O que é um diagnóstico de gestão acadêmica?

Com o aumento da competitividade e o avanço tecnológico, existe uma grande oferta de serviços diversificados e de qualidade em todas as áreas. Qualquer organização que deseja se destacar e prosperar precisa buscar formas de otimizar o uso de seus recursos a partir do reconhecimento de suas potencialidades e falhas.

Isso não é diferente na gestão acadêmica. A mudança de hábitos da população jovem e as mudanças na forma de ensino e aprendizagem exigem que os gestores da área de educação façam o diagnóstico organizacional de sua instituição para identificar o que precisa melhorar para alunos, professores e funcionários.

Mas afinal, o que é diagnóstico organizacional? Como ele é utilizado na gestão acadêmica? Acompanhe o post para saber!

O que é diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é uma ferramenta de gestão utilizada para investigar e identificar os problemas existentes dentro de uma organização. Em outras palavras, determinar a “saúde” daquela organização.

Esse método pode focar na visão da organização como um todo ou nas particularidades de cada departamento. É considerado como uma “radiografia” da situação atual, seus sistemas informação, métricas de gestão, políticas, organização, procedimentos e métodos.

O diagnóstico organizacional tem o objetivo de fornecer uma base para a formulação de estratégias para o alcance de metas e objetivos institucionais, a fim de otimizar os processos e trazer competitividade.

Como é feito?

É importante que o diagnóstico seja feito por um grupo de profissionais especializados na área, que não façam parte da instituição, isto é, não participem dos processos atuais e das tomadas de decisão. Isso garante que todo o processo seja feito de forma isenta, imparcial e fidedigna.

A análise deve considerar o ambiente no qual a instituição está inserida e as possíveis variáveis que a afetam, para entender seus pontos fortes e fracos.

Os quatro passos básicos do diagnóstico organizacional são:

• Formulação de uma hipótese de problema (identificação das possíveis falhas da instituição que surgem devido à desestabilização de suas forças);
• Captação de informações sobre o problema (coleta de dados relevantes para o seu entendimento);
• Análise das informações (confrontar dados identificados e compará-los); e
• Formulação do diagnóstico (organização dos resultados obtidos).

Quando deve ser feito?

Não é preciso esperar que um problema aconteça para se realizar um diagnóstico organizacional. Muitas vezes a própria instituição não tem conhecimento dos próprios problemas.

O diagnóstico pode ser feito no início da formação da instituição ou também em instituições que desejam rever sua forma de gestão para ganhar produtividade e competitividade.

Além disso, pode ser utilizado para o diagnóstico e solução de problemas pontuais dentro de determinadas áreas da instituição.

Qual é a importância do diagnóstico organizacional?

Realizar o diagnóstico organizacional da instituição não só ajuda na resolução dos problemas de gestão, como também ajuda no levantamento minucioso de suas principais características: forças, fraquezas, potencialidades, oportunidades e ameaças.

A análise feita durante esse processo pode servir de base para todas as tomadas de decisão dentro da instituição, até que um novo diagnóstico seja formulado.

Quanto antes esse diagnóstico for feito, melhor para a própria instituição e para a comunidade acadêmica, representada principalmente pelos alunos. Problemas ou ameaças forem identificados no início, têm solução mais simples em relação àqueles problemas que ganham escala e trazem grande impacto no funcionamento institucional.

O diagnóstico organizacional traz diversos benefícios para as instituições, pois:

• Traz à tona o real estado no qual a instituição se encontra, com um diagnóstico preciso e imparcial;
• Identifica as áreas nas quais é preciso fazer maiores investimentos e as que já estão com processos mais maduros;
• Avalia os recursos humanos e suas qualificações;
• Identifica pontos de intervenção urgente e outros que podem ser trabalhados no futuro;
• Cria uma base para o desenvolvimento de indicadores de qualidade e produtividade dentro da instituição; e
• Indica e fornece ferramentas para soluções adequadas e tangíveis.

O gestor deve ter a consciência de que o processo de diagnóstico e mudança requer esforço da instituição como um todo, porém é fundamental para possibilitar o crescimento, eliminando os obstáculos que atrapalham o funcionamento.

Como é o diagnóstico de gestão acadêmica?

Dentro de uma instituição de ensino superior, a gestão acadêmica abrange o planejamento, as atividades de ensino, a atenção aos docentes e discentes, o gerenciamento de informações e as operações curriculares e administrativas.

O diagnóstico organizacional aplicado à gestão acadêmica auxilia na coordenação do fluxo e no relacionamento de todas essas áreas e processos.

Questões norteadoras

Algumas questões sobre a instituição de ensino são levantadas e devem respondidas por meio do diagnóstico de gestão acadêmica. Entre elas, podemos citar:

• Como está a instituição atualmente? (Descrição das atividades e pessoas envolvidas);
• O que ocorre dentro dela? (Identificação dos problemas);
• Qual o impacto desses problemas para alunos, docentes e alta gestão?;
• Desde quando os problemas acontecem? Quais são as suas causas?;
• Quais recursos a instituição possui para combatê-los?;
• O que acontece se os problemas não forem resolvidos?;
• Quais as oportunidades de melhoria?; e
• Por onde podemos começar?

Atores envolvidos

A gestão acadêmica é em geral idealizada pelos dirigentes da instituição, porém sua perfeita execução depende de todos os agentes envolvidos nos processos organizacionais e de ensino. Alguns dos atores que devem ser levados em consideração para o diagnóstico da gestão acadêmica são:

• Alunos;
• Docentes;
• Direção acadêmica;
• Aspectos culturais e organizacionais da instituição de ensino;
• Recursos humanos como um todo;
• Centrais de atendimento ao aluno e docente;
• Relação da instituição com a comunidade; e
• Estilo de ensino da instituição.

Para cada ator envolvido, são identificadas suas forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.

Vantagens de sua realização

A instituição de ensino, como qualquer outra organização, precisa avaliar e conhecer seus pontos fracos e fortes, como forma de determinar quais estratégias são mais importantes para investir para seu crescimento e aprimoramento. O diagnóstico de gestão acadêmica é benéfico, pois:

• Diagnostica e proporciona o conhecimento sobre as necessidades dos docentes e discentes dentro da instituição;
• Identifica os processos acadêmicos e administrativos desorganizados causam insatisfação, retrabalhos e evasão de alunos (falhas nos processos de matrícula, atendimento, pagamento, inscrição em disciplinas, etc.);
• Analisa a qualidade dos recursos utilizados para o ensino;
• identifica potencialidades para o aumento da captação de novos alunos da instituição.

O diagnóstico organizacional dentro da instituição de ensino orienta o processo de tomada de decisões a partir de uma visão ampla dos seus processos de gestão. Ele identifica oportunidades de melhoria, estabelece prioridades e direciona as estratégias para a alta direção.

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