Quanto custa um aluno? Aprenda a fazer esse cálculo!

Quanto custa um estudante para a sua Instituição de Ensino Superior? Saber o valor de cada um é fundamental para a boa gestão. Com base nesse índice, é possível analisar se as ações de captação e retenção de alunos estão sendo eficientes.

Para que a universidade calcule o valor custo aluno, é preciso revisar o planejamento, pensar nos gastos indiretos e entender o retorno dos seus investimentos.

Feito isso, sua análise ficará mais inteligente e ajudará na tomada de decisões mais estratégicas para a instituição. Mas como fazer esse cálculo? E se o custo for alto? Neste artigo, você descobrirá como medir o valor do estudante e dicas para reduzir os custos. Confira!

Como calcular o custo aluno

Os fatores que influenciam no cálculo são bastante complexos e não é nosso objetivo, neste artigo, discorrer sobre métodos de cálculo. Entretanto, vamos apresentar alguns fatores importantes a considerar para fazer essa conta.

Antes de medir o valor de cada membro da comunidade acadêmica, é importante lembrar das peculiaridades da gestão de uma instituição de ensino. Por exemplo, a tendência é que, ao longo do ano, a instituição perca alunos. A taxa de evasão gira em torno de 25% nas instituições de ensino superior e essa é uma característica intrínseca ao negócio. Muitas pessoas mudam de curso, outras ficam inadimplentes ou desistem de estudar. Assim, no fim do ano, o número de pagantes pode ser bem menor do que no início.

Como essa característica influencia na sua gestão? Bom, geralmente, a receita da instituição não é igual durante todo o ano e também no decorrer dos anos, quando as turmas, em geral, perdem alunos. Dessa forma, é necessário entender como funciona a sua curva de alunos. Esse dado é importante até para descobrir quais os cursos mais atrativos.

Sabendo dessas singularidades, como a instituição fará esse cálculo? Adiantamos que os cálculos são realizados com base em modelos e o ideal é encontrar profissionais especializados para ajudar nessa tarefa.

Entretanto, citamos alguns pontos importantes da metodologia para ajudar você nessa tarefa. Um dos cálculos necessários é o custo aluno por curso durante o ano. Essa conta leva em consideração todos os alunos de um determinado curso e já inclui a taxa de redução de alunos nos últimos anos.

Outro custo relevante é o dos docentes. Esses profissionais são remunerados por hora/aula. Imagine que sua instituição oferece dois cursos de administração. A turma B tem 10 alunos e a turma C, 100 alunos. Nesse caso, a turma B pode custar até dez vezes mais que a turma C. Como é possível chegar a esse resultado? Ao calcular o custo aluno, lembre-se de que ele tem o componente custo dos docentes. Assim, sempre divida o valor do educador pelo número de alunos.

A infraestrutura também entra nesse cálculo. Energia, limpeza, área administrativa, segurança e o investimento em ferramentas de gestão e aprendizagem são aspectos que devem ser incluídos.

Para diluir os custos estruturais, é usual transformar os alunos em FTE (Full Time Equivalent Student ou Aluno Equivalente de Tempo Integral). Isto é necessário porque a instituição de ensino pode ter alunos de medicina, por exemplo, que passam 40h por semana no campus, e alunos de um curso de especialização, que ficam apenas 4h semanais no ambiente.

Uma forma de calcular o FTE é definir um tempo médio por aluno no campus, por exemplo, 20h. Como é uma métrica relativa, deve-se ter o cuidado de utilizar os mesmos critérios para realizar essa transformação.

Uma vez de posse do custo aluno por curso, o princípio básico para o gestor é estudar estratégias para aumentar a receita e reduzir os custos. Assim, sua instituição se tornará mais eficiente, sustentável e trará melhores resultados para seus mantenedores.

6 dicas para reduzir o custo aluno

Ao analisar o custo aluno, a instituição de ensino consegue identificar os principais gargalos na sua gestão. Dessa forma, fica bem mais fácil realizar ações para diminuir os gastos e otimizar recursos. Abaixo, listamos seis dicas que podem ajudar a organizar esse processo. Confira!

1. Monte matrizes curriculares inteligentes

O maior custo de uma IES é o corpo docente. Educação é um assunto em que a qualidade não pode ser questionada. Logo, investir em professores bem preparados e especializados é essencial.

O desafio é conseguir reduzir o custo com os docentes sem influenciar na qualidade. Uma das opções é pensar em matrizes curriculares inteligentes, nas quais as disciplinas possam ser compartilhadas, independentemente do curso.

Por exemplo, Letras e Pedagogia são cursos que possuem uma área de temas em comum. Assim, ofertar essas disciplinas no mesmo espaço físico permite ao professor assumir mais turmas, trazendo mais economia para a instituição de ensino.

2. Invista em matrizes modulares

As matrizes modulares são uma ótima opção para diminuir os gastos com o ingresso de novos alunos no meio do ano. Assim, em vez da instituição abrir novas turmas, ela poderá englobar os estudantes em salas já montadas.

Imagine um curso de Administração. Em vez de criar um período para os alunos que acabaram de entrar, a instituição de ensino oferece a grade por meio de módulos ou temas. Assim, o estudante novato pode fazer uma aula no 3º período, por exemplo, pois é o assunto da aula que determinará a turma, e não o tempo de ingresso na instituição.

3. Ganhe escala na sua instituição de ensino

Quanto mais alunos na instituição, mais fácil diluir os custos. Para ganhar escalabilidade, deve-se pensar em ações para atrair mais alunos. Uma das estratégias é realizar processos seletivos no meio do ano. Dessa forma, a organização não precisa esperar dezembro para captar novos estudantes, conseguindo ampliar sua receita.

Também é importante ter ações que trabalhem na outra ponta, a retenção dos alunos. Captar novos alunos pode ser mais difícil e mais caro do que criar ações para não deixá-los evadir. Aluno perdido é receita perdida que afetará diretamente a sua rentabilidade.

4. Otimize as turmas

Juntar as turmas de cursos diferentes é uma saída para reduzir os custos, principalmente pela divisão do custo com o corpo docente. Uma maneira de otimizar as turmas é delegar a gestão para os coordenadores dos cursos. Como eles estão mais próximos dos alunos, conseguem identificar o momento certo para fazer a união entre as salas.

Um bom sistema de gestão educacional pode ajudar muito por meio de algoritmos que fazem a enturmação de forma inteligente, aliando a demanda dos alunos com a oferta de vagas e otimizando a ocupação das turmas.

5. Aposte no ensino a distância e metodologias ativas

A tecnologia pode ajudar a instituição a diminuir gastos. Uma alternativa é o ensino a distância. Por ser on-line, a instituição consegue economizar com a infraestrutura, já que não precisa disponibilizar salas para as aulas, e também com os professores, pois eles podem trabalhar menos horas e remotamente.

Outra opção de diminuir os gastos é utilizar metodologias ativas, ou seja, implementar métodos novos de aprendizagem focados mais na participação do estudante. Nesse caso, o aluno assume o papel de protagonista e o professor se torna um facilitador dos estudos.

6. Faça um consórcio com outras instituições de ensino

Unir forças com outras instituições de ensino pode ser uma boa maneira de reduzir os gastos e, ainda, criar parcerias interessantes em termos de marca.

Pense o seguinte: a sua instituição ministra apenas disciplinas de Administração. Porém, surgiu no mercado uma ferramenta única de contabilidade que é importante para os alunos aprenderem, mas não exige muita carga horária. Em vez de abrir uma turma e contratar um professor para ministrar as aulas, é mais barato fechar uma parceria com outra instituição que já ofereça esse curso, pois os custos serão divididos.

Dessa maneira, a instituição economiza e os alunos continuam recebendo conteúdo atualizado e de qualidade.

Todas essas ações ficam ainda mais fáceis com o uso de um software de gestão educacional, que automatiza esses processos e gera informações para facilitar a tomada de decisões.

Realmente, não é simples administrar uma instituição de ensino superior. Mesmo que se calcule o valor custo aluno, esse é o primeiro passo para que se aprimore a gestão, buscando otimização e rentabilidade, características cada vez mais importantes em um mundo competitivo e global.

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