acervo acadêmico digital

Qual a importância do acervo acadêmico digital e como fazer a transição?

A inovação no âmbito educacional vai muito além da presença de tecnologias fundamentais. Rever processos, pensar em soluções diferentes e implementar novas práticas são alguns dos requisitos para inovar constantemente. Nesse contexto, o acervo acadêmico digital tem uma grande importância.

Levando isso em consideração, elaboramos este post com a finalidade de explicar a relevância e as obrigatoriedades relacionadas a ele. Explicaremos, também, como fazer a transição para essa modalidade. Se você tem interesse nesse assunto, não deixe de acompanhar o nosso post. Boa leitura!

O que é o acervo acadêmico?

Todos os documentos produzidos e recebidos por instituições de ensino superior (IES) públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino, relacionados ao histórico acadêmico dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos fazem parte do acervo acadêmico.

Qual é a importância da digitalização do acervo acadêmico?

Antes de tudo, é preciso entender a digitalização do acervo como uma adequação do mercado educacional e das instituições de ensino aos avanços tecnológicos e, por consequência, às transformações culturais como um todo.

Esse processo também se relaciona à utilização múltipla de recursos tecnológicos no ensino, cuja abrangência engloba a gestão acadêmica, pedagógica, administrativa e assim por diante.

O uso dessas tecnologias e inovações tem como principal finalidade maximizar os resultados obtidos em todos os níveis. Por fim, elas também acabam colaborando com a evolução geral do ensino.

Considerando um cenário ainda mais amplo, as IES precisam se alinhar estrategicamente às mudanças ocorridas na educação e às alterações regulatórias. Também é essencial acompanhar as novas gerações de alunos, suas mudanças de comportamento e a interação com o mercado de trabalho.

Partindo desses pressupostos, digitalizar o acervo acadêmico é estar alinhado com uma transformação que há décadas acontece em diversos setores do mundo. Trata-se, portanto, de uma necessidade: responder a um fenômeno social amplo e urgente.

Quais instituições serão afetadas?

Todas as instituições de ensino superior públicas e privadas deverão migrar seus acervos para o meio digital. Contudo, a obrigatoriedade de criar um projeto de acervo acadêmico digital alinhado ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as instituições privadas.

Quais são as obrigatoriedades e prazos relativos ao acervo acadêmico digital?

As principais obrigatoriedades sobre o acervo acadêmico digital estão dispostas no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Esse marco regulatório, é bom lembrar, trouxe uma série de modificações para o ensino superior.

Nos termos do artigo 58, por exemplo, está estabelecida a necessidade de se indicar uma IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, em caso de descredenciamento ou até mesmo durante o processo.

Ainda de acordo com o Decreto, a organização deve apresentar um projeto de acervo digitalizado. O artigo 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabeleceu um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES seja transportado para um meio digital.

A Portaria também estabelece que essa transição seja feita a partir do uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação no meio digital.

Portaria 315

Em abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, complementar ao decreto 9.235. Ela surgiu em substituição a Portaria 22, entretanto não foram feitas grandes alterações.

A Portaria 315 determina a criação de uma Política de Gestão Documental por parte das instituições. Com ela, surge a necessidade de aplicar o Plano de Classificação de Documentos, para organização de documentos físicos e digitais, e também a Tabela de Temporalidade Documental, que assegura a prescrição legal e administrativa dos arquivos nas fases em que se encontram (corrente, intermediário e permanente).

Como a nova portaria foi publicada em abril de 2018, agora as IES tem até abril de 2020 (24 meses) para implementar o acervo acadêmico digital.

Como se preparar e fazer a transição para o digital?

O prazo para adequação ao acervo acadêmico digital é perfeitamente viável — basta recorrer a bons fornecedores, e ter um projeto consistente de treinamento e migração. No entanto, como fazê-lo? Qual a melhor forma de se preparar levando as dificuldades orçamentárias em consideração?

Primeiramente, é essencial desenvolver um planejamento que contemple todas as etapas da modificação. Um bom começo é listar os processos envolvidos, quais demandas eles exigem, quais recursos serão necessários e os métodos a serem utilizados.

Também é necessário criar um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar uma Política de Segurança que proteja o acervo acadêmico em sua totalidade. Seria ideal se esse grupo também ficasse atento a todos os requisitos legais, tomando as medidas para que sejam devidamente cumpridos.

Feito isso, há a necessidade de contar com um suporte tecnológico efetivo, que possibilite realizar o procedimento sem oferecer riscos aos documentos. Afinal, é preciso respeitar as determinações do Decreto, garantindo totalmente a integridade do acervo.

Alguns sistemas de gestão acadêmica são muito úteis para gerir documentos em geral. Alguns deles, aliás, também são preparados para oferecer uma assistência completa no período de transição, auxiliando a instituição a transferir sua documentação dos meios físicos para os eletrônicos com a gestão eletrônica de documentos (GED).

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de documentos?

O cuidado com os documentos se reflete em outros processos administrativos da instituição de ensino. Pode-se dizer, inclusive, que uma documentação preservada e organizada é um dos pontos-chave para fazer uma boa gestão em todos os sentidos.

Um documento, afinal, quase sempre se configura como o registro oficial de algo. A informação por ele armazenada muitas vezes não consta em outras documentações. Desse modo, eles cumprem um papel central na rotina administrativa de uma IES.

O que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve ter?

Antes de tudo, é preciso entender que a digitalização do acervo acadêmico é uma mudança complexa e sensível, que causa um grande impacto na IES.

Dificilmente uma equipe de desenvolvimento de uma IES conseguirá fazer a migração sozinha no prazo estipulado. Sendo assim, o ideal é buscar um fornecedor confiável, com experiência em soluções de gestão acadêmica e conhecimento da legislação brasileira. Confira alguns requisitos que o sistema de gestão do acervo acadêmico digital deve cumprir:

  1. capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  2. forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
  3. um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  4. utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Quais são as vantagens do acervo acadêmico digital?

Além da questão da adaptação à mudança que é vista na própria sociedade e do cumprimento das determinações regulatórias, a digitalização do acervo traz uma série de benefícios para a IES.

Um dos mais relevantes é a redução dos grandes volumes de papel. Isso facilita inúmeras atividades relacionadas aos documentos, como produção, trâmites burocráticos, acesso, uso e armazenamento. Assim, é possível agilizar fluxos e tomadas de decisão.

Em virtude desse fator, o tempo de espera no atendimento tende a diminuir. Como consequência disso, a retenção de alunos pode aumentar, já que a agilidade para resolver problemas tem um peso considerável nos índices de satisfação.

Por causa da transição e das demandas que ela cria, torna-se viável promover uma integração total de documentos, dados e informações com os outros sistemas utilizados pela instituição. Outras vantagens que merecem destaque são:

  • possibilidade de acesso instantâneo às informações;
  • eliminação do risco de extravio;
  • aumento da segurança;
  • otimização dos espaços físicos destinados ao armazenamento.

Enfim, o acervo acadêmico digital, além de obrigatório, é uma realidade de suma importância para o contexto educacional do país. Além de benéfica por várias razões, a transição atende a uma necessidade social cada vez mais pertinente.

O que você achou do texto? Se quiser receber outros conteúdos como este diretamente em seu e-mail, assine nossa newsletter!