Como tomar boas decisões na gestão acadêmica?

O processo de planejamento é fundamental para a tomada de decisão no contexto da gestão acadêmica e pode ser um desafio para o gestor da área, pois envolve diversos fatores críticos para o sucesso e crescimento da instituição de educação (estrutura física, gestão de cursos e disciplinas, capacitação de docentes, gerenciamento acadêmico).

Além disso, o planejamento precisa levar em consideração as demandas e necessidades de todos os atores envolvidos no processo educacional (discentes, docentes, demais funcionários, gestores e comunidade), o que exige preparo do profissional que desenvolve essa atividade.

Pensando nisso, trazemos algumas dicas de como planejar e adotar boas decisões na sua instituição de ensino. Acompanhe o post!

Faça uma análise do cenário da instituição

O gestor precisa ter um amplo conhecimento sobre sua instituição de ensino para exercer a gestão e o planejamento estratégico necessários ao seu funcionamento. A análise do cenário institucional tem a finalidade de avaliar os ambientes interno e externo, auxiliando na formulação de estratégias e, consequentemente, na tomada de decisão.

Uma ferramenta muito utilizada no Brasil e no mundo é a análise SWOT (strengths, weakness, opportunities, threats), em português F.O.F.A. (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças). Seu uso auxilia os gestores a visualizar as principais características da instituição, que servirão de base para o processo decisório.

Primeiramente, a ferramenta é utilizada dentro da instituição de ensino, para analisar a própria organização. Em um segundo momento, é feita a análise das questões externas, que estão fora do seu alcance. Uma exemplificação do uso da ferramenta na gestão acadêmica:

• Forças: corpo docente comprometido, boa localização do campus, ótimas instalações físicas, boa reputação da instituição, vários anos de atuação na área de educação, cursos superiores respeitados na região, equipe comprometida com os valores institucionais;
• Oportunidades: interesse da população por cursos com menor duração, entrada de grupos investidores no setor educacional, maior procura por educação a distância (EAD), dificuldades financeiras da principal instituição concorrente, aumento na rigidez para abertura de novas instituições concorrentes;
• Fraquezas: dificuldade de comunicação interna, diminuição no número de docentes com mais titulações, falta de treinamento específico para os gestores, baixa lucratividade mensal, setor de cobrança desorganizado, cursos desatualizados, poucos cursos de pós-graduação;
• Ameaças: aumento da inadimplência dos alunos, aumento do número de instituições de ensino superior na região, pressão externa por diminuição dos preços das matrículas, entrada de instituições estrangeiras no país, aumento no número de alunos que não terminam o curso.

Cada item elencado de cada categoria deve ser detalhado, com a descrição do seu impacto sobre o funcionamento da instituição de ensino e seu valor. A ferramenta reflete o cenário atual da organização, de forma que seus componentes mudarão ao longo dos anos.

Esquematize seu processo decisório

Assim como qualquer processo na gestão acadêmica, o processo decisório pode ser dividido em etapas predefinidas. Esquematizá-lo ajuda o gestor a organizar o fluxo de pensamento e raciocinar de forma mais clara. A tomada de decisão deve ser formal e estruturada por procedimentos e regras.

De maneira geral, as etapas do processo decisório são:

1. identificação do problema ou oportunidade: a tomada de decisão tem origem em uma frustração, interesse, desafio, curiosidade (ex: aumento da evasão de alunos no último semestre);
2. diagnóstico: fase de análise da situação, com identificação de ameaças, oportunidades, causas e consequências (ex: respostas a perguntas como “qual curso teve mais evasão?”, “que mudanças aconteceram na instituição no último semestre?”);
3. geração de alternativas: o gestor, sozinho ou com auxílio, cria alternativas para solucionar a situação (ex: soluções para a evasão, como facilitação da forma de pagamento da mensalidade, disponibilização de acompanhamento dos alunos pelo psicopedagogo, pesquisa de satisfação com a comunidade acadêmica);
4. escolha da decisão: as alternativas são julgadas, comparadas e avaliadas, para que uma escolha possa ser feita (ex: escolha da alternativa que gere mais vantagens para todos envolvidos no processo de ensino);
5. avaliação da decisão: avaliar a escolha após a sua implementação, o que pode gerar início de outro ciclo de processo decisório (ex: mensuração da evasão de alunos no semestre após a implementação da solução).

Esquematizar o processo decisório proporciona maior rapidez para a tomada de decisão, evita o desgaste desnecessário do gestor e economiza tempo e energia na gestão acadêmica. Quanto mais decisões programadas forem feitas, menor será o número de situações que exigem decisões apressadas e mal elaboradas.

Busque informação confiável

As informações coletadas dentro da instituição de ensino são recursos essenciais a todos os níveis da organização, sejam eles operacionais, táticos ou estratégicos. Um sistema de gestão acadêmica deve automatizar as rotinas administrativas e automaticamente coletar as informações necessárias ao processo decisório.

Os dados coletados pelo sistema de gestão são normalmente analisados para serem transformados em informação e agrupados para gerar um conhecimento. Esse fluxo pode ser um dos maiores desafios para a gestão acadêmica, mas é essencial utilizar esses dados do sistema de gestão para embasar e dar significado às mudanças causadas pelas tomadas de decisões.

A tomada de decisão se relaciona com a necessidade da busca de informação, pois possibilita a redução das incertezas no momento da decisão, além de:

• determinar a estrutura e os limites do problema;
• esclarecer preferências e adequação da regra;
• fornecer dados sobre alternativas e resultados anteriores;
• determinar rotinas, regras e valores da instituição.

No contexto do setor educacional, é preciso considerar todas as variáveis envolvidas e buscar informações relativas a todas elas, que são fatores críticos para o sucesso das decisões e da própria organização. Uma informação muito importante é a satisfação dos alunos com seus cursos e docentes. Deve-se realizar semestralmente a avaliação das disciplinas e dos docentes pelos alunos, da infraestrutura do campus e dos laboratórios.

Dessa forma, busca-se informações sobre: estrutura física da instituição, capacitação dos atores envolvidos no ensino (professores, tutores, coordenadores), tecnologia utilizada, satisfação e insatisfação dos alunos, gestão dos cursos, gerenciamento acadêmico-administrativo, entre outras.

A qualidade das informações deve ser assegurada, para que possam servir de base para o gestor em qualquer nível hierárquico. Deve-se afirmar a segurança na fonte, a credibilidade e a adequação das informações coletadas. Elas devem ser adequadas e oportunas, tendo total relevância para o processo decisório.

Por isso, é necessário buscar fontes de informações confiáveis, que incluam discussão direta com docentes e discentes, pesquisas científicas da área educacional e aparatos legais (normas e legislações regulamentadores do ensino superior).

As escolhas feitas pelos gestores acadêmicos ditam o caminho da instituição de ensino. Elas têm o potencial de levar a instituição ao sucesso e crescimento ou prejudicar toda a gestão acadêmica e os resultados institucionais.

Uma boa tomada de decisão é essencial para o desenvolvimento saudável da organização e de todos os atores envolvidos.

Você gostou dessas dicas para tomar boas decisões? Sabe de outras que podem ajudar os profissionais da gestão acadêmica? Então, deixe um comentário e compartilhe!