Saiba como usar a inteligência de dados na gestão educacional

Com os avanços da Tecnologia da Informação nos últimos anos, essa área passou a ser utilizada de forma estratégica ao produzir, colher e compartilhar informações de interesse da IES, principalmente geradas a partir das interações entre os agentes da instituição — professores, funcionários, alunos, público externo, entre outros.

Nesse sentido, a inteligência de dados na gestão educacional possibilitou o gerenciamento de qualidade das informações de desempenho, e essas favorecem a confiabilidade durante as tomadas de decisão.

Como a geração de dados é enorme, basicamente qualquer dispositivo interligado ao sistema de gestão educacional da IES pode gerar dados confiáveis. Essa combinação de informações é capaz de melhorar a estratégia institucional para captação e fidelização, redução de custos operacionais, controle de riscos e melhoria do desempenho acadêmico.

Continue a leitura deste post e veja como a inteligência de dados pode enriquecer a sua gestão!

O que são indicadores de desempenho e qual é sua relação com Business Intelligence?

Para explicarmos o conceito de indicadores de desempenho, antes é preciso compreendermos o que significa Business Intelligence, ou simplesmente BI. Um trecho de reportagem da revista Forbes demonstra de forma prática o conceito de BI:

“Em sua forma mais básica, a BI engloba a análise de dados brutos e análises de uma empresa, para produzir informações práticas. Os dados analisados ​​podem incluir dados atuais de vendas, hábitos de compras dos consumidores ou custos operacionais. Com mais dados em mãos, a BI é fundamental para a tomada de decisões e pode ser um componente-chave para a formação de análises preditivas para o futuro de uma empresa […].”

Para que esses “dados brutos” sejam compilados, eles precisam ser divididos em eixos que organizam sistematicamente essas informações. Eles são chamados de indicadores de desempenho ou Key Performance Indicators (KPIs).

De forma simples, podemos dizer que um KPI é um tipo de métrica que ajuda você a entender o desempenho da sua IES, tanto do ponto de vista pedagógico quanto do negócio. Tais indicadores devem funcionar como uma bússola, ajudando os gestores a saberem se estão seguindo o caminho certo em direção aos seus objetivos estratégicos.

Como a realidade das instituições de ensino se difere de outras organizações que visam meramente a lucratividade, os indicadores de desempenho de uma IES têm focos diferentes, mas que no fundo se relacionam, já que há interesses acadêmicos e administrativos característicos da instituição.

Veja alguns exemplos de indicadores:

  • adesão ao vestibular;
  • conceito institucional na avaliação do MEC (Ministério da Educação);
  • desempenho dos alunos;
  • métricas financeiras;
  • número de cancelamento de matrículas;
  • número de inadimplentes;
  • número de ingressantes;
  • performance no Enade (Exame Nacional de Desempenho dos Estudantes);
  • satisfação dos alunos;
  • taxa de aprovados e reprovados;
  • turnover (rotatividade de pessoal).

Como os indicadores podem ser associados à inteligência de dados em uma IES?

Com a transformação digital, os sistemas de gestão educacional que outrora funcionavam como um banco de dados internos hoje se converteram em sofisticadas plataformas de gestão como o Lyceum.

Como dissemos, cada instituição consegue controlar seus indicadores, pois o sistema de gestão educacional mostra em um cockpit um compilado de tais informações, com relatórios e gráficos de desempenho.

Por meio dos sistemas de gestão educacional, tanto é possível mapear os dados acadêmicos ― o que se torna uma ferramenta essencial para o trabalho de uma instituição de ensino ― quanto aprimorar a gestão administrativa em inúmeras frentes — finanças, marketing, vendas, consumo interno etc.

guia da gestão educacional

Como o volume de dados é enorme ― daí o chamado Big Data ―, organizá-los sistematicamente por meio de um sistema inteligente permite que sejam colhidos insumos com alto grau de assertividade para um diagnóstico mais preciso.

Dessa forma, por meio dos indicadores de desempenho associados à inteligência de dados, a IES tem condição de visualizar os cenários de interesse do seu cotidiano alicerçados por informações reais e não intuitivas, como muito se fazia outrora.

Como um sistema de gestão de dados arrojado pode contribuir para a estratégia institucional?

A inteligência de dados na gestão educacional proporciona recursos fantásticos de captação e análise de indicadores de desempenho. Como os sistemas de gestão educacional são arquitetados com base na ciência de dados, hoje já existem ferramentas totalmente integradas e que dão a possibilidade de se fazer um cruzamento preciso de informações, gerando devolutivas para os gestores.

A partir dessas devolutivas, é possível fazer uma análise minuciosa e traçar estratégias de melhoria para os pontos deficitários. Para isso, cada IES pode contar com o apoio de consultorias especializadas para customizar o seu sistema de gestão educacional.

Confira, a seguir, alguns dos segmentos em que a inteligência de dados na gestão educacional pode ajudar sua IES.

Captação de alunos e fidelização

Graças às interações via internet — por meio do site institucional, blog, redes sociais e chatbots — é possível interpretar esses dados, a fim de conhecer as particularidades dos alunos em potencial, promover estratégias de comunicação on-line voltadas especificamente a eles e apresentá-las nos canais onde eles interagem.

Veja alguns itens de controle que a instituição pode controlar com ferramentas de marketing digital na fase de captação de alunos:

  • classificação do seu website na página de exibição de resultados de pesquisas do Google, com palavras-chave segmentadas;
  • tráfego para o seu website e o recebimento dos futuros alunos para o seu curso;
  • promoção de marca por meio das mídias sociais;
  • geração de leads (consumidores em potencial).

De outro lado, temos a fase de fidelização do aluno. Para tanto, a inteligência de dados facilita a criação de um canal de comunicação eficiente, que gera no estudante uma sensação de pertencimento. Por meio de mensagens impactantes, disparadas de acordo com filtros de perfis, é possível conquistar cada vez mais esses estudantes e até mesmo torná-los defensores da sua marca.

Além disso, ferramentas de automação de marketing também podem ser utilizadas para oferecer um atendimento rápido e de boa qualidade desde a fase de captação, como é o caso dos chatbots ― aplicativos de mensagens instantâneas que simulam a voz humana.

Mensuração do desempenho acadêmico

As interações dos docentes e alunos por meio do portal institucional e aplicativos de estudos também gera dados importantes para que a IES mensure o desempenho acadêmico individual e coletivo. Além de ser um parâmetro para corrigir a trajetória do ensino, tanto a academia quanto os professores têm condições de avaliar se os alunos estão tendo um desempenho satisfatório.

Um exemplo disso é a utilização de recursos digitais para a aplicação de metodologias ativas de aprendizagem, que mesclam atividades online e offline. Graças à inteligência de dados é possível observar o caminho dos alunos e saber onde eles estão conseguindo resultados positivos e onde precisam melhorar. Isso impacta, inclusive, o grau de satisfação com o curso — item indispensável para a fidelização do estudante.

Eficiência operacional

A inteligência de dados também dá agilidade aos processos institucionais, aumentando a qualidade do atendimento administrativo e diminuindo custos. Um exemplo básico está na emissão de boletos das mensalidades. Ao fazer isso de forma automática, o aluno evita o desgaste de procurar a secretaria e esperar. De outro lado, os colaboradores podem se dedicar a tarefas mais importantes.

Além disso, é possível prevenir a inadimplência. Os dados facilitam a identificação do perfil de potenciais devedores e favorecem a criação de estratégias para garantir o pagamento das mensalidades em dia, como é o caso do aviso de vencimento das parcelas via SMS, WhatsApp ou e-mail.

Como você pôde ver, a inteligência de dados na gestão educacional está ampliando vigorosamente seu papel e a contribuição para um serviço de melhor qualidade. Para ficar por dentro de outros conteúdos exclusivos sobre gestão educacional e tecnologia, conheça o Blog Lyceum.

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