sistema de gestão acadêmica

Sistema de Gestão Acadêmica: por que utilizá-lo no setor educacional?

A maioria das pessoas sabe que a educação é essencial para a evolução da sociedade, mas poucos conhecem a complexidade dos bastidores das instituições de ensino. Se você é o responsável pelo funcionamento de uma dessas instituições e vive à procura de soluções que facilitem os fluxos e processos acadêmicos, saiba que um bom sistema de gestão acadêmica é uma peça fundamental!

Ao longo deste artigo, vamos esclarecer qual é a função desse sistema e como se deve bem empregá-lo no setor educacional. Você conhecerá, ainda, as vantagens que a automatização traz para todos os envolvidos em uma instituição de ensino, seja uma escola, faculdade ou universidade, e será convidado a refletir sobre o cenário da educação contemporânea e seus desafios.

Esperamos contribuir para que você perceba o potencial desses sistemas e os empregue como um poderoso aliado!

O que é sistema de gestão acadêmica?

Um sistema de gestão acadêmica (SGA) é um sistema de gerenciamento de informações direcionado às instituições de ensino. Trata-se de um software que automatiza os processos internos de escolas e universidades, facilitando o monitoramento do dia a dia acadêmico.

Ele também melhora o serviço de atendimento aos estudantes e reduz custos operacionais, já que substitui fluxos impressos e manuais por funções automáticas. Com esse sistema, a emissão e o pagamento de boletos, os agendamentos das aulas, o acompanhamento de notas e demais consultas passam a ser executadas on-line, com um só comando e dentro de um só canal comunicativo.

Sabe aquele documento que normalmente levaria três dias para ficar pronto? Com um bom sistema de gestão, a tarefa é desempenhada em segundos.

É claro que existem softwares e aplicativos menores para automatizar cada um dos processos acadêmicos, mas engajar soluções fragmentadas e, por vezes, conflitantes pode complicar ainda mais o que por si só já é complexo. Um sistema de gestão acadêmica unifica e controla os diferentes fluxos, simplificando o funcionamento de cada um deles, e, por consequência, da própria instituição.

Mas o que isso significa na prática para cada ator e setor envolvido no cotidiano de uma instituição de ensino?

gestor educacional

 

 

Gestores

Para gestores, esse sistema se traduz em agilidade na comunicação com os estudantes e padronização nas resoluções de entraves ligados à situação financeira individual e à vida no campus. Além disso, com a automação dos processos e a minimização de erros e perdas de informações, gestores e coordenadores ficam livres para focar na expansão da instituição, monitorando tendências do cenário nacional e internacional e elaborando estratégias de captação de novos alunos.

Vale dizer que os sistemas de gestão educacional costumam ter um portal específico para os gestores, com indicadores e gráficos mostrando o desempenho de cada curso oferecido, seja ele de graduação, pós-graduação, EAD ou técnico. A evasão e inadimplência, por exemplo, são fenômenos facilmente mensuráveis com esse recurso.

Um sistema de gestão viabiliza a análise da relevância de cada componente isolado da instituição, mas também de sua performance como um todo

professores

 

 

Professores

Como o sistema providencia um portal exclusivo para o corpo docente, os professores têm mais autonomia e agilidade ao publicar e armazenar planos de aulas, relações de presença e ausência, avaliações e notas, bem como trocar experiências e materiais de apoio. Centralizar essas informações e recursos permite que eles obtenham uma visão mais clara e detalhada do desempenho de suas turmas e alunos.

Vale lembrar que o sistema registra e monitora também as horas-aulas do corpo docente, permitindo melhor controle de sua carga horária.

estudantes

 

 

Estudantes

Com um portal específico para atender suas demandas, os alunos de instituições de ensino superior mantêm controle sobre seus compromissos acadêmicos e financeiros. Basta um clique para ter acesso a serviços e operações relativas a notas, prazos, faltas, listas de leitura, reposições, mensalidades etc. Atividades complementares, como estágios e monografias, também podem ser controladas virtualmente e suas informações armazenadas.

Para estudantes de EAD, essa funcionalidade é especialmente valiosa, já que na maioria dos casos estão distantes e impedidos de se deslocarem até o campus para resolver pendências rotineiras.

 

setor academico

 

 

Setor acadêmico

O trabalho administrativo que faz parte do cotidiano de uma instituição de ensino —  recebimento, processamento e encaminhamento de toda a documentação relativa às atividades estudantis e organizacionais — é sistematizado e automatizado. Isso permite que a equipe foque seus esforços e tempo em fornecer o suporte necessário para professores e alunos.

setor financeiro

 

 

Setor financeiro

O mesmo ocorre com o setor financeiro. A automação desses fluxos gera informações e relatórios em tempo real sobre faturamento, inadimplência, despesas etc. As dúvidas, pendências e requisições dos alunos ou responsáveis passam a ser resolvidas com mais rapidez e precisão.

Outro benefício nesse sentido é que a negociação de mensalidades atrasadas e dívidas também pode ser feita diretamente pela plataforma, que gera automaticamente diferentes planos de pagamento para o aluno escolher.

Em resumo, podemos dizer que um sistema de gestão voltado ao segmento educacional revoluciona o modo como a educação é feita pela instituição. Quando empregado em uma instituição de ensino, suas funcionalidades permitem que gestores, alunos e equipe pedagógica canalizem sua energia para a melhoria da interação humana, do ensino e da aprendizagem.

Um comparativo

Imagine os processos internos de uma universidade ou escola como um sistema de irrigação, no qual o fluxo contínuo da água depende da desobstrução dos canos e caminhos. Fica fácil visualizar que um sistema sem gargalos e obstáculos será muito mais produtivo e funcional, certo?

A água, nesse cenário, é o próprio funcionamento da instituição. Quando a gestão não é automatizada, há entraves, custos de manutenção, perdas de informações e desperdício de tempo e recursos. Com a implementação do sistema, todos os processos passam a fluir de forma contínua, ordenada e padronizada.

Escopo e funcionalidades

O escopo e as funcionalidades dos sistemas dependem do tamanho e da complexidade da organização contratante. Instituições menores, com menos alunos e processos mais simples certamente requerem configurações diferentes de grandes universidades com múltiplos polos.

Então, alguns fornecedores oferecem esta possibilidade: o sistema pode ser configurado para atender a diferentes níveis de complexidade.

Há, ainda, a possibilidade de customizar o sistema em uma série de detalhes, para que ele se adéque ao fluxo de trabalho da instituição e atenda com excelência cada uma de suas necessidades.

 

Qual é a diferença entre sistema de gestão acadêmica e ERP?

Agora que já esclarecemos o que é um sistema de gestão acadêmica, vamos compará-lo ao ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais.

O ERP também é um sistema de gestão nascido na indústria e voltado inicialmente para a gestão do processo produtivo. Os ERP automatizavam todos os processos ligados à produção, desde a aquisição de insumos para a atividade fim até a atividade meio, com foco na gestão empresarial administrativa e financeira. Ficam excluídos, em geral, do ERP as atividades de chão de fábrica.

Como exemplo, uma montadora de automóveis utiliza um ERP para as atividades administrativas e financeiras e um programa específico de chão de fábrica com toda a robótica envolvida na montagem e controle de qualidade de veículos, ou seja, na sua atividade fim.

É o programa de chão de fábrica que determina a qualidade e o sucesso do veículo produzido, é lá que está a inteligência da atividade fim. Paralelamente o ERP otimiza e traz eficiência aos processos administrativos, controlando custos, gestão de pessoal e vendas, por exemplo.

Proposta compartilhada, focos distintos

A proposta desses dois sistemas, ERP e Chão de Fábrica, são complementares, enquanto, um otimiza e controla a qualidade da atividade fim, o outro otimiza a atividade meio.

O sistema de gestão acadêmica tem suas funcionalidades voltadas para o gerenciamento dos processos educacionais, especialmente no que diz respeito à comunicação e a interatividade entre o aluno e a instituição. Seu foco é na atividade fim da instituição de ensino.

Portanto, o sistema de gestão acadêmica funciona como sendo o “chão de fábrica” da instituição de ensino, sendo sua função complementar à dos ERP. Uma fábrica com um sistema produtivo ruim, provavelmente gerará insumos de baixa qualidade, com custo operacional alto e baixa rentabilidade. Isto é o que acontece quando você tem um sistema de gestão acadêmica ineficiente.

Qual a importância de um sistema de gestão acadêmica no setor educacional?

Você deve saber que o volume de dados gerado no dia a dia de uma instituição de ensino é muito grande. Com frequência, quando a informação não é processada e armazenada corretamente, essa avalanche sobrecarrega o departamento acadêmico ou a secretaria, e também impacta o financeiro, gerando gargalos que dificultam e até impedem o funcionamento das outras áreas da instituição.

Com um sistema de gestão automatizado, estas informações ficam digitalizadas e organizadas. Elas podem ficar armazenadas em nuvem ou em um servidor dentro da própria instituição e ser utilizadas para gerar relatórios e análises precisas, servindo como um suporte ao invés de um empecilho.

Lembra da comparação com o sistema de irrigação? Em uma instituição de ensino, todos os terrenos ou setores dependem do fluxo contínuo de informações, sendo que um represamento indevido de dados gera problemas que afetam a saúde de toda a instituição.

Fenômenos como a evasão, por exemplo, quando não compreendidos e sanados em sua raiz, impactam o setor financeiro e dão origem a outros impasses, como falta de investimento em infraestrutura e recursos didáticos.

Sem um software que faça a gestão eficaz da parte operacional de uma instituição de ensino, muitas oportunidades são perdidas e muito tempo é desperdiçado. Além disso, processos sem padronização geram resultados erráticos e insatisfatórios, que levam a uma compreensão imprecisa e até equivocada da situação.

Essa desorganização, ao longo do tempo, resulta em perda de alunos e colaboradores, além de recursos que de outra forma poderiam ser investidos em melhorias. A instituição perde credibilidade e fica estagnada. Dessa forma, ela até pode se manter no mercado durante algum tempo, mas consumirá esforços e recursos dezenas de vezes maior do que o necessário.

A utilização de sistemas de gestão educacional com a melhores práticas de mercado, a automação e a inteligência de processos é o futuro das instituições de ensino. Continuar a empregar processos manuais e negligenciar o potencial destes softwares é optar por se manter obsoleto.

sistema de gestão acadêmica

Quais os pré-requisitos de implementação de um sistema de gestão acadêmica em uma instituição de ensino?

Sistemas de gestão acadêmica podem ser implementados em vários segmentos da educação, como Ensino Superior, Básico e Técnico. Tampouco há restrições quanto ao número de alunos, podendo o sistema ser empregado para instituições de grande, médio e pequeno porte.

Seja qual for a natureza, o tamanho e a complexidade de sua instituição, entretanto, para implantar um sistema de gestão é preciso haver planejamento. Os processos de contratação, customização e implementação costumam levar alguns meses e é essencial se certificar de que os alunos e os colaboradores sofrerão o menor impacto possível.

Além disso, é preciso estabelecer um diálogo com o fornecedor do software, no intuito de delinear a opção e as funcionalidades mais adequadas à realidade da instituição. Normalmente, há custos de instalação do sistema, além de uma taxa mensal por sua utilização.

As equipes de gestão devem ser envolvidas no planejamento, pois são esses profissionais que vão personalizar o sistema de acordo com as especificidades da instituição, além de zelar para que o sistema esteja sempre funcional.

A questão da escolha do processamento e  armazenamento em nuvem ou em servidor local, por exemplo, precisa ser esclarecida, pois ela definirá como o sistema será gerenciado pela instituição. A nuvem provê uma série de facilidades que fazem com que a sustentabilidade da operação fique por conta do fornecedor, reduzindo o custo de propriedade e desobrigando a instituição de contar com técnicos especializados. Com isso a equipe do cliente pode ficar focada no negócio.

As etapas de implementação

Geralmente, a implementação de um sistema de gestão acadêmica passa por seis etapas:

  • planejamento, seleção de requisitos e consideração dos impactos;
  • seleção do sistema mais adequado;
  • personalização de suas funcionalidades e características;
  • implantação do sistema;
  • treinamento dos colaboradores em relação à sua usabilidade e procedimentos necessários;
  • utilização e incorporação do produto na rotina da instituição.

É importante destacar que esses procedimentos são passos iniciais e de reconhecimento. À medida que o sistema for testado no dia a dia pelos usuários (alunos, docentes e demais colaboradores), novas possibilidades de uso vão sendo identificadas.

O que pode dar errado?

A implantação do software e a automatização de processos então manuais podem causar nos colaboradores um período de aprendizagem e adaptação aos novos processos e como consequência gerar insegurança. Essa sensação é tão natural quanto passageira, especialmente se levarmos em conta que o ser humano costuma ser resistente a mudanças, ainda que elas sejam claramente vantajosas.

Como gestor, é sua responsabilidade dialogar com as diferentes equipes — os novos usuários do sistema — no intuito de superar essa barreira inicial e facilitar a adaptação, bem como promover o melhor aproveitamento possível de cada funcionalidade.

Fique atento: se a instituição optar pela utilização do sistema em nuvem, você não precisará se preocupar com a infraestrutura e com as necessidades e gargalos de crescimento.

Esses detalhes, é claro, deverão ser analisados na etapa de planejamento, a fim de evitar surpresas uma vez que o sistema esteja operante.

A tendência da automatização em nossa sociedade

Chegou o momento de refletir sobre o contexto histórico em que vivemos e sobre como as instituições de ensino podem se beneficiar da revolução tecnológica que está acontecendo.

Nossa sociedade caminha em direção à completa automatização de processos burocráticos e à digitalização de informações. Vemos isso acontecendo nas esferas privada e pública, e nos mais diversos setores, como saúde, educação, economia e política.

Em breve, não fará mais sentido imprimir as páginas de um contrato e enviá-lo pelo correio, pois é infinitamente mais rápido e eficaz compartilhar o documento em mecanismos como Google Drive ou simplesmente encaminhá-lo por e-mail. Em tempos de leitura de códigos de barras pelo celular, quem terá tempo e disposição para pagar fisicamente um boleto?

Hoje, grande parte da população tem acesso a dispositivos eletrônicos como notebooks, tablets e smartphones, e é provável que, em pouco tempo, haja uma democratização ainda maior de tais recursos.

Assim, é fácil perceber que há uma tendência para a automatização, simplesmente porque ela facilita nosso cotidiano, permitindo que dediquemos nosso tempo e energia a atividades que exijam criatividade e capacidade analítica. É claro que não haverá uma completa substituição de um por outro, do manual pelo automatizado, mas, sim, uma integração entre o intelecto humano e o potencial tecnológico!

O diferencial de cada geração

Um fator que deve ser considerado pelas instituições de ensino são as gerações que ocupam atualmente os lugares nas escolas e nas universidades.

A geração Z, também conhecida como nativos digitais, nascida entre o final dos anos 1990 e 2010, é assim chamada por conta de sua familiaridade com os dispositivos tecnológicos. Esses jovens não conhecem e não conseguem conceber uma vida sem internet, sem conectividade e sem as facilidades viabilizadas por esses mecanismos.

A relevância de qualquer instituição para eles é medida em termos de tecnologia, justamente por conta do potencial que ela tem para facilitar o cotidiano e acelerar processos. Os dispositivos móveis parecem uma extensão do corpo dos jovens de hoje, assim como o perfil nas redes sociais funciona como uma extensão de sua identidade.

O ambiente virtual é a realidade na qual essa geração investe grande parte de seu tempo. Assim, é completamente natural para um estudante Nativo Digital acompanhar suas notas e avaliações pela tela de um smartphone.

Materiais didáticos não impressos (como vídeos, tutoriais, webinars, jogos e exposições interativas de conteúdo) estão, aos poucos, substituindo livros e apostilas, da mesma forma que os buscadores virtuais como o Google substituíram as enciclopédias.

Tendo uma boa conexão de internet, é possível acessar rapidamente uma imensa quantidade de informações. Essa dinâmica, por si só, já muda a maneira como a educação é feita.

O papel das instituições de ensino

Isso tudo mostra que as instituições, especialmente as voltadas para o ensino, não podem ignorar a evolução no modo como a interação entre as pessoas e os recursos materiais e virtuais acontece.

Além disso, é bom ter em mente que as transformações não vão parar por aqui. Imagine o que será preciso alterar para acomodar as necessidades cognitivas da próxima geração, que está sendo chamada de Alfa?

O papel de quem trabalha com educação é viabilizar a manifestação do potencial intelectual dos mais jovens, garantindo que o terreno esteja fértil para o aprendizado das futuras gerações e sua construção de conhecimento. Reflita: como sua instituição poderá fazer isso se está presa a metodologias e tecnologias ultrapassadas?

Essa evolução não é apenas tecnológica, ou melhor, a evolução tecnológica não acontece isoladamente, ela reflete uma mudança de comportamento e pensamento em nível global. O que a desencadeou foi justamente a vontade humana para vencer obstáculos e pavimentar seu caminho em direção a uma vivência mais produtiva, livre de burocracia e desperdício de tempo e recursos.

Como consequência, hoje todos pensamos de acordo com essa lógica, por isso temos a sensação de que os dias são mais acelerados do que em outras décadas. Baixamos aplicativos que facilitam nossas atividades diárias, que monitoram nossa produtividade em casa, nos estudos e no trabalho e que nos colocam em contato com uma infinita rede de informações.

Assim, no contexto de uma instituição de ensino, a adoção de um sistema de gestão automatizado reflete o interesse de fazer parte dessas transformações, que não são apenas tecnológicas, mas também comportamentais.

 

Indicadores de Desempenho

 

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo, que teve como objetivo explicar a natureza do sistema de gestão acadêmica, sua relevância no cenário atual, bem como os benefícios que ele pode trazer para uma instituição de ensino.

Como você pôde ver, a proposta desse sistema é automatizar e organizar os processos internos de uma instituição, facilitando a comunicação e o atendimento ao aluno. Do ponto de vista dos gestores, ela facilita também a tomada de decisão e o monitoramento do desempenho dos seus colaboradores e alunos, já que fornece indicadores precisos de desempenho.

Outro ponto abordado foi a diferença entre esse sistema e o conhecido como ERP. Apesar de compartilharem algumas funcionalidades e objetivos, esses programas são voltados para públicos e processos distintos.

Antes de escolher e implementar o sistema, é necessário se planejar e estabelecer um diálogo com o fornecedor da tecnologia, no intuito de chegar à solução mais adequada às necessidades da instituição.

Por fim, você refletiu sobre o momento histórico que estamos vivendo, e pôde perceber que a integração entre processos automatizados e manuais é uma tendência global. Nesse contexto, adotar um sistema de gestão acadêmica significa acompanhar essa evolução e se manter relevante frente as novas gerações, cada vez mais familiarizadas com a tecnologia.

As informações deste artigo ajudaram você a compreender por que um sistema de gestão acadêmica com as melhores práticas pode ser uma boa ideia para a sua instituição de ensino? Então, que tal compartilhá-lo no Facebook? Assim, você permite que outras pessoas também conheçam os benefícios desse sistema automatizado!

 

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