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Gestão escolar: você sabe conduzir o seu colégio da melhor forma?

Embora seja algo imprescindível em qualquer instituição de ensino, a gestão escolar ainda é um assunto que inspira debates sobre as melhores práticas. Em muitos casos, os gestores que assumem os cargos de liderança são professores com larga experiência na vida acadêmica, porém nem sempre com expertise administrativa.

Outro ponto é que algumas escolas contam com uma administração familiar, transmitida como um cetro, de geração em geração, e os processos são geridos muito mais com base em ações enraizadas pela tradição do que em processos estruturados.

Sendo assim, somente com uma gestão escolar atualizada e com foco estratégico sua escola conseguirá sobreviver em um cenário de crises econômicas, avanços tecnológicos, competitividade e quebras de paradigmas sociais que surgem a uma velocidade estarrecedora.

Para que você saiba mais sobre como construir uma gestão escolar eficiente, este post traz alguns dos principais conceitos da atualidade e propõe alternativas para um excelente desempenho administrativo e pedagógico. Acompanhe as próximas linhas.

O que é a gestão escolar?

A escola é uma organização de alta complexidade que envolve os setores pedagógico e técnico-administrativo, práticas e públicos (alunos, professores, funcionários, pais, mantenedores, acionistas e a comunidade em geral). Como administrar todas essas forças e alinhá-las com o principal objetivo de desenvolver e formar os alunos com a máxima qualidade?

A resposta está na gestão escolar, que é a maneira de garantir que todos os setores e pessoas presentes na instituição estejam integrados com os objetivos institucionais, atuando não apenas para valorizá-los, mas também para que os resultados contribuam, direta ou indiretamente, para o crescimento da organização. Isso significa garantir o pleno funcionamento de um conjunto de elementos que formam o todo da escola, tais como:

  • estrutura física;
  • recursos humanos;
  • área pedagógica;
  • área financeira, compras e afins;
  • área jurídica;
  • atendimento a entidades de classe e órgãos fiscalizadores;
  • negócios;
  • comunicação e marketing;
  • serviços;
  • atendimento às famílias;
  • acompanhamento e suporte ao aluno;
  • processos administrativos.

Nesse sentido, a gestão escolar implica um conjunto de práticas colaborativas que garantam um ambiente salutar para o desenvolvimento de um trabalho pedagógico de alta qualidade. No entanto, a gestão escolar observa a escola de maneira global e como cada processo pode impactar positiva ou negativamente o desempenho do ensino e a satisfação dos alunos e pais.

Vale ressaltar que o conceito de gestão escolar é mais amplo do que a gestão acadêmica e a gestão administrativa. Enquanto esses dois últimos termos referem-se ao gerenciamento de estruturas específicas, a gestão escolar está focada no desenvolvimento de estratégias que possibilitem o aumento da eficácia dos processos institucionais como um todo e que garantam melhoria no ensino ofertado.

Uma vez que a gestão seja vista como um elemento prioritário no desenvolvimento de cada ação, a escola ganha condições de estabelecer um progresso sustentável. Por esse motivo, a figura do gestor, que em muitos casos carrega a função de diretor pedagógico e administrativo, precisa exalar motivação e competência, bem como incentivar a prática reflexiva e fomentar o diálogo e a cooperação entre todos os atores da escola.

Para que a gestão escolar funcione plenamente, tanto do ponto de vista administrativo quanto pedagógico, a liderança precisa assumir um “modelo distribuído” em que cada coordenador de área ou responsável de setor consiga encorajar responsabilidades individuais e semear os objetivos institucionais.

A gestão escolar lida o tempo todo com o desafio de conduzir as pessoas de maneira eficiente e criar equipes diversificadas, a fim de manter esse trabalho colaborativo e orientar o fortalecimento dos objetivos e resultados em prol do desempenho institucional.

Sendo assim, quanto mais conhecer todas as rotinas educacionais e administrativas, mais a gestão escolar terá conhecimento sobre os cenários institucionais e condições de definir estratégias de ação relevantes para a execução da proposta pedagógica, administração de recursos e zelo pelas relações interpessoais (alunos-professores-escola-pais-comunidade).

Quais áreas incluir na gestão escolar?

Como dissemos, a gestão escolar tem um olhar integral sobre a instituição. No entanto, podemos dizer que ela é dividida em duas grandes áreas sobre as quais falaremos agora. Comentaremos como deve ser a atuação dos respectivos colaboradores dentro do ambiente escolar e qual é a importância de cada nicho para os resultados da instituição. Acompanhe!

Técnico-Administrativa

A gestão técnico-administrativa compreende todas as ações para garantir o pleno funcionamento de uma instituição de ensino. Trata-se da parte mais burocrática da gestão escolar, pois envolve questões estruturais, processos e políticas institucionais, área financeira, atendimento, comunicação, normas e legislação.

No caso de um colégio, é importante saber que a gestão administrativa é o que dá suporte fundamental para a área acadêmica. Embora a construção do PPP (Projeto Político-Pedagógico) não seja subjugada à área administrativa, é importante que ambos estejam alinhados, pois qualquer ação pedagógica a ser posta em prática depende de uma gama de interações entre os setores internos e o campo educacional.

Por outro lado, a gestão técnico-administrativa tem o objetivo de garantir que todo o ambiente escolar esteja impecável para o desenvolvimento de um ensino de qualidade. Isso significa identificar pontos essenciais, como:

  • manutenção predial;
  • gestão de equipes de limpeza e segurança;
  • aquisição, conserto ou substituição de materiais, equipamentos, móveis e outros insumos;
  • gestão de recursos humanos;
  • área de tecnologia;
  • alimentação;
  • contas a pagar e receber e controle da inadimplência;
  • área de investimentos;
  • captação e retenção de alunos.

Com base nisso, é importante que o gestor garanta que todos os setores mantenham um diálogo permanente. Isso inclui todo um planejamento de ações e uma gestão eficiente dos recursos humanos, para que todos os colaboradores visualizem os objetivos institucionais e cumpram com suas metas.

Dentro da estrutura técnico-administrativa existe a área financeira que encarrega-se de tudo que é relacionado às finanças do colégio. No rol de suas atividades está gerir o orçamento institucional, analisar os recursos disponíveis, otimizar os gastos e enxergar oportunidades de aumento de superávit.

Além disso, tem um papel importante no controle da inadimplência ao elaborar estratégias de relacionamento e negociação com os devedores, a fim de convertê-los à adimplência e reter as matrículas. Nesse contexto, a gestão financeira também atua com um caráter preventivo ao utilizar uma série de métricas e indicadores que apontam quão saudáveis estão as finanças e a quais pontos a gestão escolar deve ter atenção para evitar problemas graves.

O principal ideal da gestão financeira é otimizar a gestão educacional e garantir o uso dos recursos corretamente, a fim de dar sustentabilidade à escola. Portanto, a área deve ser organizada e estar em sintonia com o planejamento estratégico da instituição.

Acadêmica

A gestão acadêmica e pedagógica é o coração da coordenação do ensino em seu colégio. Ou seja, a base estrutural do principal objetivo da instituição, que é a educação. Sendo assim, a gestão acadêmica tem a preocupação de que todas as diretrizes e metas do PPP estejam sendo cumpridas, assim como todas as obrigações para com os órgãos governamentais reguladores.

Também é uma área de gestão dinâmica, pois sua atuação acompanha as inovações e tendências do cenário educacional. Isso implica que os componentes curriculares sejam constantemente atualizados, bem como exista a percepção de agregar novas metodologias de ensino que garantam aumento do desempenho dos alunos.

Ainda, a gestão pedagógica tem o papel de pôr em prática estratégias motivacionais para garantir maior engajamento dos alunos, bem como criar pontes de relacionamento entre os pais, professores e os próprios ideais da instituição.

Por isso, o planejamento pedagógico é o item número 1 do gestor, já que a partir de um projeto bem construído a escola terá condições de saber as necessidades do aluno e pais, os meios de capacitar melhor seus professores e como conseguir o apoio de toda a comunidade escolar para o desenlace de um trabalho de alto nível.

Como preparar a gestão escolar para gerações hiperconectadas?

As crianças e os adolescentes que ocupam as salas de aula de seu colégio fazem parte de duas gerações de nativos digitais. A turma mais velha nasceu entre 1996 e 2010, cresceu com o advento da internet e viveu o boom das redes sociais e dispositivos móveis ― trata-se da chamada geração Z. Já os mais novinhos nasceram de 2010 para cá e não têm ideia de como seria a vida sem um smartphone ― estamos falando dos Alpha.

Quando falamos nos adolescentes da geração Z, a tecnologia exerce tanta influência que muitos dos seus gostos, interesses, hábitos e relações sociais estão ligados a ela. Isso porque quem está no ensino médio hoje tem pouca ou nenhuma lembrança do que é não ter um smartphone, uma vez que o marco desse boom aconteceu quando a empresa Apple lançou seu primeiro iPhone, em 2007.

Já os Alpha começaram a chegar ao mundo justamente quando “app” (abreviação popular de application, ou aplicativo) foi eleita a palavra do ano pela American Dialect Society. Sendo assim, deram os primeiros passos já conectados a uma infinidade de jogos, aplicativos, sites e canais infantis. Mas como ainda são crianças, não se sabe exatamente como serão seus hábitos daqui a alguns anos.

O fato é que em decorrência da era digital, toda a sociedade está sendo transformada por conta do amplo acesso à informação e das inúmeras possibilidades trazidas pela tecnologia. Com isso, vem uma pergunta: seu colégio está preparado para ensinar essa geração hiperconectada?

Se ensinar Millennials — geração anterior à Z e Alpha e que já está ocupando o mercado de trabalho — ocasionou uma revolução na didática do ensino superior, é indispensável que sua gestão escolar esteja atenta aos desafios que as novas tecnologias impõem ao ensino atual.

A primeira grande mudança a ser considerada está nos paradigmas educacionais. A facilidade de acesso à informação e a familiaridade com dispositivos digitais não justificam mais o modelo de sala de aula tradicional, em que o professor atua como palestrante e detentor do conhecimento, enquanto os alunos se preocupam em aprender teorias, conceitos e fórmulas para tirar uma nota boa em provas meramente classificatórias.

Nesse sentido, as chamadas metodologias ativas apresentam eficiência e garantem altas taxas de retenção do aprendizado. Associadas a atividades online, projetos de robótica e aulas de programação para crianças, além de tornar o ensino mais divertido e significativo, contribuem para o engajamento dos alunos, já que eles passam a ser agentes no processo de ensino-aprendizagem.

Mas essa transformação no ensino e a inovação tecnológica implicam que a gestão escolar também se adapte à nova realidade, uma vez que outras demandas serão agregadas aos processos pedagógico e administrativo. Um desses processos está relacionado aos canais de comunicação com os pais, que deverão ganhar agilidade.

As plataformas de estudos online e o portal do aluno, por exemplo, devem possibilitar que a família consiga observar as produções das crianças e acompanhar mais de perto seu desenvolvimento ― claro, esses pontos de contato devem ter design responsivo, ou seja, adaptar-se aos diversos dispositivos digitais.

Com isso, todas as áreas do colégio precisam ser adaptadas, com auxílio de TI, além de ser feito um amplo investimento na capacitação profissional do corpo docente e funcionários, com o objetivo de agregar à cultura organizacional as novas propostas e metodologias de ensino.

Qual é a importância do planejamento na gestão escolar?

O planejamento é a base para a definição de objetivos e metas na gestão escolar. Normalmente, os colégios já destinam o mês de janeiro para a organização das propostas para o ano letivo que se inicia. Contudo, do ponto de vista da gestão escolar, esse planejamento deve se estender a todos os setores do colégio, não apenas o pedagógico.

Ainda, é o momento em que o colégio faz uma avaliação geral dos pontos positivos e negativos em sua atuação interna, bem como das forças e fraquezas do ponto de vista do negócio. Com base nos resultados dessa análise, os diretores e coordenadores terão condições de elaborar ações para incrementar o que está dando certo, corrigir os erros e determinar aonde a instituição quer chegar.

Por isso, o planejamento inclui um conhecimento dos cenários micro e macroinstitucionais. Podemos elencar alguns pontos a considerar:

  • revisão do projeto político-pedagógico;
  • proporção entre alunos ingressantes e formados;
  • taxa de evasão (e seus motivos);
  • nível de satisfação dos alunos;
  • conhecimento do perfil socioeconômico dos alunos;
  • aprovação em instituições de ensino superior;
  • quantidade de demissões e contratações;
  • grau de engajamento dos colaboradores;
  • conhecimento da marca institucional pela comunidade;
  • investimentos em equipamentos, reformas ou ampliação do espaço;
  • retorno sobre investimento (ROI);
  • conhecimento da atuação dos concorrentes diretos;
  • gestão sustentável na escola.

Todo esse roteiro é importante para chegar a um diagnóstico sobre a realidade institucional e embasar o planejamento estratégico. Para isso, o colégio pode utilizar uma série de recursos, como um sistema online de gestão escolar, pesquisas com o público interno e a comunidade, entrevistas, estatísticas, documentos e quaisquer outros dados disponíveis.

Uma vez que o colégio toma consciência de seu real posicionamento e de todos os desafios a enfrentar, tais objetivos e metas tornam-se muitos mais factíveis e possibilitam transcender os principais problemas, a fim de alcançar um novo patamar de crescimento, tanto do ponto de vista pedagógico quanto de negócio.

Qual é a importância da tecnologia na gestão escolar?

Assim como em qualquer empresa, a transformação digital chegou à gestão de colégios com o objetivo de simplificar processos, integrar pessoas, agilizar as tarefas e maximizar resultados. Além disso, igualmente aos demais segmentos de mercado, as novas tecnologias propiciam melhor produtividade e aumento do foco no core business das escolas: serviços pedagógicos.

A utilização das chamadas TICs (Tecnologias de Informação e de Comunicação) é um bom exemplo. Trata-se de um conjunto de recursos tecnológicos que viabilizam os processos nas empresas. No caso de um colégio, os benefícios se estendem do âmbito administrativo para o pedagógico e propiciam que o ensino seja desenvolvido de maneira muito mais dinâmica, a fim de torná-lo instigante ao aluno e que este, como dissemos, seja colocado no centro do processo de ensino-aprendizagem.

Além disso, as TICs exercem um papel importante na comunicação, em especial com os pais, ao proporcionar um atendimento mais personalizado, padronizado e eficiente, independentemente da distância. Com isso, a quantidade de erros e retrabalhos tende a cair muito, uma vez que já existem tecnologias capazes de aprender com as demandas dos usuários e fornecer respostas mais precisas para o que eles desejam, como o caso dos chatbots (robôs que substituem o ser humano no atendimento).

Esses recursos dotados de inteligência artificial não apenas são capazes de registrar respostas padronizadas, como também aprendem a partir das interações com os usuários. Para se ter uma ideia, os principais colégios do mundo já reconhecem o poder de unir a internet das coisas e a educação e utilizam esses e muitos outros recursos.

Como, em tese, qualquer aparelho hoje pode ser conectado à internet, de grandes máquinas a um liquidificador, essa tecnologia associada à gestão escolar pode gerar muitos benefícios, entre eles:

  • melhor controle de segurança e frequência;
  • aprendizagem interativa e educação híbrida;
  • observação do nível de desempenho e engajamento dos alunos (individual e coletivo);
  • observação do desempenho do corpo docente;
  • integração dos ambientes do colégio;
  • comunicação mais eficiente.

Ainda, todos esses dispositivos e softwares geram uma infinidade de dados que, se reunidos em uma plataforma adequada, podem ser utilizados para uma tomada de decisão mais precisa, tanto com relação às práticas educativas quanto para a área administrativa.

Por que usar um sistema para melhorar a gestão escolar?

Uma das formas mais eficientes de integrar todos esses processos sobre os quais falamos até agora é com a utilização de um sistema de gestão escolar eficiente. Esse recurso é capaz de substituir processos analógicos por digitais, de forma automatizada.

Isso extingue um grande número de tarefas repetitivas, além de permitir o registro de todos os dados de cada membro do colégio (alunos, professores e funcionários) para um controle de gestão mais seguro e confiável.

Os melhores sistemas de gestão escolar são aqueles capazes de integrar em um só sistema a área pedagógica, administrativa e financeira. Assim, geram informações complexas de forma automática, desde o cálculo das notas dos alunos até a emissão de boletos e notas fiscais.

Do ponto de vista financeiro, é possível fazer um acompanhamento de todo o fluxo de caixa do colégio e reunir informações que, porventura, poderiam passar despercebidas, como é o caso de gastos do cotidiano. Além disso, como explicamos, é possível resolver problemas graves, como a questão da inadimplência, bem como melhorar estratégias de captação de alunos.

Por fim, o colégio economiza tempo e amplia os acertos na realização das tarefas, pois todas as informações estão centralizadas em um só lugar. No caso dos gestores, esse acompanhamento ainda pode ser feito em tempo real, uma vez que os dados ficam armazenados online (com a chamada tecnologia cloud computing) e podem ser acessados de onde o gestor estiver, a partir de qualquer dispositivo.

Como o Lyceum pode ajudar sua instituição?

O Lyceum é um sistema de gestão educacional desenvolvido pela Techne, que consegue realizar todas as atividades relacionadas às questões pedagógica e financeira. Com o auxílio do sistema, seu colégio conseguirá gerir de forma eficiente a organização dos cursos, acompanhar a execução do projeto pedagógico e fazer uma avaliação contínua do desempenho acadêmico e financeiro, desde a matrícula até a formatura de seus alunos.

Ao longo de 20 anos de estudos, os desenvolvedores conseguiram aprender as melhores práticas da gestão escolar, a fim de construir um sistema robusto, completo e totalmente flexível às demandas de seu colégio.

Por utilizar tecnologia de ponta inteiramente online, o Lyceum também proporciona conforto e facilidade para pais e alunos, que podem ter acesso rapidamente a informações da rotina acadêmica, além de solicitar serviços e realizar operações a qualquer hora do dia e local, sem perder tempo com deslocamentos.

Os professores também se beneficiam porque têm acesso a um portal online onde podem cadastrar todas as informações da vida acadêmica de seus alunos, avaliações e notas, além de emitir avisos e visualizar dados importantes.

Para o gestor, o Lyceum oferece o Painel de Inteligência Educacional, uma ferramenta importantíssima por meio da qual ele tem uma visão integral do que está acontecendo no colégio nos seguintes aspectos:

  • desempenho institucional;
  • performance do corpo docente;
  • situação dos alunos;
  • processos de captação;
  • faturamento

Esses dados são exibidos por meio de gráficos que facilitam a análise dos relatórios gerenciais. Além disso, coordenadores e os próprios docentes também têm acesso a informações pertinentes dentro do Painel de Inteligência Educacional.

A última novidade é que em 2018 o Lyceum fez uma parceria de integração com o sistema de gestão empresarial alemão SAP Business One. Esse ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é uma plataforma voltada à integração de cada operação financeira da escola e proporciona a reunião de dados fidedignos em um único sistema.

Atualmente, o Lyceum faz a gestão educacional de mais de 2 milhões de alunos e atende algumas das mais renomadas instituições de ensino do Brasil, com um índice de 92% de satisfação. Alguns dos clientes Lyceum são:

  • Colégio Miguel de Cervantes;
  • Colégio Pentágono;
  • FGV;
  • FAAP;
  • Grupo Bom Jesus;
  • UNIP/Objetivo.

Para que você consiga alcançar os melhores resultados na gestão escolar, a fim de ampliar o desempenho e a competitividade de sua instituição no mercado, seu planejamento deve unir estratégia e os benefícios da tecnologia. Em meio à transformação digital, uma instituição que reluta em abraçar as soluções que o mercado de TI oferece corre o risco de se distanciar do que há de mais moderno em termos de administração escolar e inovações no ensino.

Somente com a modernização de suas ferramentas de gestão escolar será possível traçar um planejamento potencializador de resultados com ações mensuráveis. Para ter mais insights sobre como a tecnologia pode se aliar às melhores práticas de gestão em instituições de ensino, assine já nossa newsletter!

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