Facilita a negociação

É mais prático renegociar a dívida de um aluno quando existem registros sobre os atrasos que ele teve com as mensalidades. Também é viável analisar quando eles ocorreram, por quanto tempo duraram e assim por diante. Com isso, a proposição de um novo acordo fica melhor fundamentada.

Uma gestão automatizada na organização deixa esse procedimento ainda mais simplificado, já que todos os processos podem ser acompanhados de perto.

Viabiliza o pedido de crédito

Uma instituição de ensino frequentemente carece de capital de giro para lidar com custos operacionais e afins. Boletos registrados podem ser usados como lastros de crédito perante os bancos. Embora estejam sujeitos à análise, eles ajudam na obtenção de verbas que tenham caráter de urgência, por exemplo.

Reduz os erros no cálculo de encargos

Um boleto que não está registrado está mais sujeito a erros quando multas e encargos de atraso são novamente calculados. Esse tipo de inconveniência só colabora para que exista uma demora ainda maior no pagamento. Sendo assim, o pagamento em duplicidade e outras inconsistências do gênero serão reduzidos.

Otimiza as cobranças

Uma campanha de cobranças embasada em dados concretos tem melhores chances de repercutir de acordo com aquilo que foi planejado. Caso seja automatizada e integrada a outros dados por um mesmo sistema de gestão educacional, melhor ainda.

Quais são as desvantagens do boleto registrado?

O novo processo traz consigo algumas desvantagens em relação ao formato anterior, principalmente naquilo que diz respeito aos custos de emissão e no gerenciamento destes boletos. Abaixo, trazemos algumas considerações e pontos de atenção que você precisa endereçar.

Aumenta os custos de emissão de boletos

Um serviço mais completo, em geral, traz como resultado um preço mais caro. Com os boletos registrados não é diferente. O boleto não registrado não trazia custos associados à sua emissão. Já o boleto registrado pode trazer uma conta bem salgada, caso você não tenha processos e sistemas adequados para operá-los.

O custo do erro ficou mais alto

Quando ocorria um erro no cálculo das cobranças dos alunos com a utilização dos boletos sem registro, bastava a instituição reemitir estes boletos com o valor corrigido. Este processo era sem nenhum custo bancário, somente operacional.

Agora, com os boletos registrados, o processo exige que o boleto antigo seja cancelado e que o novo boleto seja registrado novamente. Isso traz, além de um custo operacional mais alto, um custo bancário que não existia. O banco cobra por boleto registrado ou cancelado. Com isso, o custo deste tipo de erro, antes irrisório, passou a ser bem significativo.

Dificulta as vendas virtuais pelo e-commerce de cursos da instituição

E-commerce de cursos é a modalidade na qual o aluno faz a compra de cursos pela loja virtual da instituição na internet. No e-commerce de cursos, o aluno normalmente faz a compra pelo site e pode efetuar os pagamentos através de cartão de crédito e boleto.

Antes da obrigatoriedade do boleto registrado, quando o aluno optava por pagar com boleto, era emitido um boleto sem registro, o que tornava desnecessária a notificação do banco. Com os boletos registrados, o banco precisa ser notificado no momento da emissão, uma vez que o aluno pode pagar no instante seguinte. Com isso faz-se necessária uma comunicação online entre o site da instituição e o banco.

Além disso, o banco irá cobrar o registro. Caso o aluno desista da compra, o custo da emissão recairá de qualquer forma sobre a instituição. Com os boletos sem registro, como não havia custo de emissão, não havia custo algum nas compras não efetivadas.

Este processo precisa ser redesenhado e reimplementado, uma vez que sua lógica muda completamente a partir das mudanças.

Como fazer uma transição adequada para esse modelo de boleto?

É válido mencionar que, assim como no exemplo do e-commerce citado acima,  as instituições precisarão rever seus processos e terão maiores custos com a emissão de boletos registrados. Diversas são as atividades que exigem o envio desses documentos:

• matrícula;
• rematrícula;
• taxa de ingresso;
• inscrições em processos seletivos;
• acordos;
• solicitação de serviços a terceiros;
• segunda via de boletos vencidos.

Como vimos, há a obrigatoriedade de informar o banco toda vez que uma emissão for realizada. Caso isso não ocorra, não há como efetuar o pagamento. Na prática, isso simboliza um grande aumento na quantidade de tarefas e processos diários.

Para minimizar esses impactos e fazer uma transição segura, é recomendável que a instituição acadêmica disponha de um bom software de gestão.

O mais indicado é procurar por uma ferramenta que tenha funcionalidades desenvolvidas especialmente para o âmbito educacional, oferecendo flexibilidade de acordo com a instituição e os cursos que ela oferece. Utilizando esse tipo de mecanismo, otimizar os processos é uma consequência imediata para qualquer organização.

Dê preferência a um sistema que registre os boletos automaticamente, logo após serem gerados, junto aos bancos. Outra função desejável é a capacidade de distinguir um registro do outro, a fim de contornar a inadimplência e a evasão. Assim, um boleto só é registrado a partir da solicitação do aluno, colaborando para o controle das emissões.

Portanto, apesar de o boleto registrado ter sido implementado como uma forma de facilitar a relação entre as instituições de ensino e a comunidade acadêmica, ele traz inúmeras modificações na lógica de funcionamento dos processos de faturamento e cobrança. Recomendamos que a transição para esse modelo seja feita com o apoio de especialistas.

Se você deseja saber mais sobre esse assunto, entre em contato conosco. Teremos um imenso prazer em lhe ajudar!