acervo acadêmico digital

Qual a importância do acervo acadêmico digital e como fazer a transição?

A inovação no âmbito educacional vai muito além da presença de tecnologias fundamentais. Rever processos, pensar em soluções diferentes e implementar novas práticas são alguns dos requisitos para inovar constantemente. Nesse contexto, o acervo acadêmico digital tem uma grande importância.

Levando isso em consideração, elaboramos este post com a finalidade de explicar a relevância e as obrigatoriedades relacionadas a ele. Explicaremos, também, como fazer a transição para essa modalidade. Se você tem interesse nesse assunto, não deixe de acompanhar o nosso post. Boa leitura!

Qual é a importância da digitalização do acervo acadêmico?

Antes de tudo, é preciso entender a digitalização do acervo como uma adequação do mercado educacional e das instituições de ensino aos avanços tecnológicos e, por consequência, às transformações culturais como um todo.

Esse processo também se relaciona à utilização múltipla de recursos tecnológicos no ensino, cuja abrangência engloba a gestão acadêmica, pedagógica, administrativa e assim por diante.

O uso dessas tecnologias e inovações tem como principal finalidade maximizar os resultados obtidos em todos os níveis. Por fim, elas também acabam colaborando com a evolução geral do ensino.

Considerando um cenário ainda mais amplo, as instituições de ensino superior (IES) precisam se alinhar estrategicamente às mudanças ocorridas na educação e às alterações regulatórias. Também é essencial acompanhar as novas gerações de alunos, suas mudanças de comportamento e a interação com o mercado de trabalho.

Partindo desses pressupostos, digitalizar o acervo acadêmico é estar alinhado com uma transformação que há décadas acontece em diversos setores do mundo. Trata-se, portanto, de uma necessidade: responder a um fenômeno social amplo e urgente.

Quais são as obrigatoriedades e prazos relativos ao acervo acadêmico digital?

As principais obrigatoriedades sobre o acervo acadêmico digital estão dispostas no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017. Esse marco regulatório, é bom lembrar, trouxe uma série de modificações para o ensino superior.

Nos termos do artigo 58, por exemplo, está estabelecida a necessidade de se indicar uma IES sucessora e efetivar a transferência de seu acervo acadêmico para a guarda e a manutenção do acervo transferido, em caso de descredenciamento ou até mesmo durante o processo.

Ainda de acordo com o Decreto, a organização deve apresentar um projeto de acervo digitalizado. O artigo 42 da Portaria nº 22, de 21 de dezembro de 2017, estabeleceu um prazo de 24 meses para que todo o acervo acadêmico das IES seja transportado para um meio digital. Ou seja, a data limite para implementação é dezembro de 2019.

A Portaria também estabelece que essa transição seja feita a partir do uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação no meio digital.

Uma outra Portaria, a 315, de 2018, determina a criação de uma Política de Gestão Documental por parte das instituições. Com ela, surge a necessidade de aplicar o Plano de Classificação de Documentos, para organização de documentos físicos e digitais, e também a Tabela de Temporalidade Documental, que assegura a prescrição legal e administrativa dos arquivos nas fases em que se encontram (corrente, intermediário e permanente).

Como se preparar e fazer a transição para o digital?

À primeira vista, esse prazo pode parecer impraticável. Porém, é perfeitamente viável cumpri-lo — basta recorrer a boas ferramentas, a um projeto consistente e ao treinamento adequado dos profissionais envolvidos. No entanto, como fazê-lo? Qual a melhor forma de se preparar levando as dificuldades orçamentárias em consideração?

Primeiramente, é essencial desenvolver um planejamento que contemple todas as etapas da modificação. Um bom começo é listar os processos envolvidos, quais demandas eles exigem e os métodos a serem utilizados.

Também é necessário criar um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar uma Política de Segurança que proteja o acervo acadêmico em sua totalidade. Seria ideal se esse grupo também ficasse atento a todos os requisitos legais, tomando as medidas para que sejam devidamente cumpridos.

Feito isso, há a necessidade de contar com um suporte tecnológico efetivo, que possibilite realizar o procedimento sem oferecer riscos aos documentos. Afinal, é preciso respeitar as determinações do Decreto, garantindo totalmente a integridade do acervo.

Alguns sistemas de gestão acadêmica são muito úteis para gerir documentos em geral. Alguns deles, aliás, também são preparados para oferecer uma assistência completa no período de transição, auxiliando a instituição a transferir sua documentação dos meios físicos para os eletrônicos.

Qual é a importância de fazer uma boa gestão de documentos?

O cuidado com os documentos se reflete em outros processos administrativos da instituição de ensino. Pode-se dizer, inclusive, que uma documentação preservada e organizada é um dos pontos-chave para fazer uma boa gestão em todos os sentidos.

Um documento, afinal, quase sempre se configura como o registro oficial de algo. A informação por ele armazenada muitas vezes não consta em outras documentações. Desse modo, eles cumprem um papel central na rotina administrativa de uma IES.

Quais são as vantagens do acervo acadêmico digital?

Além da questão da adaptação à mudança que é vista na própria sociedade e do cumprimento das determinações regulatórias, a digitalização do acervo traz uma série de benefícios para a IES.

Um dos mais relevantes é a redução dos grandes volumes de papel. Isso facilita inúmeras atividades relacionadas aos documentos, como produção, trâmites burocráticos, acesso, uso e armazenamento. Assim, é possível agilizar fluxos e tomadas de decisão.

Em virtude desse fator, o tempo de espera no atendimento tende a diminuir. Como consequência disso, a retenção de alunos pode aumentar, já que a agilidade para resolver problemas tem um peso considerável nos índices de satisfação.

Por causa da transição e das demandas que ela cria, torna-se viável promover uma integração total de documentos, dados e informações com os outros sistemas utilizados pela instituição. Outras vantagens que merecem destaque são:

  • possibilidade de acesso instantâneo às informações;
  • eliminação do risco de extravio;
  • aumento da segurança;
  • otimização dos espaços físicos destinados ao armazenamento.

Enfim, o acervo acadêmico digital, além de obrigatório, é uma realidade de suma importância para o contexto educacional do país. Além de benéfica por várias razões, a transição atende a uma necessidade social cada vez mais pertinente.

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